Los emails de save the date son una parte importante de la planificación de eventos: avisan a los invitados de un próximo evento y les piden que reserven una fecha concreta. Si estás organizando un evento, como una boda, una fiesta de cumpleaños o un evento corporativo, una plantilla de email de «save the date» puede ser una gran forma de avisar a tus invitados con antelación.
Cuándo puedes necesitar una plantilla de email de save the date
Un email de save the date puede ser útil para cualquier evento que requiera que los invitados se organicen con antelación. Aquí tienes algunos ejemplos de eventos en los que podrías necesitar una plantilla de save the date:
- Webinars y eventos online: los emails de save the date pueden ser una gran forma de promocionar webinars y otros eventos online entre tu audiencia. Estos emails son una forma popular y eficaz de conseguir más registros y animar a los usuarios a asistir a un evento interesante.
- Eventos corporativos: si estás organizando un evento corporativo, como una conferencia o un lanzamiento de producto, una plantilla de save the date puede ser una forma útil de avisar a tus suscriptores del evento y pedirles que asistan.
- Bodas: las bodas son uno de los eventos más habituales que requieren una plantilla de save the date. Como las bodas pueden implicar invitados que viajan desde fuera, es importante avisarles con suficiente antelación para que organicen el viaje y pidan días libres en el trabajo.
- Fiestas de cumpleaños: si estás organizando una gran fiesta de cumpleaños, como un cumpleaños especial o una fiesta sorpresa, una plantilla de save the date puede ser una gran forma de avisar a tus invitados con antelación.
¿Cuáles son las partes esenciales de un buen email de save the date?
Una buena plantilla de email de save the date debe contener las siguientes partes esenciales:
1. Introducción
Empieza tu email de save the date con un saludo cercano y una breve introducción. Puede ser una simple frase que recuerde a tus suscriptores quién eres y de qué trata el evento.
Si tu audiencia ya te conoce bien, puedes saltarte la introducción e ir directo al evento que quieres promocionar.
2. Detalles del evento
La parte más importante de tu plantilla de email de save the date son los detalles del evento. Los detalles que debes incluir varían según si el evento es online o presencial. Si es presencial, debes incluir la ubicación, el código de vestimenta, información sobre el aparcamiento u otras instrucciones especiales.
Si quieres invitar a tus suscriptores a un evento online, como un webinar o una conferencia, debes contarles el formato y quizá darles el enlace a la reunión (por ejemplo, un enlace a una llamada de Zoom).
Toda plantilla de email de save the date debe incluir el tema del evento, la fecha, la hora, quizá el programa, e información sobre otros asistentes o invitados.
3. Información para confirmar asistencia
Es importante incluir información para confirmar la asistencia en tu plantilla de email de save the date, para que tus invitados sepan cómo responder a tu invitación. Puede ser algo tan simple como una línea que diga «Por favor, confirma tu asistencia antes del [fecha]» o un enlace a un formulario de confirmación online.
La idea de pedir confirmación de asistencia es que tus suscriptores tengan una llamada a la acción clara y entiendan cuál debe ser su siguiente paso. Por eso, piensa qué paso sería fácil de dar para los suscriptores y, al mismo tiempo, asegúrate de que tu email de save the date resulte eficaz.
4. Información de contacto
Por último, es importante incluir tu información de contacto en tu email de save the date, para que tus invitados puedan contactar contigo si tienen dudas o preocupaciones. Normalmente las empresas incluyen su información de contacto en el pie de página de la plantilla.
Ten en cuenta que en algunos países (por ejemplo, en EE. UU.) es obligatorio incluir tu dirección física en la plantilla de email, así que asegúrate de cumplir con la normativa vigente.
También es buena idea incluir enlaces a redes sociales en el pie de tu plantilla: esto puede ayudar a aumentar el alcance de tu evento y generar expectación en torno a él.
Cómo diseñar una gran plantilla de email de save the date
Una plantilla de email de save the date de calidad hace que tus invitados se ilusionen con tu evento y tengan toda la información que necesitan para organizarse. Aquí tienes algunos consejos para diseñar una gran plantilla de save the date:
- Elige la tipografía adecuada: la tipografía que elijas puede tener un gran impacto en el aspecto general de tu plantilla de save the date. Elige una tipografía fácil de leer y que encaje con el tono de tu evento.
- Usa imágenes: incluir imágenes en tu plantilla de save the date puede ayudar a generar ilusión por tu evento y dar a tus invitados una idea visual de qué esperar. Puedes usar una foto del lugar o un gráfico acorde con la temática de tu evento.
- Usa una llamada a la acción clara: como acabamos de mencionar en el apartado anterior, debe ser fácil para tus suscriptores confirmar su asistencia, así que recuerda incluir una llamada a la acción clara en tu plantilla de email de save the date. Por ejemplo, puede ser un enlace a un formulario de confirmación online o un teléfono y un email que puedan usar para confirmar.
- Hazla adaptable a móviles: mucha gente revisa sus emails desde el móvil, así que es importante asegurarte de que tu plantilla de save the date se adapte bien. Usa un diseño adaptable en el editor de email de Blocks: nuestras plantillas se ajustan a distintos tamaños de pantalla y mantienen tu texto corto y fácil de leer.
- Personaliza el email: para empezar, usa el nombre de pila de tus suscriptores en tu plantilla de email de save the date. Si tienes la oportunidad, puedes ir más allá y segmentar a tus suscriptores según sus intereses, para que reciban emails sobre los eventos que les resulten más atractivos y relevantes.
- Ofrece descuentos exclusivos o acceso anticipado: aprovecha tu email de save the date para ofrecer a tus suscriptores descuentos exclusivos o acceso anticipado al evento o a tus productos o servicios. Esto puede ayudar a generar ilusión e incentivarlos a asistir a tu evento o hacer una compra.
Por ejemplo, fíjate en el email de save the date de Litmus: ofrecen una tarjeta regalo de 25 $ para quienes se unan al evento en directo.
- Haz seguimiento con recordatorios: no olvides enviar recordatorios de seguimiento a medida que se acerca la fecha del evento. Estos emails de seguimiento aseguran que tus suscriptores no se olviden de tu evento y pueden ayudar a aumentar la asistencia.
Sigue estos consejos para crear emails de save the date atractivos y eficaces que generen expectación y aumenten la asistencia a tus eventos. Usa nuestras plantillas de email responsive ya hechas para obtener mejores resultados.
Errores comunes en las plantillas de email de save the date
Al crear una plantilla de save the date, es importante evitar los siguientes errores comunes:
- Enviar el save-the-date demasiado tarde: los save the date deben enviarse con antelación para dar a tus invitados tiempo suficiente para organizarse. Enviarlos demasiado tarde puede reducir las confirmaciones de asistencia o impedir que algunos invitados puedan acudir a tu evento.
- Usar un diseño confuso: tu plantilla de email de save the date debe ser fácil de leer y entender. Evita un diseño demasiado complicado o recargado, ya que puede dificultar que tus suscriptores lean y capten al instante los detalles importantes.
- No incluir información para confirmar asistencia: es importante incluir esta información en tu email de save the date para que la gente sepa cómo responder a tu invitación. Asegúrate de incluir una llamada a la acción clara y una fecha límite para confirmar.
- Olvidarse de revisar el texto: revisa siempre tu email de save the date antes de enviarlo. Las erratas y los errores pueden dar una imagen poco profesional y confundir a tus invitados. Además, no olvides probar tus plantillas de email en distintos clientes de correo y dispositivos. Usa el editor de email de Blocks para asegurarte de que tu plantilla se muestra correctamente.
En conclusión, una plantilla de save the date bien diseñada es una parte importante de la planificación de eventos. Si sigues estos consejos y evitas los errores comunes, podrás crear un email de save the date excelente. Usa una de nuestras plantillas de email ya hechas y el editor de email de Blocks para obtener mejores resultados.