ServiceNow mantiene en marcha los flujos de trabajo de IT, RR. HH. y atención al cliente, y depende mucho del email para contar a las personas qué está pasando con sus solicitudes. Nuestras plantillas de email gratuitas para ServiceNow hacen que esas notificaciones se vean claras y profesionales, para que empleados y clientes entiendan una novedad en cuanto la abren.
Por qué las plantillas de email de ServiceNow merecen atención
Las notificaciones de servicio se envían en grandes volúmenes, y cuando se ven desordenadas la gente deja de leerlas. Eso provoca tickets duplicados, aprobaciones que se pasan por alto y usuarios frustrados que dicen que nunca se les avisó. Un email bien estructurado, con el número de solicitud, el estado y la siguiente acción en lugares previsibles, reduce todo eso.
- Comprensión más rápida. Colocar siempre el estado, la prioridad y el equipo asignado en el mismo lugar permite entender una novedad en segundos.
- Menos preguntas de seguimiento. Unos próximos pasos claros y un único enlace al portal de solicitudes reducen los emails que preguntan qué pasa ahora.
- Una imagen profesional para los servicios internos. Los equipos de IT y RR. HH. se ven tan organizados en la bandeja de entrada como en sus flujos de trabajo.
Cómo aplicar un diseño de Blocks en ServiceNow
Las notificaciones de ServiceNow se construyen a partir de diseños de email y plantillas que aceptan HTML, así que un diseño preparado en Blocks puede servir como su base visual:
- Crea el diseño de la notificación en Blocks con una cabecera, una zona de estado, una sección de detalles y un pie de página.
- Expórtalo como HTML y compártelo con el administrador que gestiona las notificaciones en tu instancia.
- En la configuración de notificaciones, usa el diseño como layout o plantilla de email y coloca las variables de ServiceNow donde deban aparecer los detalles del registro, como el número y el estado.
- Previsualiza la notificación con registros de prueba en una instancia que no sea de producción antes de activarla.
Como la configuración de notificaciones afecta a muchos flujos de trabajo a la vez, lo habitual es que los cambios los haga un administrador siguiendo el proceso de actualización de tu organización.
Emails de ServiceNow que se benefician de una plantilla clara
- Actualizaciones de solicitudes de soporte que confirman la recepción, muestran el progreso y anuncian la resolución con un estilo coherente.
- Emails de restablecimiento de contraseña donde un diseño claro y de confianza ayuda a actuar rápido y con seguridad.
- Anuncios internos sobre ventanas de mantenimiento, incidencias y nuevos elementos del catálogo de servicios.
- Notificaciones de aprobación que destacan qué necesita una decisión y cómo darla con un solo clic.
Distintos públicos pueden necesitar versiones ligeramente diferentes. Los empleados que abren solicitudes de IT esperan un estilo interno conciso, mientras que los clientes externos de un servicio de atención responden mejor a un tono más cercano y a tu marca pública. Dos variantes construidas sobre la misma estructura mantienen el mantenimiento sencillo y respetan a ambos grupos.
Consejos para plantillas de email de ServiceNow
- Mantén visible el número de solicitud. La gente busca en su bandeja de entrada por número de ticket, así que colócalo en el asunto y cerca del principio del cuerpo del email.
- Separa los detalles automáticos de los comentarios humanos. Un separador visual entre los campos del sistema y las notas del agente facilita seguir hilos largos.
- Diseña un aspecto distinto para las incidencias. Un color de cabecera diferente para los avisos de incidencia transmite urgencia antes de leer el texto.
- Evita las imágenes pesadas. Los emails de servicio suelen leerse en clientes corporativos con configuraciones estrictas, así que apóyate en texto y colores sencillos.
¿Escribes mensajes que la gente debe atender enseguida? Nuestras guías de emails de recordatorio y emails de confirmación comparten estructuras que funcionan bien en actualizaciones de solicitudes y aprobaciones.
Compensa diseñar las notificaciones como una familia y no una a una. Cuando el email de nueva solicitud, el de cambio de estado y el de resolución comparten la misma cabecera y el mismo layout, los destinatarios reconocen de inmediato que el mensaje viene del servicio de atención y saben dónde está la parte importante.
Empieza con plantillas de email gratuitas para ServiceNow
Elige una plantilla de las anteriores, diseña tu conjunto de notificaciones en Blocks y entrega el HTML a tu administrador de ServiceNow. Unos emails claros son un pequeño cambio que hace que cada flujo de trabajo se perciba más rápido para las personas a las que sirve.