ServiceNow napędza procesy w IT, HR i obsłudze klienta, a e-mail odgrywa w nich kluczową rolę — informuje ludzi o statusie ich zgłoszeń. Nasze darmowe szablony e-mail dla ServiceNow sprawiają, że te powiadomienia wyglądają przejrzyście i profesjonalnie, dzięki czemu pracownicy i klienci od razu rozumieją aktualizację po otwarciu wiadomości.
Dlaczego warto zwrócić uwagę na szablony e-mail ServiceNow
Powiadomienia serwisowe wysyłane są w dużych ilościach, a gdy wyglądają na chaotyczne, ludzie przestają je czytać. Prowadzi to do duplikowania zgłoszeń, pominiętych zatwierdzeń i sfrustrowanych użytkowników, którzy twierdzą, że nikt ich nie poinformował. Dobrze zaprojektowany e-mail, w którym numer zgłoszenia, status i kolejny krok znajdują się w przewidywalnych miejscach, ogranicza te problemy.
- Szybsze zrozumienie. Stałe umiejscowienie statusu, priorytetu i przypisanego zespołu pozwala odbiorcom przyswoić aktualizację w kilka sekund.
- Mniej pytań uzupełniających. Jasne kolejne kroki i jeden link do portalu zgłoszeń ograniczają liczbę e-maili z pytaniem, co dalej.
- Profesjonalny wizerunek usług wewnętrznych. Zespoły IT i HR wyglądają w skrzynce odbiorczej równie zorganizowanie, jak w swoich procesach.
Wdrażanie projektu z Blocks w ServiceNow
Powiadomienia ServiceNow powstają na bazie układów i szablonów e-mail, które akceptują HTML, dzięki czemu projekt przygotowany w Blocks może posłużyć jako ich podstawa wizualna:
- Stwórz projekt powiadomienia w Blocks z nagłówkiem, obszarem statusu, sekcją szczegółów i stopką.
- Wyeksportuj go jako HTML i przekaż administratorowi zarządzającemu powiadomieniami w Twojej instancji.
- W ustawieniach powiadomień użyj projektu jako układu lub szablonu e-mail i umieść zmienne ServiceNow w miejscach, gdzie mają pojawić się dane rekordu, takie jak numer czy stan.
- Przed aktywacją sprawdź podgląd powiadomienia na rekordach testowych w instancji niebędącej środowiskiem produkcyjnym.
Ponieważ konfiguracja powiadomień dotyczy wielu procesów jednocześnie, zmiany najlepiej wprowadzać za pośrednictwem administratora, zgodnie z procedurą aktualizacji obowiązującą w Twojej organizacji.
E-maile ServiceNow, które zyskują na przejrzystym szablonie
- Aktualizacje zgłoszeń wsparcia, które potwierdzają przyjęcie, pokazują postęp i ogłaszają rozwiązanie w jednym spójnym stylu.
- E-maile resetujące hasło, w których przejrzysty, budzący zaufanie projekt pomaga ludziom działać szybko i bezpiecznie.
- Ogłoszenia wewnętrzne dotyczące okien konserwacyjnych, awarii i nowych pozycji w katalogu usług.
- Powiadomienia o zatwierdzeniu, które podkreślają, co wymaga decyzji i jak podjąć ją jednym kliknięciem.
Różni odbiorcy mogą potrzebować nieco innych wersji wiadomości. Pracownicy zgłaszający sprawy do IT oczekują zwięzłego, wewnętrznego stylu, natomiast zewnętrzni klienci działu obsługi lepiej reagują na cieplejszy ton i Twoją publiczną markę. Dwa warianty oparte na tej samej strukturze utrzymują prostotę utrzymania, a jednocześnie uwzględniają potrzeby obu grup.
Wskazówki dotyczące szablonów e-mail ServiceNow
- Eksponuj numer zgłoszenia. Ludzie przeszukują skrzynkę odbiorczą po numerze ticketu, dlatego umieść go w temacie i przy górze treści e-maila.
- Oddziel dane automatyczne od komentarzy ludzi. Wizualny podział między polami systemowymi a notatkami agenta ułatwia śledzenie długich wątków.
- Zaprojektuj odrębny wygląd dla awarii. Inny kolor nagłówka w powiadomieniach o incydentach sygnalizuje pilność, zanim ktokolwiek przeczyta treść.
- Unikaj ciężkich obrazów. E-maile serwisowe są często czytane w klientach firmowych o rygorystycznych ustawieniach, dlatego postaw na tekst i proste kolory.
Piszesz wiadomości, na które ludzie mają szybko reagować? Nasze przewodniki po e-mailach z przypomnieniem i e-mailach potwierdzających przedstawiają struktury, które dobrze sprawdzają się w aktualizacjach zgłoszeń i zatwierdzeniach.
Warto projektować powiadomienia jako spójną rodzinę, a nie pojedynczo. Gdy e-maile o nowym zgłoszeniu, zmianie statusu i rozwiązaniu mają ten sam nagłówek i układ, odbiorcy od razu rozpoznają, że wiadomość pochodzi z działu obsługi, i wiedzą, gdzie znajdą najważniejszą informację.
Zacznij od darmowych szablonów e-mail dla ServiceNow
Wybierz szablon powyżej, zaprojektuj zestaw powiadomień w Blocks i przekaż kod HTML administratorowi ServiceNow. Przejrzyste e-maile to niewielka zmiana, dzięki której każdy proces wydaje się szybszy dla osób, którym służy.