ServiceNow tiene in movimento i flussi di lavoro di IT, risorse umane e servizio clienti, e si affida molto alle email per informare le persone sullo stato delle loro richieste. I nostri modelli di email gratuiti per ServiceNow rendono queste notifiche chiare e professionali, così dipendenti e clienti capiscono un aggiornamento nel momento stesso in cui lo aprono.
Perché i modelli di email ServiceNow meritano attenzione
Le notifiche di servizio vengono inviate in grandi volumi, e quando appaiono disordinate le persone smettono di leggerle. Questo porta a ticket duplicati, approvazioni mancate e utenti frustrati che dicono di non essere mai stati informati. Un'email ben strutturata, con numero della richiesta, stato e azione successiva in posizioni prevedibili, riduce tutto questo.
- Comprensione più rapida. Il posizionamento coerente di stato, priorità e team assegnato permette alle persone di assimilare un aggiornamento in pochi secondi.
- Meno domande di chiarimento. Passi successivi chiari e un unico link al portale delle richieste riducono le email che chiedono cosa succede ora.
- Un volto professionale per i servizi interni. I team IT e risorse umane appaiono organizzati nella casella di posta tanto quanto lo sono nei loro flussi di lavoro.
Applicare un design di Blocks in ServiceNow
Le notifiche di ServiceNow si basano su layout e modelli di email che accettano HTML, quindi un design preparato in Blocks può fungere da base visiva:
- Crea il design della notifica in Blocks con un'intestazione, un'area di stato, una sezione dettagli e un piè di pagina.
- Esportalo come HTML e condividilo con l'amministratore che gestisce le notifiche sulla tua istanza.
- Nelle impostazioni delle notifiche, usa il design come layout o modello dell'email, e inserisci le variabili di ServiceNow dove devono comparire i dettagli del record, come numero e stato.
- Visualizza in anteprima la notifica su record di test in un'istanza non di produzione prima di attivarla.
Poiché la configurazione delle notifiche riguarda molti flussi di lavoro contemporaneamente, le modifiche vengono di norma effettuate meglio da un amministratore che segue il processo di aggiornamento della tua organizzazione.
Email ServiceNow che traggono vantaggio da un modello chiaro
- Aggiornamenti sulle richieste di supporto che confermano la ricezione, mostrano l'avanzamento e annunciano la risoluzione in uno stile coerente.
- Email di reimpostazione della password dove un design chiaro e affidabile aiuta le persone ad agire in modo rapido e sicuro.
- Annunci interni su finestre di manutenzione, interruzioni di servizio e nuove voci del catalogo servizi.
- Notifiche di approvazione che evidenziano cosa richiede una decisione e come darla con un solo click.
Pubblici diversi possono aver bisogno di versioni leggermente diverse. I dipendenti che aprono richieste IT si aspettano uno stile interno conciso, mentre i clienti esterni di un help desk rispondono meglio a un tono più caloroso e al tuo brand pubblico. Due varianti costruite sulla stessa struttura mantengono semplice la manutenzione rispettando entrambi i gruppi.
Consigli per i modelli di email ServiceNow
- Mantieni ben visibile il numero della richiesta. Le persone cercano nella casella di posta per numero di ticket, quindi mettilo nell'oggetto e vicino all'inizio del corpo dell'email.
- Separa i dettagli automatici dai commenti umani. Un divisore visivo tra i campi di sistema e le note dell'operatore rende più facile seguire i thread lunghi.
- Progetta un aspetto distinto per le interruzioni di servizio. Un colore diverso dell'intestazione per gli avvisi di incidente segnala l'urgenza prima ancora di leggere il testo.
- Evita immagini pesanti. Le email di servizio vengono spesso lette in client aziendali con impostazioni rigide, quindi affidati a testo e colori semplici.
Stai scrivendo messaggi su cui le persone devono agire in fretta? Le nostre guide alle email di promemoria e alle email di conferma condividono strutture che si adattano bene agli aggiornamenti delle richieste e alle approvazioni.
Conviene progettare le notifiche come una famiglia coerente piuttosto che una per una. Quando le email di nuova richiesta, cambio di stato e risoluzione condividono la stessa intestazione e lo stesso layout, i destinatari riconoscono subito un messaggio come proveniente dall'help desk e sanno dove trovare la parte importante.
Inizia con modelli di email gratuiti per ServiceNow
Scegli un modello qui sopra, progetta il tuo set di notifiche in Blocks e consegna l'HTML al tuo amministratore ServiceNow. Email chiare sono un piccolo cambiamento che fa sembrare ogni flusso di lavoro più veloce alle persone che lo utilizzano.