O ServiceNow mantém os fluxos de trabalho de TI, RH e atendimento ao cliente em movimento, e depende muito do e-mail para informar às pessoas o que está acontecendo com suas solicitações. Nossos modelos de e-mail grátis para o ServiceNow ajudam essas notificações a ter uma aparência clara e profissional, para que funcionários e clientes entendam uma atualização assim que a abrem.
Por Que os Modelos de E-mail do ServiceNow Merecem Atenção
As notificações de serviço são enviadas em grande volume, e quando têm uma aparência confusa, as pessoas param de lê-las. Isso gera chamados duplicados, aprovações perdidas e usuários frustrados que dizem nunca terem sido avisados. Um e-mail bem estruturado, com o número da solicitação, o status e a próxima ação em locais previsíveis, reduz tudo isso.
- Compreensão mais rápida. A posição consistente do status, da prioridade e da equipe responsável permite que as pessoas absorvam uma atualização em segundos.
- Menos perguntas de acompanhamento. Próximos passos claros e um único link para o portal de solicitações reduzem os e-mails perguntando o que acontece agora.
- Uma imagem profissional para os serviços internos. As equipes de TI e RH parecem tão organizadas na caixa de entrada quanto são em seus fluxos de trabalho.
Aplicando um Design do Blocks no ServiceNow
As notificações do ServiceNow são construídas a partir de layouts de e-mail e modelos que aceitam HTML, então um design preparado no Blocks pode servir como base visual para elas:
- Crie o design da notificação no Blocks com um cabeçalho, uma área de status, uma seção de detalhes e um rodapé.
- Exporte como HTML e compartilhe com o administrador que gerencia as notificações na sua instância.
- Nas configurações de notificação, use o design como layout ou modelo de e-mail, e posicione as variáveis do ServiceNow onde devem aparecer os detalhes do registro, como número e status.
- Pré-visualize a notificação em registros de teste em uma instância que não seja de produção antes de ativá-la.
Como a configuração de notificações afeta muitos fluxos de trabalho ao mesmo tempo, as mudanças costumam ser melhor feitas por um administrador, seguindo o processo de atualização da sua organização.
E-mails do ServiceNow que se Beneficiam de um Modelo Claro
- Atualizações de solicitação de suporte que confirmam o recebimento, mostram o progresso e anunciam a resolução em um estilo consistente.
- E-mails de redefinição de senha em que um design claro e confiável ajuda as pessoas a agir com rapidez e segurança.
- Comunicados internos sobre janelas de manutenção, interrupções e novos itens do catálogo de serviços.
- Notificações de aprovação que destacam o que precisa de uma decisão e como tomá-la com um clique.
Públicos diferentes podem precisar de versões um pouco diferentes. Funcionários que abrem solicitações de TI esperam um estilo interno conciso, enquanto clientes externos de uma central de atendimento respondem melhor a um tom mais caloroso e à sua marca pública. Duas variantes construídas sobre a mesma estrutura mantêm a manutenção simples e respeitam os dois grupos.
Dicas para Modelos de E-mail do ServiceNow
- Deixe o número da solicitação em destaque. As pessoas procuram na caixa de entrada pelo número do chamado, então coloque-o no assunto e perto do topo do corpo do e-mail.
- Separe os detalhes automáticos dos comentários humanos. Um divisor visual entre os campos do sistema e as anotações do agente facilita acompanhar tópicos longos.
- Crie uma aparência diferente para interrupções. Uma cor de cabeçalho diferente para avisos de incidente sinaliza urgência antes mesmo de alguém ler o texto.
- Evite imagens pesadas. E-mails de serviço costumam ser lidos em clientes corporativos com configurações rígidas, então prefira texto e cores simples.
Está escrevendo mensagens que as pessoas precisam agir rapidamente? Nossos guias sobre e-mails de lembrete e e-mails de confirmação trazem estruturas que se adaptam bem a atualizações de solicitação e aprovações.
Vale a pena projetar as notificações como uma família, em vez de uma por uma. Quando o e-mail de nova solicitação, o de mudança de status e o de resolução compartilham o mesmo cabeçalho e layout, os destinatários reconhecem imediatamente a mensagem como vinda da central de atendimento e sabem onde vai estar a parte importante.
Comece com Modelos de E-mail Grátis para o ServiceNow
Escolha um modelo acima, projete o seu conjunto de notificações no Blocks e entregue o HTML ao administrador do ServiceNow. E-mails claros são uma pequena mudança que faz cada fluxo de trabalho parecer mais rápido para quem ele atende.