ServiceNow підтримує рух робочих процесів ІТ, HR та обслуговування клієнтів і значною мірою покладається на email, щоб повідомляти людям про статус їхніх запитів. Наші безкоштовні шаблони листів для ServiceNow допомагають цим сповіщенням виглядати чітко й професійно, тож співробітники та клієнти розуміють оновлення відразу, як відкривають лист.
Чому шаблони листів ServiceNow заслуговують на увагу
Сервісні сповіщення надсилають у великих обсягах, і коли вони виглядають захаращено, люди перестають їх читати. Це призводить до дублікатів заявок, пропущених погоджень і розчарованих користувачів, які кажуть, що їх ніхто не повідомив. Добре структурований лист із номером запиту, статусом і наступною дією в передбачуваних місцях усе це зменшує.
- Швидше розуміння. Послідовне розташування статусу, пріоритету й відповідальної команди дає змогу людям сприйняти оновлення за секунди.
- Менше уточнювальних запитань. Чіткі наступні кроки й одне посилання на портал запитів зменшують кількість листів із запитанням, що далі.
- Професійне обличчя внутрішніх сервісів. Команди ІТ та HR виглядають у пошті так само організовано, як і у своїх робочих процесах.
Застосування дизайну Blocks у ServiceNow
Сповіщення ServiceNow будуються на основі макетів і шаблонів листів, які приймають HTML, тож дизайн, підготовлений у Blocks, може стати їхньою візуальною основою:
- Створіть дизайн сповіщення в Blocks із шапкою, зоною статусу, розділом деталей і підвалом.
- Експортуйте його як HTML і передайте адміністратору, який керує сповіщеннями у вашому інстансі.
- У налаштуваннях сповіщень використайте дизайн як макет або шаблон листа й розмістіть змінні ServiceNow там, де мають з'являтися деталі запису — номер, статус тощо.
- Перегляньте сповіщення на тестових записах у непродакшн-інстансі, перш ніж активувати його.
Оскільки налаштування сповіщень зачіпає багато робочих процесів одночасно, зміни зазвичай найкраще вносити адміністратору, дотримуючись процесу оновлень вашої організації.
Листи ServiceNow, яким потрібен чіткий шаблон
- Оновлення запитів підтримки, які підтверджують отримання, показують прогрес і повідомляють про вирішення в одному послідовному стилі.
- Листи для скидання пароля, де чіткий і надійний дизайн допомагає людям діяти швидко й безпечно.
- Внутрішні оголошення про вікна обслуговування, збої та нові елементи каталогу сервісів.
- Сповіщення про погодження, які виділяють, що потребує рішення і як прийняти його одним кліком.
Різним аудиторіям можуть знадобитися трохи різні версії. Співробітники, які створюють ІТ-запити, очікують стислого внутрішнього стилю, тоді як зовнішні клієнти сервісного столу краще реагують на тепліший тон і публічний бренд. Два варіанти на основі однієї структури зберігають просте обслуговування, враховуючи потреби обох груп.
Поради щодо шаблонів листів для ServiceNow
- Тримайте номер запиту на видному місці. Люди шукають у пошті за номером заявки, тож розміщуйте його в темі й ближче до початку тіла листа.
- Відокремлюйте автоматичні дані від коментарів людей. Візуальний розділювач між системними полями та нотатками агента полегшує читання довгих гілок.
- Розробіть окремий вигляд для збоїв. Інший колір шапки для повідомлень про інциденти сигналізує терміновість ще до прочитання тексту.
- Уникайте важких зображень. Сервісні листи часто читають у корпоративних клієнтах із суворими налаштуваннями, тож покладайтеся на текст і прості кольори.
Пишете повідомлення, на які люди реагують швидко? Наші гіди про листи-нагадування та листи-підтвердження містять структури, які добре підходять для оновлень запитів і погоджень.
Варто проєктувати сповіщення як єдину родину, а не поодинці. Коли листи про новий запит, зміну статусу й вирішення мають однакову шапку й макет, одержувачі відразу впізнають повідомлення від сервісного столу й знають, де шукати важливу частину.
Почніть із безкоштовних шаблонів листів для ServiceNow
Оберіть шаблон вище, розробіть свій набір сповіщень у Blocks і передайте HTML адміністратору ServiceNow. Чіткі листи — невелика зміна, яка робить кожен робочий процес швидшим в очах тих, кому він служить.