ServiceNow fait avancer les flux de travail IT, RH et service client, et s'appuie beaucoup sur l'e-mail pour informer les personnes de l'état de leurs demandes. Nos modèles d'e-mail gratuits pour ServiceNow rendent ces notifications claires et professionnelles, pour que les employés et les clients comprennent une mise à jour dès qu'ils l'ouvrent.
Pourquoi les modèles d'e-mail ServiceNow méritent votre attention
Les notifications de service sont envoyées en grand volume, et quand elles paraissent en désordre, les gens arrêtent de les lire. Cela entraîne des tickets en double, des approbations manquées et des utilisateurs frustrés qui disent n'avoir jamais été informés. Un e-mail bien structuré, avec le numéro de demande, le statut et l'action suivante à des emplacements prévisibles, réduit tout cela.
- Une compréhension plus rapide. Un emplacement constant pour le statut, la priorité et l'équipe assignée permet d'assimiler une mise à jour en quelques secondes.
- Moins de questions de relance. Des prochaines étapes claires et un seul lien vers le portail de demandes réduisent les e-mails demandant ce qu'il se passe maintenant.
- Une image professionnelle pour les services internes. Les équipes IT et RH paraissent aussi organisées dans la boîte de réception que dans leurs flux de travail.
Appliquer un design Blocks dans ServiceNow
Les notifications ServiceNow sont construites à partir de mises en page et de modèles d'e-mail qui acceptent le HTML, si bien qu'un design préparé dans Blocks peut servir de base visuelle :
- Créez le design de la notification dans Blocks, avec un en-tête, une zone de statut, une section de détails et un pied de page.
- Exportez-le en HTML et partagez-le avec l'administrateur qui gère les notifications sur votre instance.
- Dans les paramètres de notification, utilisez le design comme mise en page ou modèle d'e-mail, et placez les variables ServiceNow là où les détails de l'enregistrement, comme le numéro et l'état, doivent apparaître.
- Prévisualisez la notification sur des enregistrements de test dans une instance hors production avant de l'activer.
Comme la configuration des notifications touche de nombreux flux de travail à la fois, les modifications sont généralement mieux confiées à un administrateur qui suit le processus de mise à jour de votre organisation.
Les e-mails ServiceNow qui gagnent à avoir un modèle clair
- Les mises à jour de demande de support qui confirment la réception, montrent la progression et annoncent la résolution dans un style cohérent.
- Les e-mails de réinitialisation de mot de passe, où un design clair et digne de confiance aide les gens à agir vite et en toute sécurité.
- Les annonces internes sur les fenêtres de maintenance, les pannes et les nouveaux éléments du catalogue de services.
- Les notifications d'approbation qui mettent en avant ce qui nécessite une décision et comment la donner en un clic.
Différents publics peuvent avoir besoin de versions légèrement différentes. Les employés qui ouvrent des demandes IT attendent un style interne concis, tandis que les clients externes d'un service d'assistance répondent mieux à un ton plus chaleureux et à votre image de marque publique. Deux variantes construites sur la même structure gardent la maintenance simple tout en respectant les deux publics.
Conseils pour les modèles d'e-mail ServiceNow
- Gardez le numéro de demande bien visible. Les gens cherchent dans leur boîte de réception par numéro de ticket, alors placez-le dans l'objet et en haut du corps de l'e-mail.
- Séparez les détails automatiques des commentaires humains. Un séparateur visuel entre les champs système et les notes de l'agent rend les longs fils plus faciles à suivre.
- Concevez un look distinct pour les pannes. Une couleur d'en-tête différente pour les avis d'incident signale l'urgence avant même que le texte soit lu.
- Évitez les images lourdes. Les e-mails de service sont souvent lus dans des clients d'entreprise aux réglages stricts, alors misez sur le texte et des couleurs simples.
Vous rédigez des messages sur lesquels les gens doivent agir rapidement ? Nos guides sur les e-mails de rappel et les e-mails de confirmation présentent des structures qui s'adaptent bien aux mises à jour de demande et aux approbations.
Il est payant de concevoir les notifications comme une famille plutôt qu'une par une. Quand l'e-mail de nouvelle demande, de changement de statut et de résolution partagent le même en-tête et la même mise en page, les destinataires reconnaissent immédiatement un message venant du service d'assistance et savent où trouver l'information importante.
Commencez avec des modèles d'e-mail gratuits pour ServiceNow
Choisissez un modèle ci-dessus, concevez votre ensemble de notifications dans Blocks, et remettez le HTML à votre administrateur ServiceNow. Des e-mails clairs sont un petit changement qui rend chaque flux de travail plus rapide pour ceux qui l'utilisent.