Jira to miejsce, w którym zespoły produktowe i wsparcia śledzą swoją pracę, a spora część tej pracy trafia ostatecznie do odbiorców przez e-mail: informacje o wydaniach, aktualizacje incydentów, zmiany statusu dla klientów. Nasze darmowe szablony e-mail dla Jiry pomagają zamienić te aktualizacje w przejrzyste, markowe wiadomości zamiast gęstych bloków automatycznie generowanego tekstu.
Dlaczego zespoły korzystają z zaprojektowanych szablonów e-mail Jira
Domyślne powiadomienia spełniają swoje zadanie wobec osób w projekcie, ale interesariusze i klienci często je tylko przeglądają i gubią sens. Uporządkowany e-mail z nagłówkiem, krótkim podsumowaniem i jednym linkiem do szczegółów zostaje przeczytany, zrozumiany i skłania do działania.
- Informacje o wydaniach, które ludzie czytają do końca. Grupuj nowe funkcje, poprawki i znane problemy w przejrzyste do skanowania sekcje zamiast jednej długiej listy tytułów ticketów.
- Aktualizacje incydentów, które uspokajają ludzi. Spójny układ statusu, wpływu i czasu kolejnej aktualizacji ułatwia komunikację w stresujących momentach.
- Spójność marki dla zespołów technicznych. Inżynierowie mogą wysyłać dopracowane e-maile, nie projektując niczego samodzielnie, korzystając z układów przygotowanych raz w Blocks.
Podłączanie designu z Blocks do Jiry
Dokładna droga zależy od edycji Jiry i sposobu, w jaki Twój zespół wysyła e-maile, ale typowa konfiguracja wygląda następująco:
- Zaprojektuj aktualizację w Blocks, zostawiając wyraźnie oznaczone miejsca na szczegóły, które zmieniają się w każdym kolejnym e-mailu.
- Wyeksportuj e-mail jako HTML.
- W automatyzacji Jiry dodaj akcję wysłania e-maila do reguły, która ma wyzwalać wiadomość, i umieść swój HTML w treści e-maila.
- Zastąp miejsca-wypełniacze wartościami smart Jiry, aby każdy e-mail automatycznie uzupełniał właściwy klucz ticketu, podsumowanie czy status.
Powiadomienia service desk i globalne ustawienia e-mail są konfigurowane inaczej w różnych produktach Jiry, więc przed zmianą wiadomości docierających do klientów sprawdź dokumentację swojej edycji.
E-maile z Jiry, które zasługują na porządny szablon
- E-maile z aktualizacją produktu, które ogłaszają, co zostało wydane w tym sprincie i dlaczego ma to znaczenie dla użytkowników.
- E-maile z powiadomieniami o zmianach statusu, akceptacjach i terminach, które nie mogą zaginąć w zapełnionej skrzynce.
- Wiadomości obsługi klienta, które potwierdzają otrzymanie zgłoszenia i wyjaśniają, co dzieje się dalej.
- Komunikacja wewnętrzna, np. okna serwisowe, zmiany procesów i ogłoszenia zespołowe.
Przydatnym nawykiem jest utrzymywanie dwóch lub trzech układów zamiast jednego. Krótki szablon powiadomienia obejmuje codzienne zmiany statusu, dłuższy szablon informacji o wydaniach ma miejsce na zrzuty ekranu i pogrupowane zmiany, a szablon incydentu rezerwuje wyróżniony blok na wpływ i czas kolejnej aktualizacji. Każda reguła w Jirze wskazuje wtedy na układ dopasowany do jej celu, a odbiorcy uczą się rozpoznawać, z jakim rodzajem wiadomości mają do czynienia, zanim przeczytają choć jedną linijkę.
Pomaga też wcześniejsze uzgodnienie nazewnictwa. Ustalcie, jak zespół nazywa poziomy ważności i statusy, wpiszcie je do szablonu, a ludzie przestaną wymyślać nowe etykiety w trakcie stresującego wydania.
Wskazówki dotyczące szablonów e-mail Jira
- Zacznij od zmiany, nie od numeru ticketu. Czytelnicy spoza projektu interesują się tym, co się zmieniło, a klucz zgłoszenia może znaleźć się w mniejszej linijce poniżej.
- Trzymaj automatyczne e-maile krótkie. Podsumowanie i link do Jiry działają lepiej niż wklejenie całego opisu zgłoszenia do wiadomości.
- Oznaczaj pilność wizualnie. Kolorowa odznaka statusu dla rozwiązanych, trwających w toku czy krytycznych spraw pomaga na pierwszy rzut oka posegregować skrzynkę.
- Testuj reguły na projekcie testowym. Automatyzacja wysyłająca e-maile może szybko dotrzeć do wielu osób, więc przed szerokim włączeniem sprawdź efekt.
Piszesz aktualizacje wrażliwe na czas? Nasze poradniki o pilnych e-mailach i e-mailach z przypomnieniem oferują struktury, które da się przenieść wprost do powiadomień o incydentach i terminach.
Korzystaj z darmowych szablonów e-mail dla aktualizacji Jira
Wybierz powyższy szablon, przygotuj go w Blocks pod swoje informacje o wydaniach lub powiadomienia i podłącz do automatyzacji Jiry. Przejrzyste aktualizacje oszczędzają znacznie więcej czasu, niż zajmuje ich zaprojektowanie.