E-mail de webinar: 15 exemplos e dicas para lotar a sala
O público é peça-chave para o sucesso do seu webinar. Até o evento mais bem pensado — com semanas de preparação, palestrantes especialistas e uma equipe criativa de primeira — pode fracassar se pouca gente aparecer.
Mas como garantir que as cadeiras virtuais sejam ocupadas por participantes engajados e animados? A resposta está nos seus e-mails de convite para o webinar! Um convite marcante transforma um leitor casual em um participante entusiasmado e garante que toda a preparação traga resultados concretos.
Hora de desvendar os segredos dos modelos de e-mail de webinar que funcionam! Venha com a gente ver os detalhes de como criar os melhores convites de webinar por e-mail e assuntos irresistíveis.
5 elementos essenciais do e-mail de webinar
Antes de mergulhar nas boas práticas e nos exemplos, vamos ver 5 elementos que todo e-mail de convite para webinar precisa ter.
- Programação. Em vez de só informar o tema do webinar, fisgue o público com uma prévia do que ele vai aprender. Dê um panorama do conteúdo, das questões que serão abordadas e de outros detalhes importantes que tornam o webinar imperdível para os destinatários.
- Data e horário do webinar. Diga com clareza quando o webinar acontece e não esqueça de incluir o fuso horário, pensando no público internacional. Você também pode informar a duração para ajudar os participantes a organizar a agenda.
- Plataforma e requisitos técnicos. Seja no Zoom, no Google Meet ou numa plataforma especializada, dê instruções de configuração fáceis de entender e um FAQ extra para possíveis dificuldades técnicas.
- Link de inscrição. Deixe a inscrição no seu próximo webinar o mais simples possível. Inclua um link de inscrição bem visível e, se der, ofereça inscrição com um clique ou formulários já preenchidos. Quanto mais fácil for se inscrever, maior a chance de garantir participantes.
- Informações de contato. Um endereço de e-mail e um telefone dedicados são ao mesmo tempo uma exigência legal (por exemplo, pelo GDPR, pela Diretiva ePrivacy e pela CASL) e um canal para os destinatários tirarem dúvidas ou fazerem comentários. Isso tranquiliza o público e reduz a chance de perder participantes por confusão ou problemas técnicos.
5 boas práticas para o assunto do e-mail de webinar
Um assunto convincente é a porta de entrada do seu e-mail de convite para o webinar. Ele mostra o valor do evento em poucas palavras e pode tornar o convite impossível de ignorar.
Pronto para criar assuntos chamativos que aumentam a taxa de abertura e a participação? Estas 5 boas práticas vão ajudar!
Seja breve e claro no assunto
Um assunto curto e direto tem mais chance de causar impressão, e há 3 bons motivos para isso:
- A atenção média de um adulto dura cerca de 8 segundos. Parece difícil, mas assuntos ágeis conseguem caber nessa janela apertada.
- Os assinantes costumam passar os olhos rapidamente pela caixa de entrada, sem ler com atenção. Por isso, o assunto precisa chamar a atenção na hora.
- Assuntos concisos têm mais chance de aparecer inteiros nos clientes de e-mail para celular, que têm um limite de caracteres bem apertado.
Mas a brevidade não pode custar a clareza. O assunto do seu e-mail de webinar ainda precisa transmitir o ponto principal da mensagem e ser entendido num relance.
Por exemplo, a Vimeo mostra aqui um dos assuntos de webinar mais convincentes:
Participe do nosso webinar com a Asana
Fonte: Really Good Emails
Personalize o assunto
A personalização é uma forma poderosa de chamar a atenção e fazer o destinatário sentir que a mensagem é para ele. Há alguns caminhos para personalizar o assunto do e-mail de webinar:
- Inclua o nome do destinatário. Esse detalhe cria na hora a sensação de um convite pessoal. A maioria dos ESPs permite inserir o nome no assunto facilmente com tags de mesclagem. Mas, claro, isso exige uma base bem cuidada, com dados corretos dos assinantes.
- Indique uma seleção personalizada. Esse método dá mais trabalho, mas pode deixar o e-mail mais relevante e aumentar bastante a taxa de abertura. Analise seu público e segmente os usuários com base em interações anteriores ou preferências. Use essas informações para criar e-mails e assuntos que conversem com as necessidades de cada assinante, oferecendo uma seleção de próximos eventos feita sob medida.
Como exemplo, o assunto do convite para webinar da DocuSign já começa com o nome do destinatário:
Smiles Davis, você está convidado: junte-se a nós no Dia da Terra
Fonte: Really Good Emails
Mostre o valor logo de cara
Deixe claros os benefícios imediatos que o destinatário vai ter ao participar do webinar. Convide-o a ganhar insights valiosos, receber conselhos práticos ou baixar materiais extras depois do evento online.
Isso cria um motivo forte para se inscrever e pode transformar mais destinatários em participantes. E, se você oferece incentivos úteis, mencione-os também para adoçar a proposta e deixá-la ainda mais atraente.
Veja um dos melhores exemplos de assunto de webinar, da Resy, que entrega valor desde o começo:
Aprenda técnicas de mestre com chefs premiados
Fonte: Really Good Emails
Faça perguntas
Uma pergunta bem colocada cria uma sensação de diálogo e uma conexão mais forte e pessoal com o destinatário. Em geral, dá para separar as perguntas em 2 tipos, conforme a forma como falam com o leitor:
- Perguntas diretas, por exemplo, “Quer dobrar suas vendas em 30 dias?” ou “Você está preparado para as mudanças na privacidade de dados?”. Essas perguntas tocam na hora nas dores ou nas aspirações dos leitores e sugerem uma solução para o problema.
- Perguntas que apostam na curiosidade, como “Pronto para aprender algo que muda o jogo?”. Elas não dão respostas explícitas, mas indicam algo empolgante ou valioso que está a um clique de distância. Essa técnica funciona melhor quando o público já conhece um pouco a sua marca, porque se apoia na confiança e no interesse pelo que você oferece.
Como exemplo, veja este assunto da Zoom:
[Webinar ao vivo] O que há de novo na Zoom?
Fonte: Really Good Emails
Use o senso de urgência
Quando o webinar estiver chegando, use uma linguagem que destaque o tempo para transformar o assunto num forte motivador de ação imediata. Crie um senso de urgência no público com frases como “Última chance para se inscrever!” ou “O webinar começa em 24 horas” e faça o seu e-mail ganhar prioridade sobre os outros da caixa de entrada.
Leve isso ao máximo combinando a urgência com prazos claros ou oportunidades limitadas. Por exemplo, um assunto como “Só restam 3 vagas para o webinar de amanhã” reforça a escassez e a necessidade de agir já. Mas é importante que a urgência seja real; do contrário, ela pode abalar a confiança do público.
A Kajabi mostra como fazer isso direito com este assunto de e-mail de webinar:
Entramos ao vivo em 1 hora! Pegue seu link da live no FB
Fonte: Really Good Emails
10 boas práticas para e-mails de webinar
Assuntos convincentes são importantes para o sucesso de uma campanha de e-mail, mas são só a ponta do iceberg. Vamos ao coração do convite: o próprio e-mail do webinar. Estas 10 boas práticas mostram como criar o convite perfeito para o webinar e aumentar a taxa de cliques.
Use visuais marcantes
Visuais fortes deixam o e-mail de webinar mais envolvente e impactante. Eles valorizam o design, ajudam a transmitir a mensagem de um jeito memorável e têm mais chance de despertar uma reação emocional, como a empolgação de aprender algo novo.
Imagens, infográficos e ícones quebram o texto e deixam o e-mail mais atraente e fácil de ler. Além disso, uma imagem bem colocada que reforça o conteúdo do webinar pode criar expectativa e destacar os pontos principais do evento.
Veja um exemplo de e-mail da Moment com visuais perfeitamente alinhados ao tema do webinar, que tornam o convite mais eficaz.
Fonte: Really Good Emails
Otimize para celular
Com 85% dos usuários lendo e-mails no smartphone, a otimização para celular é uma das maiores prioridades. Garanta que os seus e-mails de convite para webinar sejam pensados para ser responsivos:
- Use um layout limpo, que se adapte bem a diferentes tamanhos de tela. Evite encher o e-mail de conteúdo: prefira seções concisas e fáceis de escanear.
- Elementos-chave, como os botões, precisam ser grandes o bastante para tocar com facilidade numa tela sensível ao toque. O texto deve ser legível sem precisar dar zoom.
- Comprima as imagens sem perda visível de qualidade: use JPG para fotos e PNG para gráficos e ilustrações. Isso evita carregamento lento em dispositivos móveis, o que é essencial para manter os usuários engajados.
Economize tempo na criação de um e-mail responsivo com este modelo de convite para webinar do Blocks! Como todos os nossos modelos, ele foi criado por profissionais para funcionar em diferentes tamanhos de tela. É só adicionar seus textos e imagens, e você está pronto para conquistar as caixas de entrada!
Fonte: modelo do Blocks
Coloque os palestrantes em destaque
Use o e-mail de convite para apresentar os palestrantes do seu próximo webinar: destaque as credenciais, a experiência e o conhecimento específico que cada um vai trazer. Isso não só dá mais autoridade ao webinar, como também torna mais concretos para o público os benefícios de participar.
Citar palestrantes de peso pode deixar o e-mail mais persuasivo. Dê destaque a eles para gerar ainda mais burburinho e posicionar o seu webinar como um evento imperdível para quem quer aprender com os melhores.
Para dar um exemplo visual, veja este e-mail de convite para webinar da Flowium, que apresenta os palestrantes logo de início.
Fonte: Really Good Emails
Inclua um CTA eficaz
Uma chamada para ação (CTA) clara e visível é essencial para gerar inscrições no webinar. Use uma linguagem direta e de ação, que incentive o leitor a dar o próximo passo. Frases como “Garanta sua vaga”, “Participe do nosso webinar” ou “Inscreva-se hoje” ajudam a comunicar a ação esperada e a gerar engajamento.
Também é importante que o CTA se destaque do resto do conteúdo do e-mail. Garanta que ele contraste com o fundo e o texto ao redor para criar uma distinção visual.
A Miro dá um ótimo exemplo: o e-mail de convite para o webinar traz botões bem visíveis, que convidam à ação.
Fonte: Really Good Emails
Dê um bônus para quem se inscrever cedo
Como diz o ditado, “Deus ajuda quem cedo madruga”. Adapte esse princípio às suas campanhas de e-mail oferecendo vantagens especiais para quem se inscreve primeiro.
Os incentivos podem incluir:
- materiais exclusivos para baixar, como guias, modelos ou relatórios
- acesso a conteúdo extra, como dicas de bastidores ou materiais complementares sobre o tema do webinar
- convite especial para um painel de discussão depois do webinar ou para uma sessão exclusiva de perguntas e respostas com os palestrantes convidados
- ingressos antecipados, vendidos a um preço especial
O Financial Times dá um exemplo fantástico, com um desconto considerável para inscrições antecipadas.
Fonte: Really Good Emails
Aumente a urgência com um timer de contagem regressiva
Um timer de contagem regressiva lembra o quanto o evento está perto. O relógio correndo naturalmente incentiva os destinatários a agir rápido, antes que o tempo acabe.
Os timers de contagem regressiva funcionam especialmente bem nos e-mails de lembrete antes do webinar. Por exemplo, um timer mostrando que o evento começa em “4 dias, 23 horas e 53 minutos” comunica visualmente que as inscrições para o webinar estão quase encerrando e pode até aumentar as inscrições de última hora.
Com o Blocks, adicionar um timer de contagem regressiva ao e-mail é tão fácil quanto arrastar, soltar e editar! Para deixar o processo ainda mais rápido e prático, escolha um modelo pronto, como o abaixo, e adapte-o ao seu evento online em poucos minutos.
Fonte: modelo do Blocks
Incentive perguntas dos destinatários
Quer deixar o seu webinar mais interativo e dinâmico? Incentive perguntas antes mesmo de o evento começar e convide o público a participar ativamente, em vez de só consumir informação de forma passiva!
Inclua no próprio texto do e-mail exemplos de perguntas instigantes ou comuns sobre o tema do webinar. Os exemplos podem estimular os destinatários a chegar com as próprias perguntas. Isso, por sua vez, torna a experiência mais envolvente e proveitosa para os participantes.
Por exemplo, este e-mail da TurboTax traz a seção “Get your questions answered”, com várias perguntas que o público pode fazer durante o webinar.
Fonte: Really Good Emails
Aproveite a prova social
Para 50% dos consumidores, o passo seguinte depois de ler uma avaliação positiva sobre uma empresa é visitar o site. Isso os deixa um passo mais perto da compra (ou da inscrição, no caso dos webinars).
Inclua prova social nos seus e-mails de webinar para acabar com as dúvidas e mostrar aos destinatários que eles estão se inscrevendo num evento valioso. Quando as pessoas veem que outras tiveram uma boa experiência, ficam mais seguras de que também vão sair ganhando.
Você pode usar a prova social de 2 formas:
- Se você já fez webinars antes, inclua depoimentos de participantes anteriores. Destaque os comentários positivos sobre a qualidade do conteúdo e os benefícios que o webinar trouxe.
- Se os seus palestrantes têm uma reputação forte, mostre o quanto eles são respeitados e valorizados com avaliações, aparições na mídia ou citações de representantes do setor.
Um exemplo da segunda abordagem está neste e-mail de webinar da Iterable.
Fonte: Really Good Emails
Inclua o link “Adicionar à agenda”
O próximo detalhe pode parecer pequeno à primeira vista, mas faz muita diferença. Um link direto “Adicionar à agenda” permite que os participantes salvem o evento na agenda pessoal com um único clique.
Esse pequeno recurso reduz a chance de esquecimento, um motivo comum para as ausências. Além disso, o link “Adicionar à agenda” pode até dispensar os e-mails de lembrete, já que as notificações da agenda cumprem o mesmo papel.
Por exemplo, este e-mail da Dyspatch traz um botão “Add to Calendar” bem contrastante, que salta aos olhos na hora.
Fonte: Really Good Emails
Prepare os e-mails pós-webinar
Crie um e-mail de follow-up do webinar (ou uma série de e-mails pós-webinar) para manter contato com os participantes mesmo depois do fim do evento. Os follow-ups podem incluir vários elementos, como:
- Gravação do webinar. Alguns participantes podem ter perdido partes do webinar ou querer rever pontos importantes. A gravação garante acesso contínuo ao seu conteúdo. Também é uma oportunidade para quem não pôde participar assistir quando for melhor para si.
- Convite para próximos eventos. O e-mail pós-webinar é a oportunidade perfeita para divulgar os próximos eventos. Quando os participantes sentem que o webinar valeu a pena, têm mais chance de se inscrever nos seguintes, principalmente se o convite chega enquanto eles ainda estão envolvidos com o seu conteúdo.
- Formulário de feedback. Inclua uma breve pesquisa ou um pedido de avaliação para descobrir o que funcionou bem e o que pode melhorar nos próximos webinars. Use os comentários positivos como depoimentos no seu marketing e reforce a prova social.
Este e-mail da Arrows, por exemplo, traz as gravações do webinar divididas em partes, para que os usuários naveguem facilmente pelas diferentes seções do evento.
Fonte: Really Good Emails
Conclusão
E-mails de webinar marcantes são mais do que simples convites: eles são a chave para despertar a curiosidade, gerar inscrições e criar uma conexão com o público.
Cuide de cada elemento, foque em entregar valor e construa uma confiança que vá além do próprio webinar. Isso não só ajuda a atrair público, como também cria relações duradouras com os participantes.