E-maile o webinarach: 15 przykładów i porad na frekwencję
Publiczność to podstawa udanego webinaru. Nawet najlepiej przemyślane wydarzenie — z tygodniami przygotowań, eksperckimi prelegentami i świetnym zespołem kreatywnym — może przejść bez echa, jeśli nikt nie przyjdzie.
Jak sprawić, by wirtualne miejsca zajęli zaangażowani i chętni uczestnicy? Odpowiedzią są e-maile z zaproszeniem na webinar! Dobre zaproszenie zamieni przypadkowego czytelnika w entuzjastycznego uczestnika, a wszystkie przygotowania przyniosą wymierne efekty.
Czas odkryć sekrety skutecznych szablonów e-maili o webinarach! Zobacz z nami, jak tworzyć najlepsze zaproszenia na webinar i tematy, którym nie da się oprzeć.
5 niezbędnych elementów e-maila o webinarze
Zanim przejdziemy do dobrych praktyk i przykładów, omówmy 5 elementów, które musi zawierać każde zaproszenie na webinar.
- Agenda. Zamiast tylko podawać temat webinaru, zaciekaw odbiorców zapowiedzią tego, czego się nauczą. Opisz zawartość webinaru, problemy, które omówi, i inne ważne szczegóły, przez które odbiorcy po prostu nie będą mogli go przegapić.
- Data i godzina webinaru. Jasno napisz, kiedy odbywa się webinar, i nie zapomnij o strefie czasowej, jeśli masz odbiorców na całym świecie. Możesz też podać czas trwania, żeby uczestnicy łatwiej zaplanowali swój dzień.
- Platforma i wymagania techniczne. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Zoom, Google Meet czy specjalistycznej platformy, podaj zrozumiałe instrukcje konfiguracji i dodatkowe FAQ na wypadek problemów technicznych.
- Link do zapisów. Niech zapis na nadchodzący webinar będzie jak najprostszy. Dodaj wyraźny link do rejestracji i, jeśli to możliwe, zaproponuj zapis jednym kliknięciem albo wstępnie wypełnione formularze. Im łatwiej się zarejestrować, tym więcej osób przyjdzie.
- Dane kontaktowe. Adres e-mail i numer telefonu to zarówno wymóg prawny (na przykład według RODO, dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej i CASL), jak i sposób, by odbiorcy mogli zadać pytania czy zgłosić wątpliwości. To uspokaja publiczność i zmniejsza ryzyko, że stracisz uczestników przez nieporozumienia albo kłopoty techniczne.
5 dobrych praktyk dla tematów e-maili o webinarach
Przekonujący temat to brama do Twojego zaproszenia na webinar. W kilku słowach pokazuje wartość wydarzenia i sprawia, że zaproszenia nie da się zignorować.
Chcesz pisać chwytliwe tematy, które zwiększają współczynnik otwarć i frekwencję? Pomoże Ci tych 5 dobrych praktyk!
Pisz krótkie i jasne tematy
Krótki i konkretny temat łatwiej robi wrażenie, a są ku temu 3 solidne powody:
- Przeciętny czas skupienia uwagi dorosłego to około 8 sekund. Brzmi groźnie, ale zwięzły temat zmieści się w tym krótkim oknie.
- Subskrybenci często tylko przelatują wzrokiem po skrzynce odbiorczej, nie wczytując się w nią. Temat musi więc przyciągnąć uwagę w ułamku sekundy.
- Zwięzłe tematy mają większą szansę zmieścić się w całości w mobilnych klientach poczty, które mocno ograniczają liczbę znaków.
Zwięzłość nie może jednak odbywać się kosztem jasności. Temat e-maila o webinarze nadal musi przekazywać sedno wiadomości i być zrozumiały na pierwszy rzut oka.
Na przykład Vimeo pokazuje tu jeden z najbardziej przekonujących tematów e-maila o webinarze:
Dołącz do naszego webinaru z Asaną
Źródło: Really Good Emails
Personalizuj temat
Personalizacja to skuteczny sposób, by przyciągnąć uwagę i sprawić, że odbiorca poczuje, że wiadomość jest skierowana właśnie do niego. Temat e-maila o webinarze możesz spersonalizować na kilka sposobów:
- Dodaj imię odbiorcy. Ten szczegół od razu sprawia, że zaproszenie wydaje się osobiste. Większość ESP pozwala łatwo wstawić imię do tematu za pomocą tagów scalania. Wymaga to oczywiście dobrze utrzymanej bazy z aktualnymi danymi subskrybentów.
- Zasygnalizuj spersonalizowany wybór. Ta metoda wymaga więcej pracy, ale sprawia, że e-mail wydaje się trafniejszy, i wyraźnie zwiększa współczynnik otwarć. Przeanalizuj odbiorców i podziel ich na segmenty według wcześniejszych interakcji czy preferencji. Na tej podstawie twórz e-maile i tematy, które odpowiadają na konkretne potrzeby wybranych subskrybentów, proponując im starannie dobrane nadchodzące wydarzenia.
Przykładowo temat zaproszenia na webinar od DocuSign zaczyna się od imienia odbiorcy:
Smiles Davis, zapraszamy: dołącz do nas w Dniu Ziemi
Źródło: Really Good Emails
Od razu pokaż wartość
Jasno opisz, jakie korzyści odbiorca odniesie z udziału w webinarze. Zaproś go po cenną wiedzę, praktyczne porady albo dodatkowe materiały do pobrania po zakończeniu wydarzenia online.
To daje mocny powód, żeby się zapisać, i może zamienić więcej odbiorców w uczestników webinaru. A jeśli oferujesz przydatne bonusy, wspomnij o nich — osłodzisz ofertę i dodasz jej atrakcyjności.
Oto jeden z najlepszych przykładów tematu e-maila o webinarze od Resy, który od razu pokazuje wartość:
Poznaj mistrzowskie techniki od nagradzanych szefów kuchni
Źródło: Really Good Emails
Zadawaj pytania
Dobrze postawione pytanie tworzy wrażenie dialogu i buduje silniejszą, bardziej osobistą więź z odbiorcą. Ogólnie można wyróżnić 2 rodzaje pytań, zależnie od tego, jak zwracają się do czytelnika:
- Pytania bezpośrednie, na przykład „Chcesz podwoić sprzedaż w 30 dni?” albo „Czy jesteś gotowy na zmiany w ochronie danych?”. Takie pytania od razu trafiają w problemy lub aspiracje czytelników i sugerują rozwiązanie.
- Pytania budujące ciekawość, na przykład „Gotowy na coś, co zmieni zasady gry?”. Nie dają wprost odpowiedzi, ale zapowiadają coś ekscytującego lub wartościowego, co czeka na wyciągnięcie ręki. Ta technika działa najlepiej, gdy odbiorcy już znają Twoją markę, bo opiera się na zaufaniu i zainteresowaniu Twoją ofertą.
Na przykład spójrz na ten temat od Zoom:
[Webinar na żywo] Co nowego w Zoom?
Źródło: Really Good Emails
Graj poczuciem pilności
Gdy webinar jest tuż-tuż, użyj języka, który podkreśla upływ czasu — temat stanie się wtedy silnym bodźcem do natychmiastowego działania. Zbuduj u odbiorców poczucie pilności frazami takimi jak „Ostatnia szansa na rejestrację!” czy „Webinar startuje za 24 godziny”, żeby Twój e-mail wybił się spośród innych w skrzynce.
Podkręć efekt do maksimum, łącząc pilność z konkretnymi terminami lub ograniczoną liczbą miejsc. Na przykład temat „Zostały tylko 3 miejsca na jutrzejszy webinar” podkreśla niedobór i potrzebę szybkiej decyzji. Ważne jednak, by pilność była prawdziwa — inaczej możesz nadszarpnąć zaufanie odbiorców.
Kajabi pokazuje, jak zrobić to dobrze, w tym temacie e-maila o webinarze:
Startujemy na żywo za 1 godzinę! Odbierz link do transmisji na FB
Źródło: Really Good Emails
10 dobrych praktyk dla e-maili o webinarach
Przekonujące tematy są ważne dla sukcesu kampanii e-mailowej, ale to wciąż tylko wierzchołek góry lodowej. Przejdźmy do serca zaproszenia, czyli samego e-maila o webinarze. Tych 10 dobrych praktyk pokaże, jak stworzyć idealne zaproszenie na webinar i zwiększyć współczynnik klikalności.
Postaw na mocne grafiki
Mocne grafiki sprawiają, że e-mail o webinarze bardziej angażuje i lepiej działa. Poprawiają ogólny wygląd, pomagają przekazać treść w zapadający w pamięć sposób i częściej wywołują emocje, na przykład ekscytację, że można nauczyć się czegoś nowego.
Obrazy, infografiki i ikony przełamują tekst, dzięki czemu e-mail jest atrakcyjniejszy wizualnie i łatwiej się go czyta. Do tego dobrze dobrany obraz, który podkreśla temat webinaru, buduje oczekiwanie i wzmacnia najważniejsze punkty wydarzenia.
Oto przykład e-maila od Moment z grafikami, które idealnie pasują do tematu webinaru i sprawiają, że zaproszenie działa skuteczniej.
Źródło: Really Good Emails
Zadbaj o wersję mobilną
Skoro 85% użytkowników sprawdza pocztę na smartfonach, optymalizacja pod urządzenia mobilne to jeden z najważniejszych priorytetów. Zadbaj, by Twoje zaproszenia na webinar były responsywne:
- Stosuj przejrzysty układ, który dobrze dopasowuje się do różnych rozmiarów ekranu. Nie przeładowuj e-maila treścią — postaw na zwięzłe sekcje, które łatwo przejrzeć.
- Kluczowe elementy, takie jak przyciski, powinny być na tyle duże, by łatwo było w nie stuknąć na ekranie dotykowym. Tekst powinien być czytelny bez powiększania.
- Kompresuj obrazy bez widocznej utraty jakości: używaj JPG do zdjęć i PNG do grafik i ilustracji. Dzięki temu e-mail nie będzie się długo ładował na urządzeniach mobilnych, a to kluczowe, żeby nie stracić uwagi odbiorców.
Oszczędź czas na tworzeniu responsywnego e-maila dzięki temu szablonowi zaproszenia na webinar od Blocks! Jak wszystkie nasze szablony został profesjonalnie zaprojektowany z myślą o różnych rozmiarach ekranu. Wystarczy dodać tekst i grafiki — i możesz podbijać skrzynki odbiorcze!
Źródło: szablon Blocks
Postaw prelegentów w centrum uwagi
Wykorzystaj zaproszenie, by przedstawić prelegentów nadchodzącego webinaru: podkreśl ich kwalifikacje, doświadczenie i to, jaką konkretną wiedzą się podzielą. To nie tylko dodaje webinarowi autorytetu, ale też sprawia, że korzyści z udziału stają się dla odbiorców bardziej namacalne.
Znane nazwiska prelegentów zwiększają siłę przekonywania e-maila. Wyeksponuj je, żeby wywołać dodatkowy szum i pokazać, że webinaru nie mogą przegapić ci, którzy chcą uczyć się od najlepszych.
Przykład: zaproszenie na webinar od Flowium, które od razu przedstawia prelegentów.
Źródło: Really Good Emails
Dodaj skuteczne CTA
Jasne i dobrze widoczne wezwanie do działania (CTA) jest kluczowe dla liczby rejestracji na webinar. Używaj konkretnego, bezpośredniego języka, który zachęca czytelników do kolejnego kroku. Frazy takie jak „Zarezerwuj miejsce”, „Dołącz do webinaru” czy „Zarejestruj się już dziś” jasno komunikują oczekiwane działanie i angażują odbiorców.
Ważne też, by CTA wyróżniało się na tle reszty treści e-maila. Zadbaj o kontrast z tłem i otaczającym tekstem, żeby było wyraźnie widoczne.
Świetny przykład daje Miro: jego zaproszenie na webinar ma bardzo widoczne przyciski, które zachęcają do działania.
Źródło: Really Good Emails
Nagradzaj za wczesny zapis
Jak mówi przysłowie, „Kto rano wstaje, temu Pan Bóg daje”. Przenieś tę zasadę na kampanie e-mailowe i zaoferuj specjalne korzyści osobom, które zapiszą się wcześnie.
Zachętą mogą być:
- ekskluzywne materiały do pobrania, takie jak poradniki, szablony czy raporty
- dostęp do dodatkowych treści, na przykład porad z pierwszej ręki albo rozszerzonych materiałów związanych z tematem webinaru
- specjalne zaproszenie na panel dyskusyjny po webinarze albo ekskluzywną sesję Q&A z prelegentami
- bilety early bird w specjalnej cenie
Świetny przykład daje Financial Times, oferując spory rabat za wczesną rejestrację.
Źródło: Really Good Emails
Podkręć pilność licznikiem odliczającym
Licznik odliczający przypomina, jak szybko zbliża się wydarzenie. Tykający zegar w naturalny sposób skłania odbiorców, by działali szybko, zanim skończy się czas.
Liczniki odliczające szczególnie dobrze sprawdzają się w przypomnieniach wysyłanych przed webinarem. Na przykład licznik pokazujący, że wydarzenie zaczyna się za „4 dni, 23 godziny i 53 minuty”, wizualnie sygnalizuje, że rejestracja wkrótce się zamknie, a nawet może zwiększyć liczbę zapisów w ostatniej chwili.
W Blocks dodanie licznika odliczającego do e-maila sprowadza się do przeciągnięcia, upuszczenia i edycji! Żeby było jeszcze szybciej i wygodniej, wybierz gotowy szablon, taki jak ten poniżej, i w kilka minut dopasuj go do swojego wydarzenia online.
Źródło: szablon Blocks
Zachęcaj odbiorców do zadawania pytań
Chcesz, żeby webinar był bardziej interaktywny i dynamiczny? Zachęcaj do pytań jeszcze przed wydarzeniem i zaproś publiczność do aktywnego udziału, zamiast tylko biernego słuchania!
Umieść w treści e-maila przykłady pytań związanych z tematem webinaru — takich, które dają do myślenia, albo tych, które padają najczęściej. Dzięki nim odbiorcy przyjdą przygotowani z własnymi pytaniami. A to sprawia, że uczestnicy są bardziej zaangażowani i więcej wynoszą z wydarzenia.
Na przykład ten e-mail od TurboTax ma sekcję „Get your questions answered” z kilkoma pytaniami, które uczestnicy mogą zadać podczas webinaru.
Źródło: Really Good Emails
Wykorzystaj społeczny dowód słuszności
Dla 50% konsumentów kolejnym krokiem po przeczytaniu pozytywnej opinii o firmie jest wejście na jej stronę. To przybliża ich do zakupu (albo, w przypadku webinarów, do rejestracji).
Dodaj społeczny dowód słuszności do e-maili o webinarach, żeby rozwiać wątpliwości i pokazać odbiorcom, że zapisują się na wartościowe wydarzenie. Gdy ludzie widzą, że inni byli zadowoleni, nabierają pewności, że i oni skorzystają.
Społeczny dowód słuszności możesz wykorzystać na 2 sposoby:
- Jeśli prowadziłeś już webinary, dodaj opinie wcześniejszych uczestników. Wyeksponuj pozytywne komentarze o jakości treści i korzyściach, jakie dał webinar.
- Jeśli prelegenci mają mocną reputację, pokaż, jak bardzo są szanowani i cenieni — przez recenzje, wzmianki w mediach albo cytaty przedstawicieli branży.
Przykład drugiego podejścia widać w tym e-mailu o webinarze od Iterable.
Źródło: Really Good Emails
Dodaj link „Dodaj do kalendarza”
Kolejny szczegół na pierwszy rzut oka wydaje się drobny, ale w rzeczywistości ma duże znaczenie. Bezpośredni link „Dodaj do kalendarza” pozwala uczestnikom jednym kliknięciem od razu zapisać wydarzenie w swoim kalendarzu.
Ta drobna funkcja zmniejsza ryzyko, że ktoś zapomni — a to częsty powód nieobecności. Co więcej, link „Dodaj do kalendarza” może nawet zastąpić e-maile z przypomnieniem, bo powiadomienia z kalendarza spełniają tę samą funkcję.
Na przykład ten e-mail od Dyspatch ma bardzo kontrastowy, od razu widoczny przycisk „Add to Calendar”.
Źródło: Really Good Emails
Przygotuj e-maile po webinarze
Przygotuj e-mail follow-up (albo serię e-maili po webinarze), żeby utrzymać kontakt z uczestnikami także po zakończeniu wydarzenia. Taki e-mail może zawierać różne elementy, na przykład:
- Nagranie webinaru. Niektórzy uczestnicy mogli przegapić fragmenty webinaru albo chcą wrócić do najważniejszych punktów. Nagranie zapewnia im stały dostęp do treści. To także szansa dla tych, którzy nie mogli przyjść, by obejrzeć webinar w dogodnym dla siebie czasie.
- Zaproszenie na kolejne wydarzenia. E-mail po webinarze to idealna okazja, by promować nadchodzące wydarzenia. Gdy uczestnicy czują, że webinar dał im coś wartościowego, chętniej zapiszą się na kolejne — zwłaszcza jeśli zaproszenie przyjdzie wtedy, gdy wciąż są zaangażowani w Twoje treści.
- Formularz opinii. Dodaj krótką ankietę albo prośbę o opinię, żeby dowiedzieć się, co się sprawdziło, a co można poprawić w kolejnych webinarach. Pozytywne opinie wykorzystaj jako rekomendacje w działaniach marketingowych i wzmocnij w ten sposób społeczny dowód słuszności.
Na przykład ten e-mail od Arrows zawiera nagrania webinaru podzielone na części, dzięki czemu łatwo przejść do wybranego fragmentu wydarzenia.
Źródło: Really Good Emails
Podsumowanie
Skuteczne e-maile o webinarach to coś więcej niż zwykłe zaproszenia: to klucz do rozbudzenia ciekawości, zwiększenia liczby zapisów i budowania relacji z odbiorcami.
Dopracuj każdy element, skup się na dostarczaniu wartości i buduj zaufanie, które wykracza poza sam webinar. Dzięki temu nie tylko przyciągniesz publiczność, ale też zbudujesz z uczestnikami trwałe relacje.