Wypowiedzenie przez e-mail: 8 porad i 5 dobrych praktyk

Decyzja o zmianie pracy potrafi być ekscytującym przeżyciem. Nowe możliwości, wyższa pensja, a może nawet zupełnie nowy start… Zanim jednak otworzysz nowy rozdział, musisz odejść z obecnej pracy.

Wysyłanie wypowiedzeń e-mailem stało się w ostatnich latach normą (a w niektórych firmach wręcz zastąpiło odręczne i drukowane pisma). Dobrze napisany e-mail z wypowiedzeniem pomoże Ci zachować dobrą opinię i wzajemny szacunek z przełożonymi.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak złożyć wypowiedzenie przez e-mail;
• jaki temat nadać e-mailowi z wypowiedzeniem i jak go dobrze sformułować;
• co napisać w e-mailu z wypowiedzeniem;
• jakich dobrych praktyk się trzymać;
• jak przygotować e-mail z wypowiedzeniem w Blocks.

Kilka ciekawostek o wypowiedzeniach przez e-mail

31% pracowników kontaktuje się ze współpracownikami i przełożonymi przez e-mail. To najpopularniejszy kanał komunikacji w miejscu pracy (tak, popularniejszy nawet niż firmowe czaty).

Nic dziwnego, że wypowiedzenia przez e-mail też stały się powszechną praktyką. Zanim jednak przejdziemy do pisania i wysyłania takich e-maili, wyjaśnijmy, czym dokładnie są i czy w ogóle wypada składać wypowiedzenie e-mailem.

Czym dokładnie jest e-mail z wypowiedzeniem?

W skrócie: e-mail z wypowiedzeniem to formalne powiadomienie o Twojej decyzji o odejściu z firmy. To ważna (a często obowiązkowa) część całej procedury.

E-mail z wypowiedzeniem pełni 2 ważne funkcje:

• po pierwsze, informuje przełożonych o szczegółach rozwiązania umowy o pracę i w praktyce uruchamia cały proces;
• po drugie, pomaga Ci zostawić po sobie dobre wrażenie na koniec współpracy.

Czy wypada złożyć wypowiedzenie przez e-mail?

Statystyki pokazują, że około 35% pracowników w USA, jeśli ma wybór, woli pracować z domu. W wielu firmach praca zdalna stała się czymś zwyczajnym (zwłaszcza po pandemii COVID-19).

Jeśli 100% czasu pracujesz poza biurem (albo bywasz w nim tylko od czasu do czasu), wypowiedzenia przez e-mail mogą być w Twojej firmie czymś zupełnie normalnym. Niektóre firmy stosują tę praktykę, żeby ograniczyć papierologię i przyspieszyć proces, nawet jeśli wszyscy pracownicy codziennie przychodzą do biura.

Procedura na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, ale wymaga kilku kroków:

1. Najpierw porozmawiaj z pracodawcą. Nagły e-mail z wypowiedzeniem może być dla szefa przykrą niespodzianką. Zanim go wyślesz, porozmawiaj z pracodawcą bezpośrednio: osobiście, przez telefon, na wideorozmowie albo na firmowym czacie. Poinformuj pracodawcę o swojej decyzji i ustalcie, jak najlepiej zorganizować cały proces. Pokażesz w ten sposób, że szanujesz firmę i chcesz odejść bez zamieszania.
2. W razie potrzeby przygotuj wypowiedzenie na papierze. Choć wypowiedzenia przez e-mail są w ostatnich latach coraz powszechniejsze, niektóre firmy nadal wymagają dodatkowo wersji papierowej. Jeśli szef albo dział HR poprosi Cię o odręczne lub wydrukowane wypowiedzenie, przygotuj dokument na czas.
3. Napisz i wyślij e-mail z wypowiedzeniem. Czas na ostatnią prostą! Wymyśl temat i treść e-maila z wypowiedzeniem (spokojnie, pokażemy Ci, jak to zrobić), wyślij go pracodawcy i zajmij się wszystkimi formalnościami przed odejściem.

Podsumowując: czy wypada złożyć wypowiedzenie przez e-mail? W wielu firmach – tak. Mimo to najpierw porozmawiaj z przełożonymi i dowiedz się, jak poprawnie złożyć wypowiedzenie e-mailem (i czy taka praktyka w ogóle funkcjonuje w Twojej firmie). Pamiętaj, że ten poradnik opisuje praktykę w USA: w wielu innych krajach prawo pracy wymaga pisemnego wypowiedzenia z Twoim podpisem, więc zanim wyślesz e-mail, sprawdź lokalne przepisy.

Co napisać w e-mailu z wypowiedzeniem?

Szef jest już poinformowany, dalsze instrukcje masz, więc czas wreszcie napisać e-mail z wypowiedzeniem. Skorzystaj z tych 5 porad i sprawdź, co powinno się w nim znaleźć.

1. Powitanie i cel. Zacznij od uprzejmego powitania i zwróć się do pracodawcy po nazwisku lub imieniu. W zależności od tego, jak blisko jesteście z szefem, może to być „Szanowny Panie Kowalski” albo po prostu „Drogi Michale”. Potem od razu przejdź do celu wiadomości. Warto podać swoje stanowisko w firmie (np. „Niniejszym informuję, że rezygnuję ze stanowiska kierownika zespołu”).
2. Ostatni dzień pracy. Jasno wskaż dokładną datę odejścia, np. „Moim ostatnim dniem pracy w firmie będzie 22 lipca 20XX”. To nie tylko uprzejme, ale i przydatne przy planowaniu (zwłaszcza gdy szef przekaże Twój e-mail do działu HR).
3. Podziękowanie. Zasady etykiety biznesowej obowiązują we wszystkich służbowych wiadomościach, także w wypowiedzeniach. Podziękuj szefowi za możliwość pracy w firmie. Opisz doświadczenie, które zdobyłeś na obecnym stanowisku, i zachowaj uprzejmy ton w całej wiadomości.
4. Propozycja pomocy. Są 2 sposoby, by pokazać, że chcesz pomóc w okresie przejściowym:
   • Zaproponuj coś konkretnego: przeszkolenie nowej osoby, przekazanie obowiązków innym współpracownikom, a może nawet pomoc w znalezieniu odpowiedniego kandydata. Oczywiście bądź rozsądny i nie obiecuj więcej, niż naprawdę zdołasz zrobić.
   • Po prostu zaznacz, że chętnie pomożesz, na ile dasz radę. Jeśli nie masz nic konkretnego na myśli, śmiało użyj bardziej ogólnych zwrotów (np. „Chętnie zadbam o to, by okres przejściowy przebiegł jak najsprawniej” albo „Proszę dać znać, jeśli mogę w czymś pomóc”).
5. Odpowiednie zakończenie. Życz firmie powodzenia w przyszłych przedsięwzięciach i podaj, jak można się z Tobą skontaktować w razie pytań. Dzięki temu zakończysz e-mail z wypowiedzeniem miło i profesjonalnie.

5 dobrych praktyk przy wypowiedzeniu przez e-mail

Odpowiednia treść to podstawa, ale równie ważne jest to, jak poprawnie przygotować i wysłać wypowiedzenie. Oto 5 dobrych praktyk, dzięki którym dowiesz się, jak złożyć wypowiedzenie przez e-mail.

1. Przygotuj e-mail z wypowiedzeniem z wyprzedzeniem

Około 74% pracowników w USA jest zatrudnionych w modelu „at-will”. Mogą odejść z pracy w dowolnym momencie i prawo nie wymaga od nich wcześniejszego uprzedzenia.

Mimo to przyjęło się informować szefa na 2 tygodnie przed odejściem z firmy. Choć nie jest to obowiązkowe, pracodawca i współpracownicy mogą docenić ten gest.

Jeśli jednak podpisałeś umowę o pracę, która szczegółowo określa warunki, wcześniejsze wypowiedzenie staje się obowiązkiem prawnym. Przeczytaj uważnie umowę i powiadom pracodawcę o odejściu tak, jak ona przewiduje.

2. Mów wprost

E-mail z wypowiedzeniem to wiadomość służbowa, która wymaga konkretnego (a nawet dość surowego) podejścia. Pisz wprost – od tematu e-maila aż po końcowe „Z poważaniem”. Nie ma tu miejsca na artystyczną swobodę: e-mail w całości musi służyć swojemu celowi.

3. Pomiń zbędne szczegóły

Nikt nie oczekuje, że wyjaśnisz, dlaczego odchodzisz, dokąd się wybierasz i tak dalej. Takie szczegóły są zbędne w e-mailu z wypowiedzeniem, więc lepiej je pominąć.

Oczywiście możesz podać krótką informację, jeśli uważasz, że to na miejscu (np. „Niestety muszę odejść z firmy z powodów rodzinnych”). Ale wszystko ponad to będzie już pewnie przesadą.

4. Unikaj negatywnych emocji

Rozstań się z szefem w przyjaznej atmosferze. Nawet jeśli to była najgorsza praca w Twoim życiu, nie rób scen: e-mail z wypowiedzeniem nie służy do wytykania palcami i szukania winnych.

Po pierwsze, dobre maniery zawsze się opłacają. Po drugie, nikt nie wie, co przyniesie przyszłość. Może nagle będziesz potrzebować referencji albo zechcesz po jakimś czasie wrócić do firmy.

5. Dokładnie sprawdź tekst

Jak już wspomnieliśmy, e-mail z wypowiedzeniem odpowiada za ostatnie wrażenie i musi być bezbłędny od początku do końca. Zanim go wyślesz, przeczytaj go uważnie.

Upewnij się, że w wiadomości nie ma błędów, i skorzystaj z narzędzi do sprawdzania pisowni i gramatyki. Jasne, drobny błąd gramatyczny raczej nie zrujnuje Twojej reputacji, ale też na pewno nie doda Ci punktów.

Jaki temat nadać e-mailowi z wypowiedzeniem?

Twoja ostatnia wiadomość do firmy zaczyna się od tematu. Choć może się to wydawać drobiazgiem, temat e-maila z wypowiedzeniem to kluczowy element, który od razu nadaje ton całej wiadomości.

Te 3 porady odpowiedzą na pytanie „Jaki temat nadać e-mailowi z wypowiedzeniem?” i pomogą Ci go dobrze sformułować.

• Pisz konkretnie. Temat e-maila z wypowiedzeniem powinien być krótki i jasny. To ważne z 2 powodów:
  1. Statystyki pokazują, że najważniejsze jest pierwsze 30 znaków tematu. Jasno określ cel wiadomości w pierwszych 2–4 słowach tematu.
  2. Twój pracodawca pewnie dostaje codziennie mnóstwo e-maili. Konkretny temat ułatwi mu sprawę i sprawi, że Twój e-mail nie zginie wśród innych wiadomości.
• Zachowaj spokój. Podobnie jak sama wiadomość, temat e-maila z wypowiedzeniem powinien mieć neutralny ton. Unikaj emocjonalnych sformułowań (zarówno pozytywnych, jak i negatywnych). Tematy w stylu „Mam tego dość, odchodzę” albo „Będę za Wami baaardzo tęsknić!!!” brzmią w najlepszym razie niedojrzale. To samo dotyczy żartów: zostaw je na prywatne rozmowy ze współpracownikami. Zamiast tego postaw na neutralny temat. Proste „Wypowiedzenie umowy o pracę” albo „Rezygnacja z dniem [planowana data]” sprawdzą się tu znacznie lepiej.
• Podaj imię i nazwisko. Warto umieścić je od razu w temacie, np. „Wypowiedzenie: Jan Kowalski”. Dzięki temu pracodawca (i inne działy) szybciej rozpoznają i przetworzą Twoje wypowiedzenie.

Jak przygotować e-mail z wypowiedzeniem w Blocks

Zmiana pracy to ważne wydarzenie, a Blocks chętnie pomoże Ci w drodze na nowe szczyty. Przygotuj w Blocks świetny e-mail z wypowiedzeniem, który na pewno zostawi dobre wrażenie. Wystarczy konto w planie Free!

Dodaj potrzebne bloki i napisz skuteczną treść e-maila z wypowiedzeniem. Jeśli brakuje Ci pomysłów na tekst, skorzystaj z asystenta AI! Wystarczy wpisać polecenie, a asystent wygeneruje przykładową treść e-maila (razem z tematem).

Możesz też dodać do e-maila z wypowiedzeniem spersonalizowaną stopkę. Stwórz ją od zera albo wybierz jeden z gotowych bloków, żeby zaoszczędzić czas. Uzupełnij ją danymi kontaktowymi i dodaj swoje zdjęcie.

Gdy wszystko będzie gotowe, wyślij e-mail testowy i sprawdź, czy e-mail z wypowiedzeniem wygląda dokładnie tak, jak powinien. I gotowe!

Szablon e-maila z wypowiedzeniem

Chcesz złożyć wypowiedzenie przez e-mail, ale nie wiesz, od czego zacząć? Nie musisz dalej szukać. Przygotowaliśmy szablon e-maila z wypowiedzeniem, na którym możesz się wzorować. Dopasuj szczegóły i wymyśl własny temat (albo pójdź na skróty i po prostu uzupełnij puste pola).

Temat e-maila: Wypowiedzenie umowy o pracę – [Twoje imię i nazwisko]

Szanowny Panie / Szanowna Pani [nazwisko pracodawcy/przełożonego],

niniejszym składam formalne wypowiedzenie ze stanowiska [Twoje stanowisko]. Moim ostatnim dniem pracy będzie [data rozwiązania umowy o pracę].

Chciał(a)bym wyrazić szczerą wdzięczność za możliwość pracy w [nazwa firmy]. Przez ostatnie [okres zatrudnienia] zdobyłem/zdobyłam bezcenne doświadczenie dzięki możliwościom, jakie stworzyła mi Państwa firma.

Dziękuję za wsparcie przez cały ten czas. Mam ogromny szacunek dla Pana/Pani i zespołu profesjonalistów, z którymi miałem/miałam szczęście pracować.

W ciągu najbliższych [okres] jestem gotów/gotowa pomóc w przekazaniu obowiązków. Proszę dać znać, w czym mogę pomóc w tym czasie.

Życzę Panu/Pani i całemu zespołowi wszystkiego najlepszego w przyszłych przedsięwzięciach. W razie pytań zawsze można się ze mną skontaktować telefonicznie: [Twój numer telefonu] lub e-mailowo: [Twój adres e-mail].

Z poważaniem

[Twoje imię i nazwisko]

Podsumowanie

Prawie każdy z nas prędzej czy później zmienia pracę. Te najważniejsze wskazówki pomogą Ci napisać świetny e-mail z wypowiedzeniem i odejść z obecnego stanowiska w dobrym stylu:

• zapytaj przełożonych, jak złożyć wypowiedzenie przez e-mail (i czy w ogóle wypada to zrobić e-mailem);
• nadaj e-mailowi krótki i konkretny temat;
• zachowaj uprzejmy i profesjonalny ton;
• podaj dokładną datę odejścia;
• podziękuj pracodawcy;
• zaproponuj pomoc w okresie przejściowym;
• pisz wprost i pomiń zbędne szczegóły – zarówno w temacie, jak i w treści e-maila;
• unikaj przesadnych emocji (zarówno negatywnych, jak i przesadnie pozytywnych);
• sprawdź e-mail z wypowiedzeniem i popraw ewentualne błędy.

Kiedy tylko będziesz potrzebować e-maila z wypowiedzeniem, możesz liczyć na Blocks. Nasze narzędzie pozwala łatwo stworzyć e-mail dokładnie taki, jak chcesz, a asystent AI podsunie pomysły zarówno na treść, jak i na temat. Zarejestruj się za darmo już dziś i sprawdź sam.