Per E-Mail kündigen: 8 Tipps und 5 Best Practices

Die Entscheidung, den Job zu wechseln, kann richtig spannend sein. Es geht um neue Chancen, ein höheres Gehalt oder vielleicht sogar einen kompletten Neuanfang … Doch bevor Sie ein neues Kapitel aufschlagen, müssen Sie Ihre aktuelle Stelle kündigen.

Kündigungs-E-Mails sind in den letzten Jahren zur Normalität geworden (und haben in manchen Unternehmen sogar handschriftliche und ausgedruckte Kündigungsschreiben ersetzt). Eine gut formulierte Kündigungs-E-Mail hilft Ihnen, Ihren guten Ruf und den gegenseitigen Respekt mit der Führungsebene zu wahren.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• wie Sie per E-Mail kündigen;
• welchen Betreff Sie Ihrer Kündigungs-E-Mail geben und wie Sie die perfekte Betreffzeile formulieren;
• was in eine Kündigungs-E-Mail gehört;
• welche Best Practices für Kündigungs-E-Mails gelten;
• wie Sie eine Kündigungs-E-Mail mit Blocks erstellen.

Wissenswertes über Kündigungs-E-Mails

31% der Beschäftigten kontaktieren Kollegen und Vorgesetzte per E-Mail. Damit ist die E-Mail der beliebteste Kommunikationskanal am Arbeitsplatz (ja, sogar beliebter als Firmenchats).

Kein Wunder also, dass auch Kündigungs-E-Mails gängige Praxis geworden sind. Doch bevor wir eine Kündigungs-E-Mail schreiben und verschicken, klären wir, was genau das ist und ob man überhaupt per E-Mail kündigen darf.

Was genau ist eine Kündigungs-E-Mail?

Kurz gesagt: Eine Kündigungs-E-Mail ist die formelle Mitteilung, dass Sie das Unternehmen verlassen. Sie ist ein wichtiger (und oft verpflichtender) Teil des Verfahrens.

Die Kündigungs-E-Mail erfüllt 2 wichtige Aufgaben:

• Erstens informiert sie Ihre Vorgesetzten über die Details der Beendigung Ihres Arbeitsvertrags und bringt den Prozess überhaupt erst in Gang;
• und zweitens hilft sie Ihnen, zum Abschied einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Darf man per E-Mail kündigen?

Statistiken zeigen, dass rund 35% der Beschäftigten in den USA lieber von zu Hause arbeiten, wenn sie die Wahl haben. Für viele Unternehmen ist Remote-Arbeit längst Alltag (besonders seit der COVID-19-Pandemie).

Wenn Sie 100% Ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros verbringen (oder nur gelegentlich vorbeischauen), sind Kündigungs-E-Mails in Ihrer Firma vielleicht ganz normal. Manche Unternehmen nutzen sie auch, um Papierkram zu reduzieren und den Ablauf zu beschleunigen – selbst wenn alle Mitarbeitenden täglich ins Büro kommen.

Das klingt zunächst recht einfach, erfordert aber trotzdem mehrere Schritte:

1. Sprechen Sie vorher mit Ihrem Arbeitgeber. Eine plötzliche Kündigungs-E-Mail kann für Ihre Chefin oder Ihren Chef eine unangenehme Überraschung sein. Sprechen Sie deshalb vor dem Versand direkt mit Ihrem Arbeitgeber: persönlich, am Telefon, per Videocall oder im Firmenchat. Teilen Sie Ihre Entscheidung mit und besprechen Sie, wie sich der Übergang am besten organisieren lässt. So zeigen Sie Respekt und dass Sie das Unternehmen ohne unnötigen Wirbel verlassen möchten.
2. Bereiten Sie bei Bedarf eine Kündigung auf Papier vor. Auch wenn Kündigungen per E-Mail in den letzten Jahren verbreiteter sind, verlangen manche Unternehmen zusätzlich eine Papierfassung. Wenn Ihre Vorgesetzten oder die Personalabteilung ein handschriftliches oder ausgedrucktes Kündigungsschreiben verlangen, halten Sie es rechtzeitig bereit.
3. Schreiben und verschicken Sie die Kündigungs-E-Mail. Jetzt geht es auf die Zielgerade! Formulieren Sie Betreffzeile und Text Ihrer Kündigungs-E-Mail (keine Sorge, wir zeigen Ihnen, wie), schicken Sie die E-Mail an Ihren Arbeitgeber und kümmern Sie sich um alles, was vor Ihrem Abschied noch zu regeln ist.

Fazit: Darf man per E-Mail kündigen? In vielen Unternehmen lautet die Antwort „Ja“. Fragen Sie aber trotzdem zuerst Ihre Vorgesetzten, wie Sie richtig per E-Mail kündigen (und ob das in Ihrem Unternehmen überhaupt üblich ist). Beachten Sie, dass dieser Leitfaden der Praxis in den USA folgt: In vielen anderen Ländern verlangt das Arbeitsrecht eine schriftliche Kündigung mit eigenhändiger Unterschrift – prüfen Sie daher die örtlichen Regeln, bevor Sie eine E-Mail senden.

Was gehört in eine Kündigungs-E-Mail?

Sie haben Ihre Vorgesetzten informiert, weitere Anweisungen erhalten – jetzt ist es endlich Zeit für die Kündigungs-E-Mail. Mit diesen 5 Tipps wissen Sie, was in Ihre Nachricht gehört.

1. Anrede und Anliegen. Beginnen Sie Ihre Kündigungs-E-Mail mit einer höflichen Anrede und sprechen Sie Ihren Arbeitgeber mit Namen an. Je nachdem, wie gut Sie Ihre Vorgesetzten kennen, kann das „Sehr geehrter Herr Schmidt“ oder auch einfach „Lieber Michael“ sein. Kommen Sie danach direkt zum Zweck Ihrer Nachricht. Nennen Sie am besten auch Ihre Position im Unternehmen (z. B. „Hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich meine Stelle als Teamleiter kündige“).
2. Der letzte Arbeitstag. Nennen Sie klar das genaue Datum Ihres Ausscheidens, zum Beispiel: „Mein letzter Arbeitstag im Unternehmen ist der 22. Juli 20XX.“ Das ist nicht nur höflich, sondern hilft auch bei der Planung (vor allem, wenn Ihre Vorgesetzten Ihre Kündigungs-E-Mail an die Personalabteilung weiterleiten).
3. Ein Zeichen der Dankbarkeit. Die Business-Etikette gilt für alle geschäftlichen Nachrichten, auch für Kündigungs-E-Mails. Danken Sie Ihren Vorgesetzten für die Möglichkeit, im Unternehmen zu arbeiten. Beschreiben Sie, welche Erfahrungen Sie in Ihrer aktuellen Position gesammelt haben, und bleiben Sie in der ganzen Nachricht wertschätzend.
4. Angebot zur Unterstützung. Es gibt 2 Wege, Ihre Hilfsbereitschaft während der Übergangszeit zu zeigen:
   • Bieten Sie etwas Konkretes an: eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen einarbeiten, Ihre Aufgaben an andere übergeben oder sogar bei der Suche nach einer passenden Nachfolge helfen. Bleiben Sie dabei aber realistisch und versprechen Sie nicht mehr, als Sie tatsächlich leisten können.
   • Sagen Sie einfach, dass Sie so gut wie möglich helfen. Wenn Ihnen nichts Bestimmtes einfällt, greifen Sie ruhig zu allgemeineren Formulierungen (etwa „Ich helfe gern dabei, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten“ oder „Bitte sagen Sie mir, wenn ich irgendwie helfen kann“).
5. Ein passender Abschluss. Wünschen Sie dem Unternehmen alles Gute für die Zukunft und geben Sie an, wie man Sie bei Fragen erreicht. So beenden Sie Ihre Kündigungs-E-Mail freundlich und professionell.

5 Best Practices für Kündigungs-E-Mails

Der richtige Inhalt ist wichtig – ebenso wichtig ist es aber, das Kündigungsschreiben richtig zu gestalten und zu verschicken. Sehen wir uns die 5 Best Practices an, mit denen Sie richtig per E-Mail kündigen.

1. Bereiten Sie die Kündigungs-E-Mail vorab vor

Rund 74% der Beschäftigten in den USA arbeiten im sogenannten At-will-Verhältnis. Sie können jederzeit kündigen und sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Kündigungsfrist einzuhalten.

Trotzdem ist es üblich, die Vorgesetzten 2 Wochen vor dem Abschied zu informieren. Das ist zwar nicht vorgeschrieben, Ihr Arbeitgeber und Ihre Kollegen wissen die Geste aber sicher zu schätzen.

Wenn Sie dagegen einen Arbeitsvertrag mit detaillierten Regelungen unterschrieben haben, ist die Kündigungsfrist rechtlich bindend. Lesen Sie den Vertrag sorgfältig und kündigen Sie so, wie es dort festgelegt ist.

2. Kommen Sie direkt zur Sache

Eine Kündigungs-E-Mail ist eine geschäftliche Nachricht und verlangt einen bestimmten (sogar etwas strengen) Stil. Formulieren Sie direkt – von der Betreffzeile bis zum abschließenden „Mit freundlichen Grüßen“. Für künstlerische Freiheit ist hier kein Platz: Ihre E-Mail muss durch und durch ihrem Zweck dienen.

3. Lassen Sie unnötige Details weg

Niemand erwartet, dass Sie erklären, warum Sie kündigen, wohin Sie wechseln oder Ähnliches. Solche Details sind für eine Kündigungs-E-Mail zu viel, lassen Sie sie also besser weg.

Natürlich können Sie kurz etwas dazu sagen, wenn es Ihnen angemessen erscheint (etwa „Leider muss ich das Unternehmen aus familiären Gründen verlassen“). Alles darüber hinaus wäre aber wahrscheinlich zu viel.

4. Bleiben Sie positiv

Trennen Sie sich im Guten von Ihren Vorgesetzten. Selbst wenn es der schlimmste Job Ihres Lebens war: Machen Sie keine Szene. In einer Kündigungs-E-Mail geht es nicht darum, mit dem Finger auf andere zu zeigen und Schuld zu verteilen.

Erstens ist gutes Benehmen immer die bessere Wahl. Und zweitens weiß niemand, was die Zukunft bringt. Vielleicht brauchen Sie plötzlich ein Arbeitszeugnis oder möchten nach einiger Zeit sogar ins Unternehmen zurückkehren.

5. Lesen Sie gründlich Korrektur

Wie schon gesagt: Die Kündigungs-E-Mail prägt den letzten Eindruck und muss von Anfang bis Ende makellos sein. Lesen Sie sie vor dem Absenden sorgfältig durch.

Achten Sie darauf, dass Ihre Nachricht fehlerfrei ist, und nutzen Sie Rechtschreibprüfungen, um Tipp- und Grammatikfehler zu finden. Ein kleiner Grammatikfehler ruiniert sicher nicht Ihren Ruf – Pluspunkte bringt er Ihnen aber auch nicht.

Welchen Betreff bekommt eine Kündigungs-E-Mail?

Ihre letzte Nachricht an das Unternehmen beginnt mit der Betreffzeile. Sie mag wie eine Kleinigkeit wirken, doch die Betreffzeile Ihrer Kündigungs-E-Mail ist ein wichtiges Element, das sofort den Ton vorgibt.

Diese 3 Tipps beantworten die Frage „Welchen Betreff bekommt eine Kündigungs-E-Mail?“ und helfen Ihnen, eine passende Betreffzeile zu formulieren.

• Kommen Sie auf den Punkt. Halten Sie die Betreffzeile Ihrer Kündigungs-E-Mail kurz und klar. Das ist aus 2 Gründen wichtig:
  1. Statistiken zeigen, dass die ersten 30 Zeichen der Betreffzeile am meisten zählen. Machen Sie das Ziel Ihrer Nachricht schon in den ersten 2 bis 4 Wörtern der Betreffzeile deutlich.
  2. Ihr Arbeitgeber bekommt wahrscheinlich jeden Tag Unmengen an E-Mails. Mit einer eindeutigen Betreffzeile machen Sie es ihm leicht und sorgen dafür, dass Ihre E-Mail nicht zwischen anderen Nachrichten untergeht.
• Bleiben Sie sachlich. Wie die Nachricht selbst sollte auch die Betreffzeile Ihrer Kündigungs-E-Mail neutral bleiben. Verzichten Sie auf starke Ausdrücke (positive wie negative). Betreffzeilen wie „Ich hasse es hier und kündige“ oder „Ich werde euch sooo vermissen!!!“ wirken bestenfalls unreif. Dasselbe gilt für Witze: Heben Sie sie sich für private Chats mit Ihren Kollegen auf. Setzen Sie stattdessen auf einen neutralen Betreff. Ein schlichtes „Kündigung“ oder „Kündigung zum [geplantes Datum]“ funktioniert hier viel besser.
• Nennen Sie Ihren vollständigen Namen. Es ist sinnvoll, Ihren Namen direkt in die Betreffzeile Ihrer Kündigungs-E-Mail zu schreiben, z. B. „Kündigung: Jack Johnson“. So erkennen Ihr Arbeitgeber (und andere Abteilungen) Ihre Kündigung sofort und bearbeiten sie viel schneller.

So erstellen Sie eine Kündigungs-E-Mail mit Blocks

Ein Jobwechsel ist ein bedeutender Schritt, und Blocks unterstützt Sie gern auf dem Weg zu neuen Zielen. Erstellen Sie mit Blocks eine hervorragende Kündigungs-E-Mail, die garantiert einen positiven Eindruck hinterlässt. Dafür brauchen Sie nur ein Konto im Tarif Free!

Fügen Sie die nötigen Blöcke hinzu und formulieren Sie einen wirkungsvollen Text für Ihre Kündigungs-E-Mail. Wenn Ihnen Ideen für den Text fehlen, nutzen Sie den KI-Assistenten! Geben Sie einfach Ihre Anfrage ein – der Assistent erstellt einen Beispieltext (einschließlich der Betreffzeile für Ihre Kündigungs-E-Mail).

Sie können Ihrer Kündigungs-E-Mail auch eine persönliche Signatur hinzufügen. Erstellen Sie sie von Grund auf oder wählen Sie einen fertigen Block, um Zeit zu sparen. Tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein und fügen Sie ein Foto hinzu.

Wenn alles fertig ist, senden Sie eine Test-E-Mail, um zu prüfen, ob Ihre Kündigungs-E-Mail genau so aussieht, wie sie soll. Jetzt sind Sie startklar!

Vorlage für eine Kündigungs-E-Mail

Sie möchten per E-Mail kündigen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann sind Sie hier richtig. Wir haben eine Vorlage für eine Kündigungs-E-Mail erstellt, an der Sie sich orientieren können. Passen Sie die Details an und formulieren Sie Ihre eigene Betreffzeile (oder machen Sie es sich leicht und füllen Sie einfach die Lücken aus).

Betreffzeile: Kündigung – [Ihr Name]

Sehr geehrte/r [Name Ihres Arbeitgebers/Ihrer Vorgesetzten],

hiermit kündige ich formell meine Stelle als [Ihre Position]. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum der Beendigung des Arbeitsvertrags].

Ich möchte mich aufrichtig dafür bedanken, dass ich bei [Name des Unternehmens] arbeiten durfte. In den vergangenen [Dauer Ihrer Beschäftigung] habe ich dank der Möglichkeiten, die mir Ihr Unternehmen geboten hat, wertvolle Erfahrungen gesammelt.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung in dieser Zeit. Ich habe großen Respekt vor Ihnen und dem Team aus Profis, mit dem ich zusammenarbeiten durfte.

In den kommenden [Zeitraum] unterstütze ich gern bei der Übergabe meiner Aufgaben. Bitte sagen Sie mir, wie ich in dieser Zeit helfen kann.

Ich wünsche Ihnen und dem Team für die Zukunft alles Gute. Bei Fragen erreichen Sie mich jederzeit telefonisch unter [Ihre Telefonnummer] oder per E-Mail an [Ihre E-Mail-Adresse].

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Fazit

Fast jeder wechselt irgendwann im Leben den Job. Mit diesen wichtigsten Punkten schreiben Sie eine hervorragende Kündigungs-E-Mail und verlassen Ihre aktuelle Stelle mit einem guten Gefühl:

• Fragen Sie Ihre Vorgesetzten, wie Sie per E-Mail kündigen (und ob eine Kündigung per E-Mail überhaupt in Ordnung ist);
• formulieren Sie eine kurze, direkte Betreffzeile für Ihre Kündigungs-E-Mail;
• bleiben Sie höflich und professionell;
• nennen Sie das genaue Datum Ihres Ausscheidens;
• danken Sie Ihrem Arbeitgeber;
• bieten Sie Ihre Unterstützung in der Übergangszeit an;
• kommen Sie in Betreffzeile und Text direkt zur Sache und lassen Sie unnötige Details weg;
• verzichten Sie auf übertriebene Emotionen (negative wie überschwänglich positive);
• lesen Sie Ihre Kündigungs-E-Mail Korrektur und beheben Sie etwaige Fehler.

Wann immer Sie eine Kündigungs-E-Mail schreiben müssen, können Sie sich auf Blocks verlassen. Mit unserem Tool gestalten Sie die E-Mail genau so, wie Sie sie sich vorstellen, und der KI-Assistent liefert Ideen für Text und Betreffzeile Ihrer Kündigungs-E-Mail. Registrieren Sie sich kostenlos und probieren Sie es gleich aus.