Rechnungs-E-Mails schreiben und versenden: 10 Tipps

Der Cashflow ist der Treibstoff, der ein Unternehmen am Laufen hält. Dahinter steckt ein komplexer Prozess mit Dutzenden Kommunikationsschritten – und Rechnungen gehören zu den wichtigsten davon. Papierrechnungen gibt es seit Hunderten von Jahren, doch jetzt ist es Zeit, Drucker und Faxgerät in Rente zu schicken!

Hier kommen Rechnungs-E-Mails ins Spiel: eine bequeme Lösung, von der Ihr Unternehmen enorm profitiert. Und weil sie im Cashflow eine so große Rolle spielen, verdienen Rechnungs-E-Mails besondere Aufmerksamkeit.

In unserem Leitfaden erfahren Sie:

• wie Sie eine Rechnungs-E-Mail schreiben;
• wie Sie eine Rechnung per E-Mail versenden;
• wie Sie besonders wirksame Vorlagen für Rechnungs-E-Mails erstellen.

Was sind Rechnungs-E-Mails?

Kurz gesagt sind Rechnungs-E-Mails Transaktionsnachrichten, die Kunden über eine fällige Zahlung für Produkte oder Dienstleistungen informieren. Sie enthalten dieselben Angaben wie eine klassische Papierrechnung – der größte Unterschied ist im Grunde, dass sie digital ankommen.

Im Vergleich zur Papierversion bieten Rechnungs-E-Mails jedoch 5 handfeste Vorteile:

1. Vorlagen für Rechnungs-E-Mails sind schneller erstellt und lassen sich leicht bearbeiten.
2. Sie sind deutlich günstiger (keine Kosten für Papier, Druck und Postversand).
3. Dank ihrer digitalen Form sind Rechnungs-E-Mails viel schneller zugestellt.
4. Sie können bequemere Zahlungswege bieten (zum Beispiel einen direkten Link zur Onlinezahlung).
5. Auch wenn Ihr Kunde weit weg von Zuhause oder Büro ist, erreicht ihn Ihre Rechnungs-E-Mail – solange eine Internetverbindung besteht.

Wie schreibt man eine Rechnungs-E-Mail?

Das Wichtigste zuerst: Sehen wir uns an, wie Sie eine Rechnungs-E-Mail richtig schreiben und was hineingehört. Mit diesen Tipps gestalten Sie eine Vorlage für Rechnungs-E-Mails, die zu Ihrem Geschäft passt:

1. Nennen Sie den Zweck in der Betreffzeile. 69% der Empfänger melden eine E-Mail allein wegen der Betreffzeile als Spam. Ein verständlicher, aussagekräftiger Betreff ist daher für jede geschäftliche E-Mail ein Muss – auch für Rechnungen.

Bildquelle: Gitnux

Nennen Sie den Zweck Ihrer E-Mail direkt in der Betreffzeile. Nehmen Sie die wichtigsten Angaben auf (etwa Rechnungsnummer, Produkt/Dienstleistung und Name des Kunden), damit die Nachricht auffällt und ihre Bedeutung sofort klar ist.

2. Personalisieren Sie. Bei Rechnungs-E-Mails ist Personalisierung nicht nur gute Praxis, sondern echte Notwendigkeit. Hier sind 2 Gründe, warum Sie sowohl die Betreffzeile als auch den Text der E-Mail personalisieren sollten:

• Der Name des Empfängers in der Rechnungs-E-Mail zeigt, für wen die Rechnung bestimmt ist (das erleichtert auch die Ablage und klärt Rückfragen);
• Personalisierung verleiht selbst einer automatisierten Transaktionsnachricht eine persönliche Note.

3. Bleiben Sie klar und professionell. Jede Nachricht an Ihre Kunden prägt deren Eindruck von Ihnen. Schlagen Sie in Rechnungs-E-Mails immer einen höflichen, professionellen Ton an. Formulieren Sie respektvoll und eindeutig, was Sie mitteilen möchten, damit keine Missverständnisse entstehen.

4. Geben Sie alle nötigen Informationen an. Ihre Vorlage für Rechnungs-E-Mails muss alle wichtigen Daten zur Zahlung enthalten. Der Inhalt unterscheidet sich je nach Unternehmen leicht, doch eine typische Rechnungs-E-Mail enthält:

• Rechnungsnummer;
• Liste der Produkte/Dienstleistungen;
• Rechnungsbetrag;
• akzeptierte Zahlungsmethoden;
• Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum;
• Kontaktdaten Ihres Unternehmens;
• alle Details, die Sie (oder Ihr Kunde) für wichtig halten.

5. Machen Sie das Bezahlen leicht. 70% der Kunden sind bereit, mehr für Produkte und Dienstleistungen zu zahlen, wenn ihnen ein bequemes Kauferlebnis garantiert ist. Genau deshalb sollten Sie in Ihrer Rechnungs-E-Mail jeden unnötigen Aufwand vermeiden und für einen unkomplizierten Zahlungsvorgang sorgen.

Bieten Sie mehrere Zahlungsmethoden an und lassen Sie den Kunden die passende wählen. Das verbessert nicht nur das Kundenerlebnis, sondern zeigt auch, dass Sie Ihre Kunden respektieren und ihnen in jeder Phase entgegenkommen.

6. Prüfen und Korrektur lesen. Zum Schluss müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Vorlage für Rechnungs-E-Mails korrekt und fehlerfrei ist, bevor Sie sie einsetzen. Lesen Sie sie sorgfältig Korrektur, prüfen Sie jedes Detail und beheben Sie Tipp- und sonstige Fehler.

Wozu brauche ich eine Vorlage für Rechnungs-E-Mails?

Eine Vorlage für Rechnungs-E-Mails spart Zeit und macht den ganzen Ablauf noch bequemer! Sie lohnt sich für jedes Unternehmen, egal wie groß. Wenn Zeit Geld ist, sind Vorlagen für Rechnungs-E-Mails eine erstklassige Lösung.

Und das gilt nicht nur für Unternehmen! Eine gut gemachte Vorlage erleichtert auch Freelancern das Leben: Nehmen Sie einfach die fertige Vorlage, tragen Sie die nötigen Daten ein – fertig!

Mit Blocks ist das Erstellen einer wirkungsvollen E-Mail-Vorlage ein Kinderspiel, auch ganz ohne Vorkenntnisse. Hier sind 2 Wege dafür:

1. Von Grund auf neu erstellen. Registrieren Sie sich kostenlos und gestalten Sie Ihre E-Mails von Anfang an selbst! Entwerfen Sie in wenigen Minuten eine vollwertige HTML-Vorlage für Rechnungs-E-Mails oder eine Nur-Text-Nachricht. Unser Tool bietet alles, damit das Erstellen von E-Mails ganz leicht von der Hand geht!

2. Eine fertige Vorlage nutzen. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, und brauchen ein Beispiel? Besuchen Sie die Vorlagengalerie! Dort finden Sie eine große Auswahl an schönen E-Mails für alle Anforderungen und Bedürfnisse. Wählen Sie einfach die passende aus und passen Sie sie an Ihr Geschäft an!

Wie versendet man eine Rechnung per E-Mail?

Sie wissen jetzt, wie Sie eine wirkungsvolle Rechnungs-E-Mail schreiben. Nun geht es um eine weitere wichtige Fähigkeit: eine Rechnung richtig per E-Mail zu versenden. Darauf sollten Sie achten:

1. Schicken Sie die Rechnung rechtzeitig. Lassen Sie Ihren Kunden Spielraum und versenden Sie die Rechnung einige Tage vor der Frist. So hat er genug Zeit, alle nötigen Schritte zu erledigen.

Der Vorlauf sollte aber auch nicht zu lang sein: Sonst geht die Rechnung zwischen anderen E-Mails unter und gerät in Vergessenheit. Und wenn die Zahlung noch nicht eingegangen ist, schicken Sie 24 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung.

2. Hängen Sie die Rechnung als separate Datei an. Sie können die Rechnung direkt in den Text der E-Mail einbauen oder als eigenes Dokument anhängen. Nennen Sie zum Beispiel die wichtigsten Angaben in der E-Mail und liefern Sie die Details in einer angehängten Datei:

• als PDF-Dokument;
• als XML-Tabelle;
• oder sogar als PNG/JPEG-Bild.

Word-Dateien sollten Sie für Rechnungen dagegen besser meiden. Nutzt Ihr Kunde eine andere Softwareversion, kann das zu Kompatibilitäts- und Formatierungsproblemen führen.

3. Senden Sie nach der Zahlung eine Bestätigung. Schicken Sie nach erfolgreicher Transaktion eine Bestätigung oder eine Quittung. Sie dient als zusätzlicher Beleg, dass alles geklappt hat.

Diese Nachricht von Typeform ist dafür ein perfektes Beispiel: Sie ist Bestätigung und Rechnungs-E-Mail zugleich.

4. Informieren Sie bei Zahlungsverzug oder Problemen. Wenn der Kunde mit der Zahlung im Verzug ist (oder technische Probleme auftreten), weisen Sie ihn freundlich darauf hin. Reagieren Sie zügig und senden Sie 1 oder 2 Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine Zahlungserinnerung.

Weisen Sie den Empfänger auf die Folgen einer verspäteten Zahlung hin (so wie Squarespace im folgenden Beispiel). Bleiben Sie dabei aber immer professionell und lassen Sie sich nie zu unhöflichen Vorwürfen hinreißen.

Beispiele für Rechnungs-E-Mails von Blocks

Und jetzt ein kleiner Vorsprung für Sie! Wir teilen gern unsere einsatzbereiten Beispiele für Rechnungs-E-Mails – so müssen Sie sich keine Ideen aus dem Nichts ausdenken.

Sehen Sie sich zuerst diese HTML-Vorlage für Rechnungs-E-Mails an: Sie steckt voller Bilder und enthält alle nötigen Elemente vom Header bis zum Footer – eine perfekte Grundlage für Ihre Rechnungen. Passen Sie sie nach Belieben an oder nutzen Sie sie als Beispiel, um Ihre eigene Vorlage von Grund auf zu erstellen!

Quelle: Vorlage von Blocks

Sie brauchen lieber eine reine Textvariante? Dann sehen Sie sich dieses einfache, aber wirkungsvolle Beispiel an. Es eignet sich gut für regelmäßige Rechnungen: Fügen Sie es einfach in Ihre Blocks-Vorlage ein, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor – und los geht’s!

Betreffzeile: [Name des Kunden], Ihre Rechnung Nr. [Nummer] für [Dienstleistung/Produkt]

Sehr geehrte/r [Name des Kunden],

anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. [Nummer] für [Dienstleistung/Produkt], die [Ihr Unternehmen] für Sie erbracht hat. Der Gesamtbetrag beläuft sich auf [Betrag] und ist bis zum [Datum] fällig. Bitte begleichen Sie die Rechnung fristgerecht, um Verzugsgebühren zu vermeiden.

Rechnungsdetails: [Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum usw.]

Abrechnungsdetails: [Dienstleistung/Produkt, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag usw.]

Zahlungsmethoden: [Zahlungsmethoden, Details und Hinweise]

Bei Fragen oder Anmerkungen zu dieser Rechnung erreichen Sie uns jederzeit unter [Ihre Kontaktdaten].

Vielen Dank, dass Sie sich für [Ihr Unternehmen] entschieden haben. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name und Ihre Position]

Zum Schluss haben wir noch ein Beispiel für eine Zahlungserinnerung bei überfälliger Rechnung. Sie bleibt durchgehend höflich, aber unmissverständlich – genau richtig, um den Kunden an die ausstehende Zahlung zu erinnern.

Betreffzeile: Erinnerung: Überfällige Rechnung für [Dienstleistung/Produkt]

Sehr geehrte/r [Name des Kunden],

wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] für [Dienstleistung/Produkt], die [Ihr Unternehmen] für Sie erbracht hat, seit [Anzahl] Tagen überfällig ist.

Wir gehen davon aus, dass es sich um ein Versehen handelt, und bitten Sie, den offenen Betrag baldmöglichst über eine der unten genannten Zahlungsmethoden zu begleichen.

Rechnungsdetails: [Rechnungsnummer und -datum, ursprüngliches und aktuelles Fälligkeitsdatum usw.]

Abrechnungsdetails: [Dienstleistung/Produkt, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag usw.]

Zahlungsmethoden: [Zahlungsmethoden, Details und Hinweise]

Bitte beachten Sie: Geht die Zahlung nicht innerhalb der nächsten [Anzahl] Tage ein, können wir die Leistungen gemäß unseren Nutzungsbedingungen aussetzen und zusätzliche Verzugsgebühren erheben.

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Rechnung haben oder Unterstützung bei der Zahlung benötigen, wenden Sie sich gern an uns unter [Ihre Kontaktdaten].

Vielen Dank, dass Sie sich zeitnah darum kümmern. Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Ihnen und danken Ihnen für Ihre Unterstützung bei der Klärung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name und Ihre Position]

Fazit

Eine Rechnungs-E-Mail ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist ein wirksames Instrument, das den Ruf Ihrer Marke pflegt und sogar den Cashflow verbessern kann. Diese Kernpunkte sind Ihr Spickzettel für wirkungsvolle Vorlagen für Rechnungs-E-Mails:

• seien Sie klar und direkt, schon ab der Betreffzeile;
• sprechen Sie den Kunden mit Namen an;
• bleiben Sie höflich und professionell;
• geben Sie alle nötigen Daten an;
• lesen Sie Ihre Vorlage sorgfältig Korrektur und beheben Sie alle Fehler;
• machen Sie Ihrem Kunden das Bezahlen leicht;
• hängen Sie die Rechnung selbst als separate Datei an;
• lassen Sie dem Kunden Spielraum und senden Sie nach erfolgreicher Zahlung eine Bestätigung;
• informieren Sie den Kunden bei Zahlungsverzug und bei Problemen.

Ob visuell aufwendig oder textbasiert: Mit Blocks erstellen Sie wirkungsvolle Vorlagen für Rechnungs-E-Mails jeder Art. Nutzen Sie die fertigen Beispiele als Grundlage oder gestalten Sie alles von Grund auf – das Ergebnis wird Sie in jedem Fall überzeugen!