E-mails de facturation : 10 conseils pour être payé
La trésorerie est le carburant de toute entreprise. C’est un processus complexe, fait de dizaines d’échanges, et les factures en sont l’un des maillons les plus vitaux. Les factures papier existent depuis des siècles, mais il est temps de ranger l’imprimante et le fax !
Place aux e-mails de facturation : une solution pratique qui va beaucoup apporter à votre entreprise. Et comme ils jouent un rôle clé dans la trésorerie, ces e-mails méritent une attention particulière.
Suivez notre guide pour apprendre :
- comment rédiger un e-mail de facturation ;
- comment envoyer une facture par e-mail ;
- comment créer des modèles d’e-mails de facturation vraiment efficaces.
Qu’est-ce qu’un e-mail de facturation ?
En bref, un e-mail de facturation est un message transactionnel qui informe le client d’un paiement dû pour des produits ou des services. Il contient toutes les informations d’une facture papier classique ; la grande différence, c’est qu’il arrive sous forme numérique.
Par rapport aux factures papier, les e-mails de facturation offrent pourtant 5 avantages précieux :
- Les modèles d’e-mails de facturation se produisent plus vite et se modifient facilement.
- Ils coûtent bien moins cher (pas de papier, d’impression ni d’envoi postal).
- Numériques, ils mettent beaucoup moins de temps à arriver.
- Ils peuvent proposer des moyens de paiement plus pratiques (par exemple, un lien direct de paiement en ligne).
- Même loin de chez lui ou de son bureau, votre client recevra votre e-mail de facturation, du moment qu’il a une connexion Internet.
Comment rédiger un e-mail de facturation ?
Commençons par le commencement : voyons comment bien rédiger un e-mail de facturation et ce qu’il doit contenir. Ces conseils vous aideront à concevoir un modèle d’e-mail de facturation adapté aux besoins de votre entreprise :
1. Annoncez l’objet du message dès l’objet de l’e-mail. 69 % des destinataires signalent un e-mail comme spam sur la seule base de son objet. Un objet cohérent et informatif est indispensable pour tout e-mail professionnel, factures comprises.
Source de l’image : Gitnux
Indiquez la raison de votre e-mail directement dans l’objet. Ajoutez les informations les plus importantes (numéro de facture, produit ou service, nom du client) pour qu’il se remarque et souligne l’importance de votre message.
2. Personnalisez. Pour un e-mail de facturation, la personnalisation n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une vraie nécessité. Voici 2 raisons de personnaliser à la fois l’objet et le texte de l’e-mail :
- le nom du destinataire indique à qui la facture est destinée (ce qui facilite aussi l’archivage et le traitement des éventuelles questions) ;
- la personnalisation apporte une touche humaine, même à un message transactionnel automatisé.
3. Restez clair et professionnel. Chaque échange avec votre client façonne l’image qu’il a de vous. Adoptez toujours un ton poli et professionnel dans vos e-mails de facturation. Soyez respectueux, dites clairement ce que vous voulez communiquer et ne laissez aucune place aux malentendus.
4. Incluez toutes les informations nécessaires. Votre modèle d’e-mail de facturation doit contenir toutes les données importantes liées au paiement. Le contenu varie un peu d’une entreprise à l’autre, mais un exemple type d’e-mail de facturation comporte :
- le numéro de facture ;
- la liste des produits ou services ;
- le montant facturé ;
- les moyens de paiement acceptés ;
- les dates d’émission et d’échéance ;
- les coordonnées de votre entreprise ;
- tout détail que vous (ou votre client) jugez important.
5. Simplifiez le paiement. 70 % des clients sont prêts à payer plus cher des produits et des services si on leur garantit un achat pratique. C’est justement pour cela qu’il faut supprimer toute complication inutile de votre e-mail de facturation et rendre le paiement aussi simple que possible.
Proposez plusieurs moyens de paiement et laissez le client choisir celui qui lui convient le mieux. Vous améliorez ainsi l’expérience client tout en montrant que vous respectez vos clients et leur facilitez la vie à chaque étape.
6. Relisez et corrigez. Enfin, assurez-vous que votre modèle d’e-mail de facturation est exact et sans erreur avant de l’utiliser. Relisez-le attentivement, vérifiez chaque détail et corrigez les coquilles et les erreurs.
Pourquoi utiliser un modèle d’e-mail de facturation ?
Un modèle d’e-mail de facturation fait gagner du temps et rend le processus encore plus pratique ! Il sera utile à toute entreprise, quelle que soit sa taille. Quand le temps, c’est de l’argent, les modèles d’e-mails de facturation sont une solution de premier ordre.
Et ce n’est pas réservé aux entreprises ! Un modèle bien conçu simplifie aussi la vie des freelances : prenez le modèle d’e-mail de facturation prêt à l’emploi, remplissez les données nécessaires, et le tour est joué !
Avec Blocks, créer un modèle d’e-mail efficace est un jeu d’enfant, même sans aucune expérience. Voici 2 façons de faire :
1. Partir de zéro. Inscrivez-vous gratuitement et créez d’excellents e-mails de A à Z ! Concevez un modèle d’e-mail de facturation HTML complet ou rédigez un message en texte brut en quelques minutes. Notre outil vous donne tout ce qu’il faut pour créer vos e-mails sans effort !
2. Utiliser un modèle prêt à l’emploi. Vous ne savez pas par où commencer et cherchez un exemple ? Rendez-vous dans la galerie de modèles ! Elle propose une foule de beaux e-mails, conçus pour répondre à toutes les exigences. Choisissez celui qui vous plaît et adaptez-le aux besoins de votre entreprise !
Comment envoyer une facture par e-mail ?
Vous savez maintenant rédiger un e-mail de facturation efficace. Place à une autre compétence importante : bien envoyer une facture par e-mail. Voici ce qu’il faut garder en tête :
1. Envoyez la facture à l’avance. Laissez de la marge au client et envoyez la facture par e-mail quelques jours avant l’échéance. Il aura ainsi le temps d’accomplir toutes les démarches nécessaires.
Sans trop d’avance toutefois : sinon, la facture risque de se perdre parmi les autres e-mails et de sortir de l’esprit du client. Et si le paiement n’a toujours pas été effectué, envoyez une relance 24 heures avant l’échéance.
2. Joignez la facture dans un fichier à part. Vous pouvez intégrer la facture au corps de l’e-mail ou la joindre dans un document séparé. Par exemple, indiquez les informations de base dans l’e-mail et donnez le détail dans une pièce jointe :
- un document PDF ;
- un tableau XML ;
- ou même une image PNG/JPEG.
Mieux vaut en revanche éviter les fichiers Word pour vos factures. Si votre client utilise une autre version du logiciel, vous risquez des problèmes de compatibilité et de mise en forme.
3. Envoyez une confirmation après le paiement. Après une transaction réussie, envoyez une confirmation ou un reçu. Ce sera une preuve supplémentaire que tout s’est bien passé.
Ce message de Typeform l’illustre parfaitement : il sert à la fois d’e-mail de confirmation et d’exemple d’e-mail de facturation.
4. Prévenez en cas de retard ou de problème. Si le client tarde à régler la facture (ou si un problème technique survient), informez-le avec courtoisie. Réagissez vite et envoyez un e-mail de facture impayée 1 ou 2 jours après l’échéance.
Prévenez l’abonné des conséquences d’un retard de paiement (comme l’a fait Squarespace dans l’exemple d’e-mail de facturation ci-dessous). Mais dans tous les cas, restez professionnel et ne tombez jamais dans les accusations désobligeantes.
Exemples d’e-mails de facturation par Blocks
Et maintenant, un petit coup de pouce ! Voici nos exemples d’e-mails de facturation prêts à l’emploi : inutile de partir de zéro.
Commencez par ce modèle d’e-mail de facturation HTML : riche en visuels et doté de tous les éléments nécessaires, de l’en-tête au pied de page, il fera une base parfaite pour vos factures. Personnalisez-le à votre guise ou servez-vous-en comme exemple pour créer votre propre modèle de A à Z !
Source : modèle Blocks
Vous préférez une version en texte ? Voici un exemple d’e-mail de facturation simple mais efficace. Il convient parfaitement aux factures courantes : collez-le dans votre modèle Blocks, faites les modifications nécessaires, et c’est parti !
Objet : [Nom du client], votre facture n° [Numéro] pour [Service/Produit]
Bonjour [Nom du client],
Vous trouverez ci-joint la facture n° [Numéro] pour [Service/Produit] fourni par [Votre entreprise]. Le montant total s’élève à [Montant], à régler avant le [Date]. Merci de bien vouloir régler cette facture avant l’échéance afin d’éviter toute pénalité de retard.
Détails de la facture : [Numéro de facture, date de facture, date d’échéance, etc.]
Détails de facturation : [Service/Produit, quantité, tarif/prix unitaire, montant total, etc.]
Moyens de paiement : [Moyens de paiement, détails et instructions]
Pour toute question concernant cette facture, n’hésitez pas à nous contacter : [Vos coordonnées].
Merci d’avoir choisi [Votre entreprise]. Nous nous réjouissons de travailler de nouveau avec vous.
Bien cordialement,
[Votre nom et fonction]
Pour finir, voici un exemple d’e-mail de facture impayée. Poli mais direct du début à la fin, c’est exactement ce qu’il vous faut pour rappeler au client son retard de paiement.
Objet : Rappel : facture impayée pour [Service/Produit]
Bonjour [Nom du client],
Nous nous permettons de vous rappeler que la facture n° [Numéro] d’un montant de [Montant] pour [Service/Produit] fourni par [Votre entreprise] est actuellement en retard de [Nombre] jours.
Nous comprenons que ce retard puisse être involontaire et vous prions de bien vouloir régler le solde dû dans les meilleurs délais, par l’un des moyens de paiement indiqués ci-dessous.
Détails de la facture : [Numéro et date de facture, échéances initiale et actuelle, etc.]
Détails de facturation : [Service/Produit, quantité, tarif/prix unitaire, montant total, etc.]
Moyens de paiement : [Moyens de paiement, détails et instructions]
Veuillez noter qu’à défaut de paiement dans les [Nombre] prochains jours, les services pourront être suspendus et des pénalités de retard appliquées, conformément à nos conditions d’utilisation.
Pour toute question concernant cette facture ou si vous avez besoin d’aide pour le paiement, n’hésitez pas à nous contacter : [Vos coordonnées].
Merci de l’attention que vous porterez rapidement à ce dossier. Nous tenons à notre collaboration et vous remercions de nous aider à régler cette situation.
Bien cordialement,
[Votre nom et fonction]
Conclusion
Un e-mail de facturation est bien plus qu’une demande de paiement : c’est un outil efficace qui aide à préserver la réputation de votre marque et peut même améliorer votre trésorerie. Ces points clés vous serviront d’antisèche pour bien concevoir vos modèles d’e-mails de facturation :
- soyez clair et direct dès l’objet de l’e-mail ;
- appelez le client par son nom ;
- restez poli et professionnel ;
- incluez toutes les données nécessaires ;
- relisez attentivement votre modèle d’e-mail de facturation et corrigez les erreurs ;
- simplifiez le paiement pour votre client ;
- joignez la facture elle-même dans un fichier à part ;
- laissez au client le temps d’agir et envoyez une confirmation après le paiement ;
- prévenez le client en cas de retard ou de problème.
Visuel ou textuel, Blocks vous aidera à créer un modèle d’e-mail de facturation efficace, quel qu’il soit. Partez de nos exemples prêts à l’emploi ou créez tout de A à Z : dans tous les cas, le résultat ne vous décevra pas !