Email con fattura: come scriverle e inviarle in 10 consigli
Il flusso di cassa è il carburante che fa andare avanti un’azienda. È un processo complesso fatto di decine di scambi, e le fatture sono tra i più importanti. Le fatture cartacee esistono da secoli, ma è ora di mandare in pensione stampante e fax!
Ecco allora le email con fattura: una soluzione comoda che porterà parecchi vantaggi alla tua attività. E visto che hanno un ruolo enorme nel flusso di cassa, meritano un’attenzione particolare.
Segui la nostra guida per scoprire:
- come scrivere un’email con fattura;
- come inviare una fattura via email;
- come creare i modelli di email con fattura più efficaci.
Cosa sono le email con fattura?
In poche parole, le email con fattura sono messaggi transazionali che informano il cliente di un pagamento dovuto per prodotti o servizi. Contengono tutte le informazioni di una normale fattura cartacea: la differenza principale è che arrivano in formato digitale.
Rispetto alla carta, però, le email con fattura offrono 5 vantaggi preziosi:
- I modelli di email con fattura si preparano più in fretta e si modificano facilmente.
- Costano molto meno (niente spese per carta, stampa e spedizione postale).
- Essendo digitali, le email con fattura arrivano a destinazione molto più velocemente.
- Possono offrire metodi di pagamento più comodi (per esempio un link diretto per pagare online).
- Anche se il cliente è lontano da casa o dall’ufficio, riceverà comunque la tua email con fattura, purché abbia una connessione a Internet.
Come scrivere un’email con fattura?
Prima di tutto vediamo come scrivere per bene un’email con fattura e cosa metterci dentro. Questi consigli ti aiuteranno a progettare un modello di email con fattura su misura per la tua attività:
1. Indica lo scopo nell’oggetto. Il 69% dei destinatari segnala un’email come spam basandosi solo sull’oggetto. Scriverne uno chiaro e informativo è d’obbligo per tutte le email di lavoro, fatture comprese.
Fonte dell’immagine: Gitnux
Indica lo scopo dell’email direttamente nell’oggetto. Inserisci alcune delle informazioni più importanti (cioè numero della fattura, prodotto/servizio e nome del cliente) per renderla ben visibile e sottolineare l’importanza del messaggio.
2. Personalizza. Per le email con fattura la personalizzazione non è solo una buona pratica, ma una vera necessità. Ecco 2 motivi per personalizzare sia l’oggetto sia il testo dell’email:
- il nome del destinatario nell’email indica a chi è intestata la fattura (comodo anche per l’archiviazione e in caso di domande);
- la personalizzazione aggiunge un tocco umano anche a un messaggio transazionale automatico.
3. Resta chiaro e professionale. Ogni scambio con il cliente influisce sull’impressione che si fa di te. Usa sempre un tono cortese e professionale nelle email con fattura. Sii rispettoso e chiaro su ciò che vuoi comunicare ed elimina ogni possibile fraintendimento.
4. Inserisci tutte le informazioni necessarie. Il tuo modello di email con fattura deve contenere tutti i dati importanti legati al pagamento. Il contenuto può variare un po’ da un’attività all’altra, ma un tipico esempio di email con fattura contiene:
- numero della fattura;
- elenco di prodotti/servizi;
- importo da pagare;
- metodi di pagamento accettati;
- data di emissione e di scadenza;
- recapiti della tua azienda;
- qualsiasi dettaglio che tu (o il tuo cliente) ritenga importante.
5. Rendi facile il pagamento. Il 70% dei clienti è disposto a pagare di più per prodotti e servizi se ha la garanzia di un acquisto comodo. Proprio per questo è fondamentale eliminare dall’email con fattura ogni complicazione superflua e fare in modo che pagare sia semplicissimo.
Offri più metodi di pagamento e lascia che il cliente scelga quello che preferisce. Così migliori l’esperienza del cliente e dimostri di rispettarlo e di volergli semplificare la vita in ogni fase.
6. Rileggi e correggi. Infine, prima di usare il tuo modello di email con fattura, assicurati che sia corretto e senza errori. Rileggilo con attenzione, controlla ogni dettaglio e correggi refusi e sbagli.
Perché mi serve un modello di email con fattura?
Un modello di email con fattura è perfetto per risparmiare tempo e rendere il processo ancora più pratico! Si rivela prezioso per qualsiasi attività, grande o piccola. Quando il tempo è denaro, i modelli di email con fattura sono una soluzione di prim’ordine.
E non vale solo per le aziende! Un modello ben fatto semplifica la vita anche ai freelance: prendi il modello pronto, inserisci i dati richiesti ed è fatta!
Con Blocks creare un modello di email efficace è un gioco da ragazzi, anche senza alcuna esperienza. Ecco 2 modi per farlo:
1. Parti da zero. Registrati gratis e crea da zero le tue email perfette! Progetta un modello di email con fattura in HTML completo oppure un messaggio in testo semplice in pochi minuti. Il nostro strumento ti dà tutto quello che serve per creare email senza fatica!
2. Usa un modello pronto. Non sai da dove cominciare e ti serve un esempio? Visita la galleria di modelli! Troverai tantissime email belle da vedere, pensate per ogni esigenza. Scegli quella che ti piace e adattala alla tua attività!
Come inviare una fattura via email?
Hai imparato a scrivere un’email con fattura efficace. Ora è il momento di padroneggiare un’altra abilità importante: inviare correttamente una fattura via email. Ecco cosa tenere a mente:
1. Invia la fattura in anticipo. Lascia al cliente il tempo di agire e invia la fattura via email qualche giorno prima della scadenza. Così avrà tutto il tempo per sbrigare le procedure necessarie.
Il margine, però, non deve essere eccessivo: altrimenti la fattura rischia di perdersi tra le altre email e di finire nel dimenticatoio. E se il pagamento non è ancora arrivato, invia un promemoria 24 ore prima della scadenza.
2. Allega la fattura come file separato. Puoi inserire la fattura direttamente nel corpo dell’email oppure allegarla come documento a parte. Per esempio, riporta le informazioni essenziali nell’email e metti i dettagli in un file allegato:
- un documento PDF;
- una tabella XML;
- o anche un’immagine PNG/JPEG.
È meglio invece evitare i file Word per le fatture. Se il cliente usa una versione diversa del software, potrebbero nascere problemi di compatibilità e formattazione.
3. Invia una conferma dopo il pagamento. Dopo che la transazione è andata a buon fine, invia una conferma o una ricevuta. Servirà come ulteriore prova che è andato tutto liscio.
Questo messaggio di Typeform ne è un esempio perfetto: fa da conferma e da email con fattura allo stesso tempo.
4. Avvisa in caso di ritardo o di problemi. Se il cliente è in ritardo con il pagamento (o se emergono problemi tecnici), avvisalo con gentilezza. Muoviti in fretta e invia un sollecito 1 o 2 giorni dopo la scadenza.
Informa il cliente delle conseguenze del ritardo (come ha fatto Squarespace nell’esempio qui sotto). In ogni caso, resta sempre professionale e non passare mai ad accuse sgarbate.
Esempi di email con fattura di Blocks
E ora un piccolo aiuto per partire avvantaggiato! Siamo felici di condividere i nostri esempi di email con fattura pronti all’uso: niente più idee da inventare da zero.
Per cominciare, guarda questo modello di email con fattura in HTML: ricco di elementi visivi e di tutto il necessario, dall’header al footer, è la base perfetta per le tue fatture. Personalizzalo come preferisci o usalo come esempio per creare da zero il tuo modello unico!
Fonte: modello di Blocks
Preferisci una versione solo testo? Guarda questo esempio di email con fattura, semplice ma efficace. È perfetto per le fatture ricorrenti: incollalo nel tuo modello Blocks, fai le modifiche necessarie e mettilo all’opera!
Oggetto: [Nome del cliente], la tua fattura n. [Numero] per [Servizio/Prodotto]
Gentile [Nome del cliente],
in allegato trovi la fattura n. [Numero] relativa a [Servizio/Prodotto] fornito da [La tua azienda]. L’importo totale è di [Importo], da saldare entro il [Data]. Ti chiediamo cortesemente di pagare la fattura entro la scadenza per evitare eventuali penali di mora.
Dettagli della fattura: [Numero della fattura, data della fattura, data di scadenza ecc.]
Dettagli di fatturazione: [Servizio/Prodotto, quantità, tariffa/prezzo unitario, importo totale ecc.]
Metodi di pagamento: [Metodi di pagamento, dettagli e istruzioni]
Per qualsiasi domanda o dubbio su questa fattura, contattaci pure a [I tuoi recapiti].
Grazie per aver scelto [La tua azienda]. Non vediamo l’ora di lavorare di nuovo con te.
Un caro saluto,
[Il tuo nome e ruolo]
Per ultimo, ecco un esempio di sollecito per una fattura scaduta. Resta cortese ma diretto dall’inizio alla fine ed è proprio quello che ti serve per ricordare al cliente il pagamento in ritardo.
Oggetto: Promemoria: fattura scaduta per [Servizio/Prodotto]
Gentile [Nome del cliente],
ti ricordiamo che la fattura n. [Numero] di [Importo] relativa a [Servizio/Prodotto] fornito da [La tua azienda] risulta scaduta da [Numero] giorni.
Capiamo che il ritardo possa essere involontario e ti chiediamo cortesemente di saldare l’importo dovuto appena possibile, con uno dei metodi di pagamento indicati qui sotto.
Dettagli della fattura: [Numero e data della fattura, scadenza originale e attuale ecc.]
Dettagli di fatturazione: [Servizio/Prodotto, quantità, tariffa/prezzo unitario, importo totale ecc.]
Metodi di pagamento: [Metodi di pagamento, dettagli e istruzioni]
Ti ricordiamo che il mancato pagamento entro i prossimi [Numero] giorni potrebbe comportare la sospensione dei servizi e ulteriori penali di mora, come previsto dai nostri Termini di servizio.
Per qualsiasi domanda o dubbio su questa fattura, o se ti serve aiuto con il pagamento, non esitare a contattarci a [I tuoi recapiti].
Grazie per l’attenzione che vorrai dedicare a questa comunicazione. Teniamo molto alla nostra collaborazione e apprezziamo il tuo aiuto nel risolvere la questione.
Un caro saluto,
[Il tuo nome e ruolo]
Conclusione
Un’email con fattura è molto più di una richiesta di pagamento: è uno strumento efficace che aiuta a tutelare la reputazione del brand e può perfino migliorare il flusso di cassa. Questi punti chiave saranno il tuo promemoria per creare modelli di email con fattura davvero efficaci:
- sii chiaro e diretto fin dall’oggetto dell’email;
- chiama il cliente per nome;
- resta cortese e professionale;
- inserisci tutti i dati necessari;
- rileggi con cura il modello di email con fattura e correggi ogni errore;
- rendi il pagamento facile per il cliente;
- allega la fattura come file separato;
- lascia al cliente il tempo di agire e invia una conferma dopo il pagamento;
- avvisa il cliente in caso di ritardo o di qualsiasi problema.
Che tu preferisca un design ricco di immagini o un messaggio solo testo, Blocks ti aiuterà a creare un modello di email con fattura efficace di qualsiasi tipo. Parti dagli esempi pronti o costruisci tutto da zero: in ogni caso, il risultato non ti deluderà!