E-mail de fatura: como escrever e enviar em 10 dicas
O fluxo de caixa é o combustível que faz o negócio andar. É um processo complexo, que envolve dezenas de comunicações, e as faturas estão entre as mais importantes delas. As faturas em papel existem há centenas de anos, mas chegou a hora de aposentar a impressora e o fax!
Entram em cena os e-mails de fatura: uma solução prática que traz muitos benefícios para o seu negócio. E, como têm um papel enorme no fluxo de caixa, os e-mails de fatura merecem atenção especial.
Siga nosso guia para aprender:
- como escrever um e-mail de fatura;
- como enviar uma fatura por e-mail;
- como criar seus modelos de e-mail de fatura mais eficazes.
O que são e-mails de fatura?
Resumindo, os e-mails de fatura são mensagens transacionais que informam o cliente sobre um pagamento devido por produtos ou serviços. Eles trazem todas as informações de uma fatura em papel tradicional; na prática, a grande diferença é que chegam em formato digital.
Mas, em comparação com as cópias em papel, os e-mails de fatura trazem 5 vantagens valiosas:
- Os modelos de e-mail de fatura são mais rápidos de produzir e fáceis de editar.
- Eles saem bem mais baratos (sem gastos com papel, impressão e envio pelo correio).
- Por serem digitais, os e-mails de fatura chegam muito mais rápido.
- Eles podem oferecer formas de pagamento mais práticas (por exemplo, um link direto para pagamento online).
- Mesmo que o cliente esteja longe de casa ou do escritório, ele vai receber seu e-mail de fatura, desde que tenha conexão com a internet.
Como escrever um e-mail de fatura?
Antes de tudo, vamos ver como escrever um e-mail de fatura do jeito certo e o que incluir nele. Estas dicas vão ajudar você a criar um modelo de e-mail de fatura de acordo com as necessidades do seu negócio:
1. Deixe o objetivo claro no assunto. 69% dos destinatários marcam um e-mail como spam só com base no assunto. Escrever um assunto coerente e informativo é obrigatório em todos os e-mails profissionais, inclusive nas faturas.
Fonte da imagem: Gitnux
Indique o objetivo do e-mail diretamente no assunto. Inclua algumas das informações mais importantes (como número da fatura, produto/serviço e nome do cliente) para chamar a atenção e mostrar a importância da mensagem.
2. Personalize. Nos e-mails de fatura, a personalização não é só uma boa prática, mas uma necessidade real. Veja 2 motivos para personalizar tanto o assunto quanto o texto do e-mail:
- o nome do destinatário no e-mail de fatura indica para quem a fatura se destina (o que também ajuda no controle dos registros e em caso de dúvidas);
- a personalização dá um toque humano até a uma mensagem transacional automática.
3. Seja claro e profissional. Cada contato com o cliente influencia a impressão que ele tem de você. Use sempre um tom educado e profissional nos seus e-mails de fatura. Seja respeitoso e claro sobre o que quer comunicar e elimine qualquer chance de mal-entendido.
4. Inclua todas as informações necessárias. Seu modelo de e-mail de fatura precisa conter todos os dados importantes sobre o pagamento. O conteúdo pode variar um pouco de um negócio para outro, mas um exemplo típico de e-mail de fatura traz:
- número da fatura;
- lista de produtos/serviços;
- valor cobrado;
- formas de pagamento aceitas;
- datas de emissão e de vencimento;
- contatos da sua empresa;
- quaisquer detalhes que você (ou seu cliente) considere importantes.
5. Facilite o pagamento. 70% dos clientes aceitam pagar mais por produtos e serviços se tiverem a garantia de uma experiência de compra prática. É exatamente por isso que é essencial eliminar qualquer complicação desnecessária do seu e-mail de fatura e garantir que o pagamento seja simples.
Ofereça várias formas de pagamento e deixe o cliente escolher a mais conveniente. Isso não só melhora a experiência do cliente, como também mostra que você o respeita e está pronto para facilitar a vida dele em cada etapa.
6. Revise tudo. Por fim, garanta que seu modelo de e-mail de fatura esteja correto e sem erros antes de colocá-lo para funcionar. Revise com cuidado, confira cada detalhe e corrija erros de digitação ou de conteúdo.
Por que preciso de um modelo de e-mail de fatura?
Um modelo de e-mail de fatura é ótimo para economizar tempo e deixar o processo ainda mais prático! Ele é valioso para qualquer negócio, seja qual for o tamanho. Quando tempo é dinheiro, os modelos de e-mail de fatura são uma solução de primeira.
E não é só para empresas! Um modelo bem-feito também facilita a vida de freelancers: basta pegar o modelo de e-mail de fatura pronto, preencher os dados necessários e pronto!
Com o Blocks, criar um modelo de e-mail eficaz é moleza, mesmo sem nenhuma experiência. Veja 2 formas de fazer isso:
1. Crie do zero. Cadastre-se de graça e monte seus e-mails do zero! Crie um modelo de e-mail de fatura HTML completo ou uma mensagem em texto simples em questão de minutos. Nossa ferramenta tem tudo o que você precisa para montar e-mails sem esforço!
2. Use um modelo pronto. Não sabe por onde começar e precisa de um exemplo? Visite a galeria de modelos! Ela tem uma grande variedade de e-mails bonitos, criados para atender a qualquer exigência e necessidade. É só escolher o que você gostar e adaptá-lo às necessidades do seu negócio!
Como enviar uma fatura por e-mail?
Você já aprendeu a escrever um e-mail de fatura eficaz. Agora é hora de dominar outra habilidade importante: enviar uma fatura por e-mail do jeito certo. Veja o que ter em mente:
1. Envie a fatura com antecedência. Dê espaço para o cliente agir e envie a fatura por e-mail alguns dias antes do prazo. Assim, ele terá tempo suficiente para cumprir todos os procedimentos necessários.
Mas a antecedência não deve ser grande demais: caso contrário, a fatura pode se perder entre outros e-mails e cair no esquecimento. E, se o pagamento ainda não tiver sido feito, envie um lembrete 24 horas antes do vencimento.
2. Anexe a fatura como arquivo separado. Você pode incluir a fatura no próprio corpo do e-mail ou anexá-la como documento separado. Por exemplo, coloque as informações básicas no e-mail e os detalhes em um arquivo anexo:
- um documento PDF;
- uma tabela XML;
- ou até uma imagem PNG/JPEG.
Por outro lado, é melhor evitar arquivos do Word nas faturas. Se o cliente usar outra versão do programa, podem surgir problemas de compatibilidade e formatação.
3. Envie uma confirmação depois do pagamento. Envie uma confirmação ou um recibo depois que a transação for concluída. Isso serve como prova adicional de que tudo correu bem.
Esta mensagem do Typeform ilustra isso perfeitamente e funciona ao mesmo tempo como exemplo de confirmação e de e-mail de fatura.
4. Avise em caso de atraso ou de algum problema. Se o cliente atrasar o pagamento da fatura (ou se surgir algum problema técnico), avise-o com gentileza. Aja rápido e envie um e-mail de fatura vencida 1 ou 2 dias depois do vencimento.
Avise o assinante sobre as consequências do atraso (como a Squarespace fez no exemplo de e-mail de fatura abaixo). Mas, em qualquer caso, mantenha sempre o profissionalismo e nunca parta para acusações grosseiras.
Exemplos de e-mails de fatura do Blocks
E agora uma ajudinha para começar! Temos o prazer de compartilhar nossos exemplos de e-mails de fatura prontos para usar: você não precisa inventar tudo do zero.
Primeiro, confira este modelo de e-mail de fatura HTML: cheio de elementos visuais e com tudo o que é necessário, do cabeçalho ao rodapé, ele é uma base perfeita para as suas faturas. Personalize como quiser ou use-o como exemplo para criar seu próprio modelo do zero!
Fonte: modelo do Blocks
Prefere uma opção só em texto? Veja este exemplo de e-mail de fatura simples, mas eficaz. Ele funciona muito bem para faturas recorrentes: é só colar no seu modelo do Blocks, fazer as alterações necessárias e colocar para funcionar!
Assunto: [Nome do cliente], sua fatura nº [Número] referente a [Serviço/Produto]
Prezado(a) [Nome do cliente],
Segue em anexo a fatura nº [Número] referente a [Serviço/Produto] fornecido por [Sua empresa]. O valor total é de [Valor], com vencimento em [Data]. Pedimos a gentileza de efetuar o pagamento até a data de vencimento para evitar multas por atraso.
Detalhes da fatura: [Número da fatura, data da fatura, data de vencimento etc.]
Detalhes da cobrança: [Serviço/Produto, quantidade, valor unitário, valor total etc.]
Formas de pagamento: [Formas de pagamento, dados e instruções]
Se tiver qualquer dúvida sobre esta fatura, fique à vontade para entrar em contato pelo [Seus dados de contato].
Obrigado por escolher a [Sua empresa]. Esperamos trabalhar com você novamente no futuro.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
Por último, temos um exemplo de e-mail de fatura vencida. Ele se mantém educado, mas direto do começo ao fim, e é exatamente o que você precisa para lembrar o cliente do pagamento em atraso.
Assunto: Lembrete: fatura vencida referente a [Serviço/Produto]
Prezado(a) [Nome do cliente],
Gostaríamos de lembrar que a fatura nº [Número], no valor de [Valor], referente a [Serviço/Produto] fornecido por [Sua empresa], está vencida há [Número] dias.
Entendemos que o atraso pode ter sido involuntário e pedimos a gentileza de quitar o saldo em aberto assim que possível, usando qualquer uma das formas de pagamento indicadas abaixo.
Detalhes da fatura: [Número e data da fatura, vencimento original e atual etc.]
Detalhes da cobrança: [Serviço/Produto, quantidade, valor unitário, valor total etc.]
Formas de pagamento: [Formas de pagamento, dados e instruções]
Lembramos que, caso o pagamento não seja feito nos próximos [Número] dias, os serviços poderão ser suspensos e poderão ser cobradas multas adicionais por atraso, conforme nossos Termos de Serviço.
Se tiver qualquer dúvida sobre esta fatura ou precisar de ajuda com o pagamento, não hesite em entrar em contato pelo [Seus dados de contato].
Agradecemos a atenção imediata a este assunto. Valorizamos a sua parceria e agradecemos a sua colaboração para resolver esta questão.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
Conclusão
Um e-mail de fatura é mais do que um simples pedido de pagamento: é um instrumento eficaz que ajuda a manter a reputação da sua marca e pode até melhorar o fluxo de caixa. Estes pontos principais vão servir de cola na hora de criar seus modelos de e-mail de fatura eficazes:
- seja claro e direto desde o assunto do e-mail de fatura;
- chame o cliente pelo nome;
- mantenha a educação e o profissionalismo;
- inclua todos os dados necessários;
- revise com cuidado seu modelo de e-mail de fatura e corrija os erros;
- facilite o pagamento para o cliente;
- anexe a fatura como arquivo separado;
- dê espaço para o cliente agir e envie uma confirmação depois da transação;
- avise o cliente em caso de atraso ou de qualquer problema.
Seja visualmente elaborado ou focado em texto, o Blocks ajuda você a criar um modelo de e-mail de fatura eficaz de qualquer tipo. Use os exemplos prontos como base ou crie tudo do zero: em qualquer caso, o resultado não vai decepcionar!