Cómo redactar y enviar emails de factura: 10 consejos
El flujo de caja es el combustible que mueve un negocio. Es un proceso complejo con decenas de comunicaciones de por medio, y las facturas están entre las más importantes. Las facturas en papel llevan cientos de años con nosotros, pero ya es hora de jubilar la impresora y el fax.
Aquí entran en juego los emails de factura: una solución cómoda que beneficiará mucho a tu negocio. Y como tienen un papel enorme en el flujo de caja, merecen una atención especial.
Sigue nuestra guía para aprender:
- cómo redactar un email de factura;
- cómo enviar una factura por email;
- cómo crear tus plantillas de email de factura más eficaces.
¿Qué son los emails de factura?
En pocas palabras, los emails de factura son mensajes transaccionales que informan al cliente del pago pendiente de productos o servicios. Contienen toda la información de una factura tradicional en papel; básicamente, la gran diferencia es que llegan en formato digital.
Sin embargo, frente a las copias en papel, los emails de factura ofrecen 5 ventajas valiosas:
- Las plantillas de email de factura se preparan más rápido y se editan con facilidad.
- Son mucho más rentables (sin gastos de papel, impresión ni envío postal).
- Al ser digitales, los emails de factura tardan mucho menos en llegar.
- Pueden ofrecer métodos de pago más cómodos (por ejemplo, un enlace directo para pagar en línea).
- Aunque tu cliente esté lejos de casa o de la oficina, podrá recibir tu email de factura siempre que tenga conexión a Internet.
¿Cómo redactar un email de factura?
Lo primero es lo primero: veamos cómo redactar bien un email de factura y qué incluir en él. Estos consejos te ayudarán a diseñar una plantilla de email de factura acorde con las necesidades de tu negocio:
1. Indica el propósito en el asunto. El 69% de los destinatarios marca un email como spam basándose solo en el asunto. Un asunto coherente e informativo es imprescindible en cualquier email de empresa, facturas incluidas.
Fuente de la imagen: Gitnux
Indica el propósito del email directamente en el asunto. Incluye la información más importante (es decir, el número de factura, el producto o servicio y el nombre del cliente) para que llame la atención y se note la importancia del mensaje.
2. Personaliza. En los emails de factura, la personalización no es solo una buena práctica, sino una auténtica necesidad. Estos son 2 motivos para personalizar tanto el asunto como el texto del email:
- el nombre del destinatario en el email de factura deja claro a quién va dirigida (algo también práctico para el archivo y por si surgen dudas);
- la personalización aporta un toque humano incluso a un mensaje transaccional automatizado.
3. Sé claro y profesional. Cada comunicación con tu cliente influye en la impresión que se lleva. Usa siempre un tono educado y profesional en tus emails de factura. Sé respetuoso y claro con lo que quieres transmitir y no dejes lugar a malentendidos.
4. Incluye toda la información necesaria. Tu plantilla de email de factura debe contener todos los datos importantes del pago. El contenido puede variar un poco de un negocio a otro, pero un ejemplo típico de email de factura incluye:
- número de factura;
- lista de productos o servicios;
- importe a pagar;
- métodos de pago aceptados;
- fechas de emisión y de vencimiento;
- datos de contacto de tu empresa;
- cualquier detalle que tú (o tu cliente) consideréis importante.
5. Facilita el pago. El 70% de los clientes está dispuesto a pagar más por productos y servicios si se le garantiza una experiencia de compra cómoda. Por eso es fundamental eliminar cualquier complicación innecesaria de tu email de factura y conseguir que el pago sea sencillo.
Ofrece varios métodos de pago y deja que el cliente elija el que más le convenga. Así no solo mejoras la experiencia del cliente, sino que también demuestras que lo respetas y que estás dispuesto a ponérselo fácil en cada etapa.
6. Revisa y corrige. Por último, asegúrate de que tu plantilla de email de factura sea correcta y no tenga errores antes de ponerla en marcha. Revísala con atención, comprueba cada detalle y corrige cualquier errata o fallo.
¿Por qué necesito una plantilla de email de factura?
Una plantilla de email de factura es ideal para ahorrar tiempo y hacer el proceso aún más cómodo. Resulta valiosa para cualquier negocio, sea cual sea su tamaño. Cuando el tiempo es dinero, las plantillas de email de factura son una solución de primera.
¡Y no solo para empresas! Una buena plantilla también facilita la vida a los freelancers: coges la plantilla de email de factura ya hecha, la rellenas con los datos necesarios y listo.
Con Blocks, crear una plantilla de email eficaz está chupado, incluso sin experiencia previa. Aquí tienes 2 formas de hacerlo:
1. Crearla desde cero. Regístrate gratis y crea tus emails desde cero. Diseña una plantilla de email de factura HTML completa o crea un mensaje en texto plano en cuestión de minutos. Nuestra herramienta te da todo lo necesario para que crear emails sea coser y cantar.
2. Usar una plantilla ya hecha. ¿No sabes por dónde empezar y necesitas un ejemplo? ¡Visita la galería de plantillas! Encontrarás un montón de emails preciosos, diseñados para cubrir cualquier requisito y necesidad. Elige el que te guste y adáptalo a tu negocio.
¿Cómo enviar una factura por email?
Ya sabes cómo redactar un email de factura eficaz. Ahora toca dominar otra habilidad importante: enviar correctamente una factura por email. Esto es lo que debes tener en cuenta:
1. Envía la factura con antelación. Dale margen al cliente y envía la factura por email varios días antes del vencimiento. Así tendrá tiempo suficiente para hacer todos los trámites necesarios.
Eso sí, el margen no debe ser demasiado amplio: si no, la factura puede perderse entre otros emails y caer en el olvido. Y si el pago aún no se ha hecho, envía un recordatorio 24 horas antes del vencimiento.
2. Adjunta la factura como archivo aparte. Puedes incluir la factura en el propio cuerpo del email o adjuntarla como documento independiente. Por ejemplo, pon la información básica en el email y los detalles en un archivo adjunto:
- un documento PDF;
- una tabla XML;
- o incluso una imagen PNG/JPEG.
Eso sí, mejor evita los archivos de Word para tus facturas. Si tu cliente usa otra versión del programa, puede haber problemas de compatibilidad y de formato.
3. Envía una confirmación tras el pago. Envía una confirmación o un recibo cuando el pago se complete. Servirá como prueba adicional de que todo ha ido bien.
Este mensaje de Typeform es un ejemplo perfecto: funciona a la vez como email de confirmación y como email de factura.
4. Avisa si hay retrasos o problemas. Si el cliente se retrasa en el pago (o surge algún problema técnico), infórmale con amabilidad. Actúa rápido y envía un email de factura vencida 1 o 2 días después de la fecha de vencimiento.
Advierte al cliente de las consecuencias del retraso (como hace Squarespace en el ejemplo de email de factura de abajo). Pero, en cualquier caso, mantén siempre la profesionalidad y no caigas nunca en acusaciones groseras.
Ejemplos de emails de factura de Blocks
¡Y ahora, un pequeño empujón! Nos alegra compartir nuestros ejemplos de emails de factura listos para usar: no hace falta que partas de cero.
Primero, echa un vistazo a esta plantilla de email de factura HTML: llena de elementos visuales y con todo lo necesario, desde la cabecera hasta el pie de página, será la base perfecta para tus facturas. Personalízala como quieras o úsala como ejemplo para crear tu propia plantilla desde cero.
Fuente: plantilla de Blocks
¿Prefieres una opción solo de texto? Echa un vistazo a este ejemplo de email de factura, sencillo pero eficaz. Es perfecto para las facturas habituales: pégalo en tu plantilla de Blocks, haz los cambios necesarios y ponlo a trabajar.
Asunto: [Nombre del cliente], tu factura n.º [Número] por [Servicio/Producto]
Estimado/a [Nombre del cliente]:
Adjuntamos la factura n.º [Número] correspondiente a [Servicio/Producto] que te ha prestado [Tu empresa]. El importe total es de [Importe], con vencimiento el [Fecha]. Te rogamos que abones la factura antes de la fecha de vencimiento para evitar recargos por demora.
Detalles de la factura: [Número de factura, fecha de la factura, fecha de vencimiento, etc.]
Detalles de facturación: [Servicio/Producto, cantidad, tarifa/precio unitario, importe total, etc.]
Métodos de pago: [Métodos de pago, datos e instrucciones]
Si tienes cualquier pregunta o duda sobre esta factura, no dudes en escribirnos a [Tus datos de contacto].
Gracias por confiar en [Tu empresa]. Esperamos volver a trabajar contigo en el futuro.
Un cordial saludo,
[Tu nombre y cargo]
Por último, tenemos un ejemplo de email de factura vencida. Mantiene un tono educado pero directo de principio a fin y es justo lo que necesitas para recordar al cliente que se ha retrasado en el pago.
Asunto: Recordatorio: factura vencida por [Servicio/Producto]
Estimado/a [Nombre del cliente]:
Te recordamos que la factura n.º [Número], por importe de [Importe], correspondiente a [Servicio/Producto] que te ha prestado [Tu empresa], lleva [Número] días vencida.
Entendemos que el retraso puede haber sido involuntario y te pedimos amablemente que saldes el importe pendiente lo antes posible con cualquiera de los métodos de pago que indicamos a continuación.
Detalles de la factura: [Número y fecha de la factura, fechas de vencimiento original y actual, etc.]
Detalles de facturación: [Servicio/Producto, cantidad, tarifa/precio unitario, importe total, etc.]
Métodos de pago: [Métodos de pago, datos e instrucciones]
Ten en cuenta que, si el pago no se realiza en los próximos [Número] días, el servicio podría suspenderse y aplicarse recargos adicionales por demora, según lo establecido en nuestras Condiciones del servicio.
Si tienes cualquier pregunta o duda sobre esta factura o necesitas ayuda con el pago, no dudes en escribirnos a [Tus datos de contacto].
Gracias por tu pronta atención. Valoramos mucho tu confianza y te agradecemos tu colaboración para resolver este asunto.
Un cordial saludo,
[Tu nombre y cargo]
Conclusión
Un email de factura es mucho más que una solicitud de pago: es una herramienta eficaz que ayuda a cuidar la reputación de tu marca y hasta puede mejorar el flujo de caja. Estas ideas clave serán tu chuleta para crear bien tus plantillas de email de factura:
- sé claro y directo desde el mismo asunto del email de factura;
- dirígete al cliente por su nombre;
- mantén un tono educado y profesional;
- incluye todos los datos necesarios;
- revisa con atención tu plantilla de email de factura y corrige cualquier error;
- facilita el pago a tu cliente;
- adjunta la factura como archivo aparte;
- dale margen al cliente y envía una confirmación cuando se complete el pago;
- avisa al cliente de los retrasos y de cualquier problema.
Tanto si es visualmente compleja como si se basa en el texto, Blocks te ayudará a crear una plantilla de email de factura eficaz de cualquier tipo. Usa los ejemplos ya hechos como base o créalo todo desde cero: en cualquier caso, ¡el resultado no te decepcionará!