Лист із рахунком: як написати й надіслати. 10 порад
Грошовий потік — це пальне, на якому працює бізнес. Це складний процес із десятками комунікацій, і рахунки — одні з найважливіших серед них. Паперові рахунки існують уже сотні років, але час нарешті попрощатися з принтером і факсом!
На сцену виходять листи з рахунками — зручне рішення, яке принесе вашому бізнесу чимало користі. А оскільки вони відіграють величезну роль у грошовому потоці, такі листи потребують особливої уваги.
З нашого посібника ви дізнаєтеся:
- як написати лист із рахунком;
- як надіслати рахунок електронною поштою;
- як створити найефективніші шаблони листів із рахунком.
Що таке лист із рахунком?
Якщо коротко, лист із рахунком — це транзакційне повідомлення, яке інформує клієнта про належну оплату за товари чи послуги. У ньому є вся інформація, що й у звичайному паперовому рахунку; по суті, головна відмінність у тому, що він приходить у цифровому вигляді.
Проте порівняно з паперовими копіями листи з рахунками мають 5 вагомих переваг:
- Шаблони листів із рахунком швидше готувати й легко редагувати.
- Вони набагато вигідніші (жодних витрат на папір, друк і пересилання поштою).
- Завдяки цифровому формату листи з рахунками доходять значно швидше.
- Вони можуть пропонувати зручніші способи оплати (наприклад, пряме посилання для онлайн-оплати).
- Навіть якщо клієнт далеко від дому чи офісу, він однаково отримає ваш лист із рахунком — аби був інтернет.
Як написати лист із рахунком?
Спершу розберімося, як правильно написати лист із рахунком і що в нього додати. Ці поради допоможуть створити шаблон листа з рахунком відповідно до потреб вашого бізнесу:
1. Вкажіть мету в темі листа. 69% одержувачів позначають лист як спам лише через тему. Зрозуміла й інформативна тема обов’язкова для всіх ділових листів, зокрема й для рахунків.
Джерело зображення: Gitnux
Вкажіть мету листа прямо в темі. Додайте найважливішу інформацію (тобто номер рахунку, товар чи послугу та ім’я клієнта), щоб лист було помітно й одразу зрозуміло, що він важливий.
2. Персоналізуйте. Для листів із рахунками персоналізація — не просто добра практика, а справжня необхідність. Ось 2 причини персоналізувати і тему, і сам текст листа:
- ім’я одержувача в листі з рахунком показує, кому призначено рахунок (це ще й зручно для обліку та на випадок запитань);
- персоналізація додає людського тепла навіть автоматичному транзакційному повідомленню.
3. Пишіть чітко й професійно. Кожна комунікація з клієнтом впливає на його враження. Завжди тримайтеся ввічливого й професійного тону в листах із рахунками. Будьте шанобливі, чітко формулюйте, що хочете повідомити, і не залишайте місця для хибних тлумачень.
4. Додайте всю потрібну інформацію. Шаблон листа з рахунком має містити всі важливі дані щодо оплати. Вміст може трохи відрізнятися залежно від бізнесу, але типовий лист із рахунком містить:
- номер рахунку;
- перелік товарів чи послуг;
- суму до сплати;
- доступні способи оплати;
- дату виставлення й термін оплати;
- контакти вашої компанії;
- будь-які деталі, які ви (чи ваш клієнт) вважаєте важливими.
5. Спростіть оплату. 70% клієнтів готові платити більше за товари й послуги, якщо їм гарантують зручну покупку. Саме тому так важливо позбавити лист із рахунком зайвого клопоту й зробити оплату максимально простою.
Запропонуйте кілька способів оплати й дайте клієнтові вибрати найзручніший. Це не лише покращує клієнтський досвід, а й показує, що ви поважаєте клієнтів і готові подбати про їхню зручність на кожному етапі.
6. Перевірте й вичитайте. Насамкінець переконайтеся, що шаблон листа з рахунком правильний і без помилок, перш ніж пускати його в роботу. Уважно вичитайте текст, перевірте кожну деталь і виправте всі одруківки та помилки.
Навіщо потрібен шаблон листа з рахунком?
Шаблон листа з рахунком чудово заощаджує час і робить процес ще зручнішим! Він стане в пригоді будь-якому бізнесу незалежно від масштабу. Коли час — гроші, шаблони листів із рахунками стають першокласним рішенням.
І це стосується не лише компаній! Добре продуманий шаблон полегшить життя й фрилансерам: просто візьміть готовий шаблон листа з рахунком, заповніть потрібні дані — і готово!
У Blocks створити ефективний шаблон листа простіше простого, навіть без жодного досвіду. Ось 2 способи:
1. Створити з нуля. Зареєструйтеся безкоштовно й створюйте чудові листи з чистого аркуша! Розробіть повноцінний HTML-шаблон листа з рахунком або простий текстовий лист за лічені хвилини. Наш інструмент має все, щоб створення листів було легким!
2. Скористатися готовим шаблоном. Не знаєте, з чого почати, і потрібен приклад? Загляньте в галерею шаблонів! Там величезний вибір гарних листів під будь-які вимоги й потреби. Просто виберіть той, що сподобався, і налаштуйте під свій бізнес!
Як надіслати рахунок електронною поштою?
Ви вже знаєте, як написати ефективний лист із рахунком. Тепер час опанувати ще одну важливу навичку: як правильно надіслати рахунок поштою. Ось що варто пам’ятати:
1. Надсилайте рахунок заздалегідь. Дайте клієнтові час і надішліть рахунок за кілька днів до кінцевого терміну. Так у клієнта буде досить часу, щоб пройти всі потрібні процедури.
Проте запас часу не має бути завеликим: інакше рахунок може загубитися серед інших листів і вилетіти клієнтові з голови. А якщо оплати досі немає, надішліть нагадування за 24 години до терміну оплати.
2. Прикріпіть рахунок окремим файлом. Рахунок можна вставити в сам текст листа або прикріпити окремим документом. Наприклад, у листі вкажіть основну інформацію, а подробиці — у прикріпленому файлі:
- документі PDF;
- таблиці XML;
- або навіть зображенні PNG/JPEG.
Водночас файлів Word для рахунків краще уникати. Якщо клієнт користується іншою версією програми, можуть виникнути проблеми із сумісністю та форматуванням.
3. Надішліть підтвердження після оплати. Після успішної транзакції надішліть підтвердження або квитанцію. Це стане додатковим доказом, що все пройшло гладко.
Цей лист від Typeform — чудова ілюстрація: він водночас і підтвердження, і приклад листа з рахунком.
4. Повідомляйте про прострочення чи будь-які проблеми. Якщо клієнт запізнюється з оплатою (або виникають технічні проблеми), делікатно повідомте його про це. Дійте оперативно й надішліть лист про прострочений рахунок через 1 або 2 дні після терміну оплати.
Попередьте підписника про наслідки несвоєчасної оплати (як це зробив Squarespace у прикладі листа з рахунком нижче). Але в будь-якому разі залишайтеся професійними й ніколи не вдавайтеся до різких звинувачень.
Приклади листів із рахунком від Blocks
А тепер — невеликий старт із фори! Ділимося готовими прикладами листів із рахунком: не доведеться вигадувати все з нуля.
Спершу погляньте на цей HTML-шаблон листа з рахунком: із візуальними елементами й усіма потрібними блоками від шапки до футера, він стане ідеальною основою для ваших рахунків. Налаштуйте його на свій смак або використайте як приклад, щоб створити власний унікальний шаблон з нуля!
Джерело: шаблон Blocks
Потрібен натомість текстовий варіант? Погляньте на цей простий, але ефективний приклад листа з рахунком. Він чудово підходить для регулярних рахунків: просто вставте його у свій шаблон у Blocks, внесіть потрібні правки — і в роботу!
Тема листа: [Ім’я клієнта], ваш рахунок №[Номер] за [Послуга/Товар]
Шановний(-а) [Ім’я клієнта],
До листа додано рахунок №[Номер] за [Послуга/Товар], надані вам компанією [Ваша компанія]. Загальна сума — [Сума], сплатити потрібно до [Дата]. Просимо оплатити рахунок вчасно, щоб уникнути штрафів за прострочення.
Дані рахунку: [Номер рахунку, дата рахунку, термін оплати тощо]
Деталі оплати: [Послуга/Товар, кількість, тариф/ціна за одиницю, загальна сума тощо]
Способи оплати: [Способи оплати, реквізити й інструкції]
Якщо у вас є запитання чи зауваження щодо цього рахунку, будь ласка, звертайтеся до нас: [Ваші контактні дані].
Дякуємо, що обрали [Ваша компанія]. Будемо раді співпрацювати з вами й надалі.
З найкращими побажаннями,
[Ваше ім’я та посада]
І наостанок — приклад листа про прострочений рахунок. Він від початку до кінця ввічливий, але прямий — саме те, що потрібно, щоб нагадати клієнтові про затримку оплати.
Тема листа: Нагадування: прострочений рахунок за [Послуга/Товар]
Шановний(-а) [Ім’я клієнта],
Нагадуємо, що рахунок №[Номер] на суму [Сума] за [Послуга/Товар], надані вам компанією [Ваша компанія], наразі прострочено на [Кількість] днів.
Розуміємо, що затримка могла бути ненавмисною, і просимо якнайшвидше погасити заборгованість будь-яким зі способів оплати, наведених нижче.
Дані рахунку: [Номер і дата рахунку, початковий і поточний терміни оплати тощо]
Деталі оплати: [Послуга/Товар, кількість, тариф/ціна за одиницю, загальна сума тощо]
Способи оплати: [Способи оплати, реквізити й інструкції]
Зверніть увагу: якщо оплату не буде здійснено протягом наступних [Кількість] днів, надання послуг може бути призупинено, а також можуть бути нараховані додаткові штрафи за прострочення відповідно до наших Умов надання послуг.
Якщо у вас є запитання чи зауваження щодо цього рахунку або потрібна допомога з оплатою, не вагайтеся звернутися до нас: [Ваші контактні дані].
Дякуємо за оперативну увагу до цього питання. Ми цінуємо співпрацю з вами й вдячні за допомогу у вирішенні ситуації.
З найкращими побажаннями,
[Ваше ім’я та посада]
Висновок
Лист із рахунком — це більше, ніж просто вимога оплатити: це дієвий інструмент, який допомагає берегти репутацію бренду й навіть може покращити грошовий потік. Ці ключові висновки стануть вашою шпаргалкою, як правильно створювати ефективні шаблони листів із рахунком:
- будьте чіткі й прямі, починаючи вже з теми листа;
- звертайтеся до клієнта на ім’я;
- залишайтеся ввічливими й професійними;
- додавайте всі потрібні дані;
- уважно вичитуйте шаблон листа з рахунком і виправляйте помилки;
- спростіть клієнтові оплату;
- прикріплюйте сам рахунок окремим файлом;
- дайте клієнтові час на оплату й надішліть підтвердження після успішної транзакції;
- повідомляйте клієнта про прострочення й будь-які проблеми.
Хоч візуально насичений, хоч текстовий — Blocks допоможе створити ефективний шаблон листа з рахунком будь-якого типу. Беріть за основу готові приклади або створюйте все з нуля: у будь-якому разі результат вас не розчарує!