Jak pisać i wysyłać faktury e-mailem: 10 skutecznych porad
Płynność finansowa to paliwo, które napędza biznes. To złożony proces, w którym krąży mnóstwo komunikatów, a faktury należą do najważniejszych z nich. Papierowe faktury są z nami od setek lat, ale czas pożegnać drukarkę i faks!
Poznaj e-maile z fakturą: wygodne rozwiązanie, na którym Twój biznes sporo zyska. A że odgrywają ogromną rolę w przepływach pieniężnych, wymagają szczególnej uwagi.
Z tego poradnika dowiesz się:
- jak napisać e-mail z fakturą;
- jak wysłać fakturę e-mailem;
- jak stworzyć najskuteczniejsze szablony e-maili z fakturą.
Czym są e-maile z fakturą?
W skrócie: e-maile z fakturą to wiadomości transakcyjne, które informują klienta o należnej płatności za produkty lub usługi. Zawierają wszystkie informacje z tradycyjnej papierowej faktury; największa różnica polega na tym, że przychodzą w formie cyfrowej.
W porównaniu z papierowymi kopiami e-maile z fakturą mają jednak 5 cennych zalet:
- Szablony e-maili z fakturą przygotowuje się szybciej i łatwo się je edytuje.
- Są znacznie tańsze (żadnych wydatków na papier, druk i wysyłkę pocztą).
- Dzięki cyfrowej formie docierają do odbiorcy o wiele szybciej.
- Mogą oferować wygodniejsze metody płatności (na przykład bezpośredni link do płatności online).
- Nawet jeśli klient jest daleko od domu czy biura, odbierze Twój e-mail z fakturą, o ile ma dostęp do internetu.
Jak napisać e-mail z fakturą?
Zacznijmy od tego, jak poprawnie napisać e-mail z fakturą i co w nim umieścić. Te wskazówki pomogą Ci zaprojektować szablon e-maila z fakturą dopasowany do potrzeb Twojego biznesu:
1. Podaj cel w temacie. 69% odbiorców zgłasza e-mail jako spam wyłącznie na podstawie tematu. Spójny i konkretny temat to podstawa każdego e-maila biznesowego, także faktury.
Źródło obrazu: Gitnux
Napisz cel wiadomości wprost w temacie. Dodaj najważniejsze informacje (np. numer faktury, produkt lub usługę i nazwisko klienta), żeby e-mail rzucał się w oczy, a jego waga była od razu widoczna.
2. Personalizuj. W e-mailach z fakturą personalizacja to nie tylko dobra praktyka, ale konieczność. Oto 2 powody, dla których warto personalizować zarówno temat, jak i treść wiadomości:
- nazwisko odbiorcy w e-mailu z fakturą pokazuje, dla kogo jest faktura (to wygodne także przy prowadzeniu dokumentacji i w razie pytań);
- personalizacja dodaje ludzki akcent nawet automatycznej wiadomości transakcyjnej.
3. Pisz jasno i profesjonalnie. Każdy kontakt z klientem wpływa na to, jak Cię postrzega. W e-mailach z fakturą zawsze trzymaj uprzejmy, profesjonalny ton. Pisz z szacunkiem i jasno komunikuj, o co Ci chodzi, żeby wykluczyć nieporozumienia.
4. Podaj wszystkie wymagane informacje. Szablon e-maila z fakturą musi zawierać wszystkie ważne dane dotyczące płatności. Treść może się nieco różnić w zależności od firmy, ale typowy e-mail z fakturą zawiera:
- numer faktury;
- listę produktów lub usług;
- kwotę do zapłaty;
- akceptowane metody płatności;
- datę wystawienia i termin płatności;
- dane kontaktowe Twojej firmy;
- wszelkie szczegóły, które Ty (lub klient) uznasz za ważne.
5. Ułatw płatność. 70% klientów jest gotowych zapłacić więcej za produkty i usługi, jeśli mają zagwarantowane wygodne zakupy. Właśnie dlatego tak ważne jest, żeby usunąć z e-maila z fakturą wszystko, co utrudnia sprawę, i zadbać o prosty proces płatności.
Zaproponuj kilka metod płatności i pozwól klientowi wybrać najwygodniejszą. To nie tylko poprawia doświadczenie klienta, ale też pokazuje, że go szanujesz i dbasz o wygodę na każdym etapie.
6. Sprawdź i popraw. Na koniec upewnij się, że szablon e-maila z fakturą jest poprawny i nie ma w nim błędów, zanim zaczniesz go używać. Uważnie go przeczytaj, sprawdź każdy szczegół i popraw literówki czy pomyłki.
Po co mi szablon e-maila z fakturą?
Szablon e-maila z fakturą świetnie oszczędza czas i jeszcze bardziej ułatwia cały proces! Przyda się każdej firmie, niezależnie od jej skali. Gdy czas to pieniądz, szablony e-maili z fakturą są rozwiązaniem pierwszej klasy.
I nie chodzi tylko o firmy! Dobrze przygotowany szablon ułatwi życie także freelancerom: bierzesz gotowy szablon e-maila z fakturą, uzupełniasz dane i gotowe!
W Blocks stworzenie skutecznego szablonu e-maila to bułka z masłem, nawet bez doświadczenia. Oto 2 sposoby:
1. Stwórz od zera. Zarejestruj się za darmo i twórz świetne e-maile od podstaw! W kilka minut zaprojektujesz pełnoprawny szablon e-maila HTML z fakturą albo wiadomość w formie zwykłego tekstu. Nasze narzędzie ma wszystko, żeby tworzenie e-maili było dziecinnie proste!
2. Skorzystaj z gotowego szablonu. Nie wiesz, od czego zacząć, i potrzebujesz przykładu? Zajrzyj do galerii szablonów! Znajdziesz w niej mnóstwo pięknych e-maili zaprojektowanych z myślą o najróżniejszych wymaganiach i potrzebach. Wybierz ten, który Ci się podoba, i dopasuj go do swojego biznesu!
Jak wysłać fakturę e-mailem?
Wiesz już, jak napisać skuteczny e-mail z fakturą. Czas opanować kolejną ważną umiejętność: jak prawidłowo wysłać fakturę e-mailem. Oto o czym pamiętać:
1. Wyślij fakturę z wyprzedzeniem. Daj klientowi czas na reakcję i wyślij fakturę e-mailem kilka dni przed terminem. Wtedy zdąży przejść przez wszystkie niezbędne procedury.
Zapas czasu nie powinien być jednak zbyt duży: inaczej faktura zginie wśród innych e-maili i wyleci klientowi z głowy. A jeśli przelew nadal nie wpłynął, wyślij przypomnienie 24 godziny przed terminem płatności.
2. Dołącz fakturę jako osobny plik. Fakturę możesz umieścić w treści e-maila albo dołączyć jako osobny dokument. Na przykład podstawowe informacje podaj w wiadomości, a szczegóły w załączniku:
- dokumencie PDF;
- tabeli XML;
- a nawet obrazie PNG/JPEG.
Lepiej natomiast unikać plików Worda. Jeśli klient ma inną wersję oprogramowania, mogą pojawić się problemy ze zgodnością i formatowaniem.
3. Po płatności wyślij potwierdzenie. Po udanej transakcji wyślij potwierdzenie lub paragon. To dodatkowy dowód, że wszystko poszło dobrze.
Świetnie widać to na przykładzie wiadomości od Typeform, która jest jednocześnie potwierdzeniem i e-mailem z fakturą.
4. Informuj o zaległościach i problemach. Jeśli klient spóźnia się z zapłatą (albo pojawiły się problemy techniczne), uprzejmie go o tym poinformuj. Działaj szybko i wyślij e-mail o zaległej fakturze 1 lub 2 dni po terminie płatności.
Uprzedź odbiorcę o konsekwencjach spóźnionej płatności (tak jak Squarespace w przykładzie poniżej). Ale w każdej sytuacji zachowaj profesjonalizm i nigdy nie uciekaj się do niegrzecznych oskarżeń.
Przykłady e-maili z fakturą od Blocks
A teraz coś na dobry początek! Chętnie dzielimy się gotowymi przykładami e-maili z fakturą — nie musisz wymyślać wszystkiego od zera.
Najpierw zobacz ten szablon e-maila HTML z fakturą: pełen grafik i wszystkich potrzebnych elementów, od nagłówka po stopkę, będzie świetną bazą dla Twoich faktur. Dostosuj go po swojemu albo potraktuj jako wzór i stwórz własny, niepowtarzalny szablon od zera!
Źródło: szablon Blocks
Wolisz wersję tekstową? Zobacz ten prosty, a skuteczny przykład e-maila z fakturą. Sprawdzi się przy regularnych fakturach: wklej go do szablonu w Blocks, wprowadź potrzebne zmiany i gotowe!
Temat: [Imię klienta], Twoja faktura nr [Numer] za [Usługa/Produkt]
Szanowny/Szanowna [Imię klienta],
W załączniku przesyłamy fakturę nr [Numer] za [Usługa/Produkt] dostarczone przez [Twoja firma]. Kwota do zapłaty wynosi [Kwota], termin płatności to [Data]. Prosimy o uregulowanie faktury w terminie, aby uniknąć opłat za zwłokę.
Szczegóły faktury: [Numer faktury, data wystawienia, termin płatności itp.]
Szczegóły rozliczenia: [Usługa/Produkt, ilość, stawka/cena jednostkowa, kwota łączna itp.]
Metody płatności: [Metody płatności, dane i instrukcje]
Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące tej faktury, skontaktuj się z nami: [Twoje dane kontaktowe].
Dziękujemy, że wybierasz [Twoja firma]. Z przyjemnością będziemy dalej z Tobą współpracować.
Z serdecznymi pozdrowieniami
[Imię i nazwisko, stanowisko]
Na koniec przykład e-maila o zaległej fakturze. Od początku do końca jest uprzejmy, ale konkretny — dokładnie tego potrzebujesz, żeby przypomnieć klientowi o spóźnionej płatności.
Temat: Przypomnienie: zaległa faktura za [Usługa/Produkt]
Szanowny/Szanowna [Imię klienta],
Uprzejmie przypominamy, że faktura nr [Numer] na kwotę [Kwota] za [Usługa/Produkt] dostarczone przez [Twoja firma] jest obecnie przeterminowana o [Liczba] dni.
Rozumiemy, że opóźnienie mogło być niezamierzone, i uprzejmie prosimy o uregulowanie należności w najbliższym dogodnym terminie jedną z metod płatności podanych poniżej.
Szczegóły faktury: [Numer i data faktury, pierwotny i obecny termin płatności itp.]
Szczegóły rozliczenia: [Usługa/Produkt, ilość, stawka/cena jednostkowa, kwota łączna itp.]
Metody płatności: [Metody płatności, dane i instrukcje]
Informujemy, że brak płatności w ciągu najbliższych [Liczba] dni może skutkować zawieszeniem usług i naliczeniem dodatkowych opłat za zwłokę zgodnie z naszym regulaminem.
Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące tej faktury albo potrzebujesz pomocy przy płatności, śmiało skontaktuj się z nami: [Twoje dane kontaktowe].
Dziękujemy za szybką reakcję. Cenimy współpracę z Tobą i Twoją pomoc w rozwiązaniu tej sprawy.
Z serdecznymi pozdrowieniami
[Imię i nazwisko, stanowisko]
Podsumowanie
E-mail z fakturą to coś więcej niż prośba o zapłatę: to skuteczne narzędzie, które pomaga dbać o reputację marki, a może nawet poprawić płynność finansową. Te najważniejsze wnioski posłużą Ci za ściągę przy tworzeniu skutecznych szablonów e-maili z fakturą:
- pisz jasno i konkretnie, zaczynając już od tematu e-maila z fakturą;
- zwracaj się do klienta po imieniu;
- bądź uprzejmy i profesjonalny;
- podaj wszystkie wymagane dane;
- uważnie sprawdź szablon e-maila z fakturą i popraw błędy;
- ułatw klientowi płatność;
- dołącz samą fakturę jako osobny plik;
- daj klientowi czas na reakcję i po udanej transakcji wyślij potwierdzenie;
- informuj klienta o zaległościach i ewentualnych problemach.
Niezależnie od tego, czy stawiasz na rozbudowaną grafikę, czy na tekst, Blocks pomoże Ci stworzyć skuteczny szablon e-maila z fakturą każdego rodzaju. Skorzystaj z gotowych przykładów jako bazy albo zbuduj wszystko od podstaw — tak czy inaczej, efekt Cię nie rozczaruje!