Як звільнитися листом: 8 порад і 5 правил

Рішення змінити роботу може стати захопливою й хвилюючою пригодою. Нові можливості, вища зарплата, а може, й зовсім новий початок… Але перш ніж перегорнути нову сторінку життя, треба звільнитися з нинішньої роботи.

Останніми роками повідомляти про звільнення листом стало нормою (а в деяких компаніях такий лист навіть замінив рукописні й друковані заяви). Добре складений лист про звільнення допоможе зберегти і вашу репутацію, і взаємну повагу з керівництвом.

Із цієї статті ви дізнаєтеся:

• як звільнитися листом;
• як назвати лист про звільнення і як скласти ідеальну тему листа;
• що написати в листі про звільнення;
• яких правил варто дотримуватися в листі про звільнення;
• як створити лист про звільнення в Blocks.

Трохи фактів про листи про звільнення

31% працівників зв’язуються з колегами й керівниками електронною поштою. Це робить її найпопулярнішим каналом спілкування на роботі (так, навіть популярнішим за корпоративні чати).

Тож не дивно, що звільнятися листом теж стало звичною практикою. Але перш ніж братися за складання й надсилання листа про звільнення, розберімося, що це таке і чи нормально взагалі звільнятися листом.

Що таке лист про звільнення?

Коротко: лист про звільнення — це офіційне повідомлення про ваше рішення піти з компанії. Це важлива (а часто й обов’язкова) частина процедури.

Лист про звільнення виконує 2 важливі функції:

• по-перше, повідомляє керівництву деталі розірвання трудового договору і, по суті, запускає процес;
• по-друге, допомагає залишити по собі добре враження, перш ніж ви підете з посади.

Чи нормально звільнятися листом?

Статистика показує, що близько 35% працівників у США за можливості обирають роботу з дому. Для багатьох компаній віддалена робота стала звичною справою (особливо після пандемії COVID-19).

Якщо ви 100% робочого часу проводите поза офісом (або заходите туди лише зрідка), то й звільнення листом у вашій компанії може бути звичною річчю. Деякі компанії практикують це, щоб скоротити паперову роботу й пришвидшити процес, навіть якщо всі працівники щодня ходять в офіс.

На перший погляд процедура здається досить простою, але все ж складається з кількох кроків:

1. Заздалегідь поговоріть із роботодавцем. Раптовий лист про звільнення може стати для керівника неприємною несподіванкою. Перш ніж надсилати його, поговоріть із роботодавцем напряму: особисто, телефоном, по відеозв’язку чи в корпоративному чаті. Повідомте про своє рішення й обговоріть, як краще організувати процес. Так ви покажете, що поважаєте роботодавця й хочете піти, не завдаючи клопоту.
2. За потреби підготуйте паперову заяву. Хоча звільнення листом останніми роками поширилося, деякі компанії досі вимагають ще й паперовий примірник. Якщо керівник чи відділ кадрів просить рукописну або друковану заяву, підготуйте документ вчасно.
3. Складіть і надішліть лист про звільнення. Час виходити на фінішну пряму! Придумайте тему листа й текст (не хвилюйтеся, ми покажемо, як), надішліть лист роботодавцю й завершіть усі потрібні справи перед відходом.

Отже, чи нормально звільнятися листом? Для багатьох компаній відповідь — «так». І все ж спершу порадьтеся з керівниками й дізнайтеся, як правильно звільнитися листом (і чи взагалі прийнята така практика у вашій компанії). Зверніть увагу: цей посібник описує практику США. У багатьох інших країнах трудове законодавство вимагає письмової заяви про звільнення з вашим підписом, тож перш ніж надсилати лист, перевірте місцеві правила.

Що написати в листі про звільнення?

Ви повідомили керівника, отримали подальші вказівки, і тепер нарешті час створити лист про звільнення. Скористайтеся цими 5 порадами й дізнайтеся, що варто написати в листі.

1. Привітання й мета. Почніть лист із ввічливого привітання й зверніться до роботодавця на ім’я. Залежно від того, наскільки ви близькі з керівником, це може бути щось на кшталт «Шановний пане Сміт» або навіть просто «Шановний Майкле». Далі одразу переходьте до мети листа. Добре вказати вашу посаду в компанії (наприклад: «Повідомляю, що звільняюся з посади менеджера команди»).
2. Останній день. Чітко вкажіть точну дату звільнення, наприклад: «Мій останній робочий день у компанії — 22 липня 20XX року». Це не лише ввічливо, а й допомагає спланувати роботу (особливо коли керівник перешле ваш лист до відділу кадрів).
3. Знак вдячності. Ділового етикету дотримуються в усіх корпоративних листах, і лист про звільнення не виняток. Подякуйте керівникові за можливість працювати в компанії. Розкажіть, який досвід ви здобули на цій посаді, і зберігайте доброзичливий тон упродовж усього листа.
4. Пропозиція допомоги. Показати готовність допомогти в перехідний період можна 2 способами:
   • Запропонуйте щось конкретне: навчити нового працівника, передати обов’язки іншим колегам чи навіть допомогти знайти відповідного кандидата. Утім, звісно, будьте розсудливі й не обіцяйте більше, ніж справді зможете.
   • Просто дайте знати, що готові допомогти, чим зможете. Якщо нічого конкретного на думці немає, сміливо використовуйте загальніші фрази (як-от «Буду радий зробити перехідний період якомога плавнішим» чи «Дайте знати, якщо можу чимось допомогти»).
5. Доречне завершення. Побажайте компанії успіхів у майбутніх справах і вкажіть, як із вами зв’язатися, якщо виникнуть запитання. Так лист про звільнення завершиться приємно й професійно.

5 правил хорошого листа про звільнення

Правильний зміст — це головне, але не менш важливо знати, як правильно оформити й надіслати повідомлення про звільнення. Розгляньмо 5 правил, які навчать вас звільнятися листом.

1. Підготуйте лист про звільнення заздалегідь

Близько 74% працівників у США працюють за моделлю at-will — тобто за договором, який будь-яка сторона може розірвати будь-коли. Такі працівники можуть піти з роботи в будь-який момент і за законом не зобов’язані попереджати заздалегідь.

І все ж зазвичай керівника попереджають за 2 тижні до відходу з компанії. Хоч це й не обов’язково, роботодавець і колеги, найімовірніше, оцінять такий жест.

А от якщо ви підписали трудовий договір із детальними умовами, попередження заздалегідь стає юридичним обов’язком. Уважно прочитайте договір і повідомте роботодавця про звільнення так, як там передбачено.

2. Пишіть прямо

Лист про звільнення — діловий лист, і підхід до нього потрібен особливий (навіть дещо суворий). Пишіть прямо — від теми листа до завершального «З повагою». Місця для творчих експериментів тут немає: лист має від початку до кінця служити своїй меті.

3. Приберіть зайві подробиці

Ніхто не чекає, що ви пояснюватимете, чому вирішили піти, куди тепер ідете, і таке інше. Для листа про звільнення ці подробиці зайві, тож краще їх опустити.

Звісно, якщо вважаєте доречним, можете коротко пояснити причину (скажімо: «На жаль, мушу піти з компанії через сімейні обставини»). Але більше — це, мабуть, уже занадто.

4. Уникайте негативу

Розійдіться з керівником по-дружньому. Навіть якщо це була найгірша робота у вашому житті, не влаштовуйте сцен: лист про звільнення — не місце для звинувачень і пошуку винних.

По-перше, добрі манери завжди в пріоритеті. А по-друге, ніхто не знає, що буде далі. Можливо, вам раптом знадобиться рекомендаційний лист або згодом ви навіть захочете повернутися в компанію.

5. Ретельно вичитайте лист

Як ми вже казали, лист про звільнення формує останнє враження, тож має бути бездоганним від початку до кінця. Перш ніж надсилати лист про звільнення, уважно його перечитайте.

Переконайтеся, що в листі немає помилок, і скористайтеся сервісами перевірки граматики, щоб знайти описки й неточності. Звісно, дрібна граматична помилка навряд чи зруйнує вашу репутацію, але й балів вам точно не додасть.

Як назвати лист про звільнення?

Ваш останній лист у компанії починається з теми. Хоч це й може здаватися дрібницею, тема листа про звільнення — важливий елемент, який одразу задає тон.

Ці 3 поради дадуть відповідь на запитання «Як назвати лист про звільнення?» і допоможуть скласти правильну тему листа.

• Пишіть по суті. Тема листа про звільнення має бути короткою й зрозумілою. Це важливо з 2 причин:
  1. Статистика показує, що найбільше важать перші 30 символів теми листа. Чітко позначте мету листа в перших 2–4 словах теми.
  2. Роботодавець, найімовірніше, щодня отримує купу листів. Пряма тема листа про звільнення зробить його зручним для керівника й не дасть йому загубитися серед інших повідомлень.
• Зберігайте спокій. Як і сам лист, тема листа про звільнення має бути нейтральною. Утримайтеся від яскравих емоцій (і позитивних, і негативних). Теми на кшталт «Мені тут усе набридло, я йду» чи «Я так за вами сумуватиму!!!» у кращому разі звучать по-дитячому. Те саме з жартами: залиште їх для особистих чатів із колегами. Натомість обирайте нейтральну тему для листа про звільнення. Просте «Повідомлення про звільнення» чи «Звільнення з [запланована дата]» у цьому випадку спрацює набагато краще.
• Вкажіть повне ім’я. Добра ідея — написати своє ім’я просто в темі листа про звільнення, наприклад: «Заява про звільнення: Джек Джонсон». Так роботодавець (та інші відділи) значно швидше зрозуміє, про кого йдеться, й опрацює ваше повідомлення.

Як створити лист про звільнення в Blocks

Зміна роботи — важлива подія, і Blocks готовий допомогти вам підкорювати нові вершини. Створіть у Blocks чудовий лист про звільнення, який точно залишить приємне враження. Вам потрібен лише обліковий запис на тарифі Free!

Додайте потрібні блоки й напишіть переконливий текст листа про звільнення. Якщо потрібні ідеї для тексту, скористайтеся асистентом ШІ! Просто введіть запит, і асистент згенерує зразок тексту листа (разом із темою листа про звільнення).

До листа про звільнення можна також додати персональний підпис. Створіть його з нуля або, щоб заощадити час, оберіть один із готових блоків. Заповніть його своїми контактами й додайте фото.

Коли все готово, надішліть тестовий лист і перевірте, чи лист про звільнення виглядає саме так, як треба. От і все!

Шаблон листа про звільнення

Готові звільнитися листом, але не знаєте, з чого почати? Ми допоможемо. Ми підготували шаблон листа про звільнення, на який можна орієнтуватися. Змініть деталі й придумайте власну тему листа (або підіть простим шляхом і просто заповніть пропуски).

Тема листа про звільнення: Повідомлення про звільнення — [Ваше ім’я]

Шановний(-а) [ім’я роботодавця чи керівника],

Цим листом офіційно повідомляю про звільнення з посади [ваша посада]. Мій останній робочий день — [дата розірвання трудового договору].

Щиро дякую за можливість працювати в [назва компанії]. За [тривалість вашої роботи] я здобув(-ла) безцінний досвід завдяки можливостям, які дала ваша компанія.

Дякую за підтримку впродовж цього часу. Я дуже поважаю вас і команду професіоналів, з якими мені пощастило працювати.

Протягом наступних [період часу] я готовий(-а) допомогти з передачею своїх обов’язків. Будь ласка, дайте знати, чим можу допомогти в цей період.

Бажаю вам і команді успіхів у всіх майбутніх справах. Якщо виникнуть запитання, мене завжди можна знайти за телефоном: [ваш номер телефону] або поштою: [ваша адреса пошти].

З повагою,

[ваше ім’я]

Висновок

Майже кожному з нас рано чи пізно доводиться змінювати роботу. Ці головні висновки допоможуть написати бездоганний лист про звільнення й піти з нинішньої посади на високій ноті:

• спитайте керівників, як правильно звільнитися листом (і чи взагалі так можна);
• зробіть тему листа про звільнення короткою й прямою;
• тримайте ввічливий і професійний тон;
• вкажіть точну дату звільнення;
• подякуйте роботодавцю;
• запропонуйте допомогу в перехідний період;
• пишіть прямо й обходьтеся без зайвих подробиць і в темі, і в тексті листа;
• уникайте надмірних емоцій (як негативних, так і надто позитивних);
• вичитайте лист про звільнення й виправте помилки (якщо вони є).

Коли б вам не знадобилося написати лист про звільнення, можете покластися на Blocks. У нашому сервісі легко створити лист саме таким, яким ви його задумали, а асистент ШІ підкаже ідеї і для тексту, і для теми листа про звільнення. Зареєструйтеся безкоштовно вже сьогодні й спробуйте.