Démissionner par e-mail : 8 conseils et 5 bonnes pratiques

Décider de changer d’emploi peut être une expérience grisante. De nouvelles opportunités, un meilleur salaire, voire un tout nouveau départ… Mais avant de tourner la page, il faut démissionner de votre poste actuel.

Envoyer sa démission par e-mail est devenu la norme ces dernières années (et dans certaines entreprises, cela a même remplacé la lettre manuscrite ou imprimée). Un e-mail de démission bien rédigé vous aide à préserver votre réputation et le respect mutuel avec votre hiérarchie.

Dans cet article, vous découvrirez :

• comment démissionner par e-mail ;
• quel titre donner à un e-mail de démission et comment rédiger l’objet parfait ;
• quoi écrire dans un e-mail de démission ;
• les bonnes pratiques de l’e-mail de démission ;
• comment créer un e-mail de démission avec Blocks.

Quelques chiffres sur les e-mails de démission

31 % des salariés utilisent l’e-mail pour contacter leurs collègues et leurs managers. C’est le canal de communication le plus utilisé au travail (oui, devant les messageries d’entreprise).

Dans ces conditions, rien d’étonnant à ce que l’e-mail de démission soit lui aussi devenu courant. Mais avant de rédiger et d’envoyer le vôtre, voyons ce qu’est exactement un e-mail de démission et s’il est acceptable de démissionner par e-mail.

Qu’est-ce qu’un e-mail de démission, exactement ?

En bref, un e-mail de démission est une notification officielle de votre décision de quitter l’entreprise. C’est une étape importante (et souvent obligatoire) de la procédure.

Un e-mail de démission remplit 2 fonctions essentielles :

• d’abord, il informe votre hiérarchie des modalités de fin de votre contrat de travail et lance concrètement la procédure ;
• ensuite, il vous aide à laisser une dernière impression positive avant de quitter votre poste.

Peut-on démissionner par e-mail ?

Selon les statistiques, environ 35 % des salariés américains préfèrent travailler de chez eux quand ils en ont le choix. Pour de nombreuses entreprises, le télétravail est devenu la norme (surtout depuis la pandémie de COVID-19).

Si vous passez 100 % de votre temps hors du bureau (ou n’y allez qu’occasionnellement), la démission par e-mail est peut-être aussi une pratique courante dans votre entreprise. Certaines entreprises l’adoptent pour réduire la paperasse et accélérer la procédure, même quand tous les salariés viennent au bureau chaque jour.

La procédure paraît simple, mais elle comporte tout de même plusieurs étapes :

1. Prévenez votre employeur à l’avance. Un e-mail de démission inattendu peut être une mauvaise surprise pour votre supérieur. Avant de l’envoyer, parlez-en directement à votre employeur : en face à face, par téléphone, en visio ou via la messagerie d’entreprise. Informez-le de votre décision et discutez de la meilleure façon d’organiser la suite. Vous montrerez ainsi votre respect et votre volonté de partir sans créer de complications.
2. Préparez une version papier de votre lettre de démission, si nécessaire. Même si la démission par e-mail s’est répandue ces dernières années, certaines entreprises exigent encore un exemplaire papier. Si votre supérieur ou le service RH vous demande une lettre manuscrite ou imprimée, préparez le document à temps.
3. Rédigez et envoyez votre e-mail de démission. Vous voilà dans la dernière ligne droite ! Rédigez l’objet et le texte de votre e-mail de démission (pas d’inquiétude, nous allons vous montrer comment), envoyez-le à votre employeur, puis occupez-vous de toutes les formalités avant votre départ.

En résumé : peut-on démissionner par e-mail ? Pour de nombreuses entreprises, la réponse est « oui ». N’hésitez pas pour autant à consulter d’abord vos managers pour savoir comment démissionner correctement par e-mail (et si cette pratique a bien cours dans l’entreprise). Gardez à l’esprit que ce guide suit la pratique américaine : dans de nombreux autres pays, le droit du travail exige une lettre de démission écrite et signée, alors vérifiez les règles locales avant d’envoyer un e-mail.

Que dire dans un e-mail de démission ?

Vous avez prévenu votre supérieur, reçu ses instructions, et il est enfin temps de rédiger votre e-mail de démission. Suivez ces 5 conseils pour savoir quoi mettre dans votre message.

1. Salutation et objet du message. Commencez votre e-mail de démission par une formule de politesse et adressez-vous à votre employeur par son nom. Selon votre degré de proximité, cela peut être « Cher Monsieur Smith » ou même un simple « Cher Michael ». Entrez ensuite directement dans le vif du sujet. Une bonne idée est de préciser votre poste dans l’entreprise (par exemple : « Je vous informe par la présente de ma démission de mon poste de Team Manager »).
2. Le dernier jour. Indiquez clairement la date exacte de votre départ, par exemple : « Mon dernier jour dans l’entreprise sera le 22 juillet 20XX ». C’est non seulement poli, mais aussi utile pour l’organisation (surtout quand votre supérieur transmettra votre e-mail de démission au service RH).
3. Un mot de remerciement. L’étiquette professionnelle s’applique à tous les messages d’entreprise, y compris l’e-mail de démission. Remerciez votre supérieur de vous avoir permis de travailler dans l’entreprise. Évoquez l’expérience acquise à votre poste actuel et restez courtois tout au long du message.
4. Une proposition d’aide. Il y a 2 façons de montrer que vous êtes prêt à aider pendant la période de transition :
   • Proposez quelque chose de précis : former un nouveau salarié, répartir vos tâches entre vos collègues, voire aider à trouver le bon candidat. Mais bien sûr, restez raisonnable et ne promettez pas plus que ce que vous pouvez réellement tenir.
   • Indiquez simplement que vous êtes prêt à aider autant que possible. Si vous n’avez rien de précis en tête, vous pouvez utiliser des formules plus générales (comme « Je ferai de mon mieux pour que la transition se passe le plus sereinement possible » ou « N’hésitez pas à me dire si je peux vous être utile »).
5. Une conclusion adaptée. Souhaitez bonne continuation à l’entreprise et indiquez comment vous joindre en cas de question. Vous terminerez ainsi votre e-mail de démission sur une note agréable et professionnelle.

5 bonnes pratiques pour votre e-mail de démission

Un bon contenu est essentiel, mais il est tout aussi important de savoir mettre en forme et envoyer correctement votre démission. Voici les 5 bonnes pratiques qui vous apprendront à démissionner par e-mail.

1. Préparez votre e-mail de démission à l’avance

Environ 74 % des salariés américains sont considérés comme des salariés « at-will ». Ils peuvent quitter leur emploi à tout moment et ne sont pas légalement tenus de donner un préavis.

L’usage veut pourtant que l’on prévienne son supérieur 2 semaines avant de quitter l’entreprise. Ce n’est pas obligatoire, mais votre employeur et vos collègues apprécieront sans doute ce geste.

En revanche, si vous avez signé un contrat de travail qui précise les conditions, le préavis devient une obligation légale. Lisez attentivement votre contrat et informez votre employeur de votre démission dans les formes prévues.

2. Allez droit au but

L’e-mail de démission est un message professionnel qui demande une approche précise (voire un peu stricte). Soyez direct, de l’objet de l’e-mail jusqu’au « Cordialement » final. Pas de place ici pour la liberté artistique : votre e-mail doit servir son objectif de bout en bout.

3. Supprimez les détails inutiles

Personne n’attend de vous que vous expliquiez pourquoi vous partez, où vous allez ou quoi que ce soit d’autre. Ces détails sont superflus dans un e-mail de démission : mieux vaut les laisser de côté.

Bien sûr, vous pouvez donner une brève explication si cela vous semble approprié (par exemple : « Malheureusement, je dois quitter l’entreprise pour des raisons familiales »). Mais au-delà, ce serait sans doute trop.

4. Évitez la négativité

Quittez votre supérieur en bons termes. Même si c’était le pire emploi de votre vie, ne faites pas d’esclandre : l’e-mail de démission n’est pas l’endroit pour pointer du doigt ou accuser qui que ce soit.

D’abord, il vaut toujours mieux rester courtois. Ensuite, personne ne sait de quoi l’avenir sera fait. Vous aurez peut-être besoin d’une lettre de recommandation, ou même envie de revenir dans l’entreprise un jour.

5. Relisez-vous attentivement

Nous l’avons dit, l’e-mail de démission laisse la dernière impression et doit être irréprochable du début à la fin. Avant de l’envoyer, relisez-le attentivement.

Vérifiez que votre message ne contient aucune faute et utilisez un correcteur orthographique pour repérer coquilles et erreurs. Une petite faute de grammaire ne ruinera sans doute pas votre réputation, mais elle ne vous rapportera pas de bons points non plus.

Quel objet donner à un e-mail de démission ?

Votre dernier message à l’entreprise commence par l’objet de votre e-mail de démission. Cela peut sembler un détail, mais l’objet est un élément essentiel qui donne immédiatement le ton.

Ces 3 conseils répondent à la question « Quel objet donner à un e-mail de démission ? » et vous aident à rédiger un objet adapté.

• Allez droit au but. Rédigez un objet court et clair. C’est important pour 2 raisons :
  1. Selon les statistiques, ce sont les 30 premiers caractères de l’objet qui comptent le plus. Indiquez clairement le but de votre message dans les 2 à 4 premiers mots de l’objet.
  2. Votre employeur reçoit sans doute des tonnes d’e-mails chaque jour. Un objet direct lui facilite la tâche et garantit que votre e-mail ne se perdra pas parmi les autres messages.
• Restez posé. Comme le message lui-même, l’objet de votre e-mail de démission doit garder un ton neutre. Évitez les formules trop vives (qu’elles soient positives ou négatives). Des objets comme « Je déteste cet endroit, je démissionne » ou « Vous allez tellement me manquer ! ! ! » paraissent au mieux immatures. Même chose pour l’humour : gardez-le pour vos discussions privées avec vos collègues. Préférez plutôt un objet neutre. Un simple « Annonce de ma démission » ou « Démission effective au [date prévue] » fonctionne bien mieux dans ce cas.
• Indiquez votre nom complet. C’est une bonne idée de mentionner votre nom directement dans l’objet, par exemple : « Lettre de démission : Jack Johnson ». Votre employeur (et les autres services) identifieront et traiteront ainsi votre démission bien plus vite.

Comment créer un e-mail de démission avec Blocks

Changer d’emploi est une étape importante, et Blocks est prêt à vous accompagner vers de nouveaux sommets. Utilisez Blocks pour créer un excellent e-mail de démission qui laissera à coup sûr une impression positive. Il vous suffit d’un compte sur le forfait Free !

Ajoutez les blocs nécessaires et rédigez un texte d’e-mail de démission efficace. Besoin d’idées pour le texte ? Faites appel à l’assistant IA ! Saisissez simplement votre demande, et l’assistant générera un exemple de texte (objet de votre e-mail de démission compris).

Vous pouvez aussi ajouter une signature personnalisée à votre e-mail de démission. Créez-la de zéro ou choisissez l’un des blocs prêts à l’emploi pour gagner du temps. Complétez-la avec vos coordonnées et ajoutez une photo.

Une fois tout terminé, envoyez un e-mail de test pour vérifier que votre e-mail de démission s’affiche exactement comme prévu. Et voilà, tout est prêt !

Modèle d’e-mail de démission

Prêt à démissionner par e-mail, mais vous ne savez pas par où commencer ? Ne cherchez plus. Nous avons créé un modèle d’e-mail de démission dont vous pouvez vous inspirer. Adaptez les détails et trouvez votre propre objet (ou choisissez la facilité en remplissant simplement les champs).

Objet de l’e-mail de démission : Démission – [Votre nom]

[Madame/Monsieur + nom de votre employeur/manager],

Par la présente, je vous informe officiellement de ma démission de mon poste de [votre poste]. Mon dernier jour de travail sera le [date de fin du contrat de travail].

Je tiens à vous exprimer ma sincère gratitude pour ces années passées chez [nom de l’entreprise]. Au cours de ces [durée de votre emploi], j’ai acquis une expérience inestimable grâce aux opportunités que m’a offertes votre entreprise.

Merci pour votre soutien tout au long de cette période. J’ai un immense respect pour vous et pour l’équipe de professionnels avec laquelle j’ai eu la chance de travailler.

Au cours des [période] à venir, je suis prêt à faciliter la passation de mes fonctions. N’hésitez pas à me dire comment je peux vous aider pendant cette période.

Je vous souhaite, à vous et à l’équipe, une excellente continuation dans vos projets. Pour toute question, vous pouvez toujours me joindre par téléphone : [votre numéro de téléphone], ou par e-mail : [votre e-mail].

Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées,

[votre nom]

Conclusion

Presque tout le monde change d’emploi un jour ou l’autre. Voici les points clés pour rédiger un excellent e-mail de démission et quitter votre poste actuel en beauté :

• demandez à vos managers comment démissionner par e-mail (et, avant tout, si c’est acceptable) ;
• rédigez un objet court et direct pour votre e-mail de démission ;
• gardez un ton poli et professionnel ;
• indiquez la date exacte de votre départ ;
• exprimez votre gratitude envers votre employeur ;
• proposez votre aide pendant la période de transition ;
• allez droit au but et supprimez les détails inutiles, dans l’objet comme dans le texte de l’e-mail ;
• évitez les émotions excessives (négatives comme trop positives) ;
• relisez votre e-mail de démission et corrigez les éventuelles fautes.

Chaque fois que vous devez rédiger un e-mail de démission, vous pouvez compter sur Blocks. Notre outil vous permet de créer l’e-mail exactement comme vous l’imaginez, et l’assistant IA vous souffle des idées pour le texte comme pour l’objet de votre e-mail de démission. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui et essayez-le.