E-mails de webinaire : 15 exemples et conseils

L’audience est un facteur clé du succès d’un webinaire. Même l’événement le mieux pensé, avec des semaines de préparation, des intervenants experts et une équipe créative de talent, peut tomber à plat si personne ne se connecte.

Mais comment remplir vos sièges virtuels de participants motivés et impliqués ? La réponse se trouve dans vos e-mails d’invitation au webinaire ! Une invitation réussie peut transformer un simple lecteur en participant enthousiaste et faire en sorte que tous vos préparatifs portent leurs fruits.

Place aux secrets des modèles d’e-mails de webinaire efficaces ! Découvrez avec nous comment rédiger les meilleures invitations à un webinaire et des objets irrésistibles.

5 éléments indispensables d’un e-mail de webinaire

Avant de passer aux bonnes pratiques et aux exemples, voyons les 5 éléments que toute invitation à un webinaire doit contenir.

1. Le programme. Plutôt que d’indiquer simplement le sujet du webinaire, appâtez votre audience avec un aperçu de ce qu’elle va apprendre. Présentez le contenu du webinaire, les problématiques abordées et les autres détails qui en font un rendez-vous à ne pas manquer.
2. La date et l’heure du webinaire. Indiquez clairement quand a lieu votre webinaire, sans oublier le fuseau horaire si votre audience est internationale. Vous pouvez aussi préciser la durée pour aider les participants à s’organiser.
3. La plateforme et les prérequis techniques. Que vous utilisiez Zoom, Google Meet ou une plateforme spécialisée, fournissez des instructions de connexion claires et une FAQ en cas de difficultés techniques.
4. Le lien d’inscription. Rendez l’inscription à votre prochain webinaire aussi simple que possible. Ajoutez un lien d’inscription bien visible et, si vous le pouvez, proposez une inscription en un clic ou des formulaires préremplis. Plus l’inscription est facile, plus vous aurez de participants.
5. Les coordonnées. Une adresse e-mail et un numéro de téléphone dédiés sont à la fois une obligation légale (par exemple au titre du RGPD, de la directive ePrivacy et de la CASL) et un moyen pour les destinataires de poser leurs questions ou de faire part de leurs inquiétudes. Votre audience est rassurée, et vous risquez moins de perdre des participants à cause d’un malentendu ou d’un problème technique.

5 bonnes pratiques pour l’objet d’un e-mail de webinaire

Un objet convaincant, c’est la porte d’entrée de votre invitation. En quelques mots, il fait passer la valeur de votre webinaire et rend l’invitation impossible à ignorer.

Prêt à rédiger des objets accrocheurs qui font grimper le taux d’ouverture et la participation ? Ces 5 bonnes pratiques vont vous y aider !

Un objet court et clair

Un objet court et direct a plus de chances de marquer les esprits, et ce pour 3 bonnes raisons :

• La capacité d’attention moyenne d’un adulte tourne autour de 8 secondes. C’est peu, mais un objet percutant tient dans ce créneau.
• Les abonnés parcourent souvent leur boîte de réception en diagonale, sans s’attarder. L’objet doit donc accrocher le regard en un instant.
• Un objet concis a plus de chances de s’afficher en entier dans les clients de messagerie mobiles, où le nombre de caractères visibles est assez limité.

Mais la brièveté ne doit pas nuire à la clarté. L’objet de votre e-mail de webinaire doit tout de même transmettre l’essentiel de votre message et se comprendre d’un coup d’œil.

Vimeo, par exemple, propose ici l’un des objets de webinaire les plus efficaces :

Rejoignez-nous pour un webinaire avec Asana

Source : Really Good Emails

Personnalisez l’objet

La personnalisation est un excellent moyen de capter l’attention et de donner au destinataire le sentiment qu’on s’adresse directement à lui. Plusieurs pistes s’offrent à vous pour personnaliser l’objet de vos e-mails de webinaire :

• Mentionnez le prénom du destinataire. Ce détail donne tout de suite l’impression d’une invitation personnelle. La plupart des ESP permettent d’insérer facilement le prénom dans l’objet grâce aux balises de fusion. Mais cela suppose, bien sûr, une base de données bien tenue, avec des informations exactes sur vos abonnés.
• Proposez une sélection personnalisée. Cette méthode demande plus de travail, mais elle rend l’e-mail plus pertinent et peut nettement augmenter le taux d’ouverture. Analysez votre audience et segmentez vos utilisateurs selon leurs interactions passées ou leurs préférences. Servez-vous-en pour rédiger des e-mails et des objets qui répondent aux besoins précis de chaque groupe d’abonnés, avec une sélection des prochains événements faite pour eux.

Par exemple, l’objet de cette invitation à un webinaire de DocuSign commence directement par le prénom du destinataire :

Smiles Davis, vous êtes invité : rejoignez-nous pour le Jour de la Terre

Source : Really Good Emails

Apportez une valeur immédiate

Exposez clairement ce que le destinataire gagnera à assister au webinaire. Invitez-le à découvrir des informations précieuses, à recevoir des conseils concrets ou à télécharger des ressources supplémentaires une fois l’événement en ligne terminé.

Vous lui donnez ainsi une vraie raison de s’inscrire, et davantage de destinataires deviendront participants. Si vous proposez des bonus utiles, mentionnez-les aussi : l’offre n’en sera que plus alléchante.

Voici l’un des meilleurs exemples d’objet de webinaire, signé Resy, qui apporte de la valeur d’entrée de jeu :

Apprenez les techniques des maîtres auprès de chefs primés

Source : Really Good Emails

Posez des questions

Une question bien placée crée un sentiment de dialogue et renforce le lien personnel avec le destinataire. On distingue en général 2 types de questions, selon la façon dont elles s’adressent au lecteur :

• Les questions directes, par exemple « Envie de doubler vos ventes en 30 jours ? » ou « Êtes-vous prêt pour les changements en matière de protection des données ? ». Ces questions touchent immédiatement aux difficultés ou aux ambitions de vos lecteurs et laissent entrevoir une solution.
• Les questions qui misent sur la curiosité, comme « Prêt à découvrir quelque chose qui va tout changer ? ». Elles ne donnent pas de réponse explicite, mais laissent deviner quelque chose de passionnant ou d’utile, à portée de clic. Cette technique fonctionne mieux quand l’audience connaît déjà votre marque, car elle s’appuie sur sa confiance et son intérêt pour ce que vous proposez.

Voyez par exemple cet objet de Zoom :

[Webinaire en direct] Quoi de neuf chez Zoom ?

Source : Really Good Emails

Jouez sur l’urgence

Quand le webinaire approche, adoptez un vocabulaire qui souligne l’échéance pour faire de vos objets un puissant moteur d’action immédiate. Créez un sentiment d’urgence chez votre audience avec des formules comme « Dernière chance pour vous inscrire ! » ou « Le webinaire commence dans 24 heures », pour que votre e-mail passe devant les autres dans la boîte de réception.

Poussez le curseur au maximum en associant l’urgence à des échéances claires ou à des places limitées. Par exemple, un objet comme « Plus que 3 places pour le webinaire de demain » met l’accent sur la rareté et incite à agir vite. Mais l’urgence doit rester sincère, sinon vous risquez d’entamer la confiance de votre audience.

Kajabi montre comment bien faire avec cet objet d’e-mail de webinaire :

On est en direct dans 1 heure ! Récupérez votre lien du live FB

Source : Really Good Emails

10 bonnes pratiques pour les e-mails de webinaire

Un objet convaincant compte beaucoup dans le succès d’une campagne e-mail, mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Passons au cœur de votre invitation : l’e-mail de webinaire lui-même. Ces 10 bonnes pratiques vous montreront comment rédiger l’invitation parfaite et augmenter votre taux de clic.

Misez sur des visuels forts

Des visuels forts rendent l’e-mail de webinaire plus engageant et plus percutant. Ils enrichissent le design, aident à faire passer le message de façon mémorable et suscitent plus facilement une émotion, comme l’envie d’apprendre quelque chose de nouveau.

Les images, les infographies et les icônes aèrent le texte : l’e-mail devient plus attrayant et plus facile à lire. En outre, une image bien placée qui illustre le contenu du webinaire peut susciter l’impatience et renforcer les points clés de l’événement.

Voici un exemple d’e-mail de Moment dont les visuels collent parfaitement au sujet du webinaire et rendent l’invitation plus efficace.

Source : Really Good Emails

Optimisez pour le mobile

Avec 85 % des utilisateurs qui consultent leurs e-mails sur smartphone, l’optimisation mobile est une priorité absolue. Veillez à ce que vos invitations à un webinaire soient conçues pour être responsive :

• Adoptez une mise en page épurée qui s’adapte bien aux différentes tailles d’écran. Évitez de surcharger l’e-mail : privilégiez des sections concises et faciles à parcourir.
• Les éléments clés, comme les boutons, doivent être assez grands pour qu’on appuie facilement dessus sur un écran tactile. Le texte doit être lisible sans avoir à zoomer.
• Compressez vos images sans perte de qualité visible : JPG pour les photos, PNG pour les graphiques et les illustrations. Vous éviterez ainsi les chargements lents sur mobile, qui font fuir les lecteurs.

Gagnez du temps sur la création d’un e-mail responsive avec ce modèle d’invitation à un webinaire signé Blocks ! Comme tous nos modèles, il a été conçu par des professionnels pour s’adapter aux différentes tailles d’écran. Ajoutez simplement vos textes et vos visuels, et partez à la conquête des boîtes de réception !

Source : modèle Blocks

Mettez vos intervenants en avant

Profitez de l’e-mail d’invitation pour présenter les intervenants de votre prochain webinaire : mettez en avant leurs références, leur expérience et les connaissances précises qu’ils vont partager. Votre webinaire gagne en crédibilité, et l’audience voit plus concrètement ce qu’elle gagnera à y assister.

Citer des intervenants de renom rend l’e-mail plus convaincant. Mettez-les bien en avant pour faire parler de votre webinaire et en faire un rendez-vous incontournable pour ceux qui veulent apprendre des meilleurs.

Pour l’illustrer, voici une invitation à un webinaire de Flowium qui présente les intervenants d’entrée de jeu.

Source : Really Good Emails

Ajoutez un CTA efficace

Un appel à l’action (CTA) clair et bien visible est essentiel pour générer des inscriptions au webinaire. Utilisez un langage direct et orienté action, qui pousse le lecteur à passer à l’étape suivante. Des formules comme « Réservez votre place », « Rejoignez notre webinaire » ou « Inscrivez-vous dès aujourd’hui » indiquent clairement l’action attendue et suscitent l’engagement.

Le CTA doit aussi se détacher du reste de l’e-mail. Assurez-vous qu’il contraste avec le fond et le texte qui l’entoure pour bien le distinguer.

Miro en donne un excellent exemple : son invitation à un webinaire comporte des boutons très visibles qui donnent envie de cliquer.

Source : Really Good Emails

Récompensez les inscriptions anticipées

Comme on dit, « l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ». Appliquez ce principe à vos campagnes e-mail en réservant des avantages à ceux qui s’inscrivent tôt.

Parmi les avantages possibles :

• des ressources exclusives à télécharger, comme des guides, des modèles ou des rapports
• l’accès à des contenus supplémentaires, comme des conseils d’initiés ou des supports approfondis sur le sujet du webinaire
• une invitation spéciale à une table ronde après le webinaire ou à une session de questions-réponses exclusive avec les intervenants
• des billets early bird à prix réduit

Le Financial Times en donne un excellent exemple avec une remise conséquente pour les inscriptions anticipées.

Source : Really Good Emails

Renforcez l’urgence avec un compte à rebours

Un compte à rebours rappelle à quelle vitesse l’événement approche. Le temps qui défile incite naturellement les destinataires à agir vite, avant qu’il ne soit trop tard.

Les comptes à rebours sont particulièrement efficaces dans les e-mails de rappel envoyés avant le webinaire. Par exemple, un compte à rebours indiquant que l’événement commence dans « 4 jours, 23 heures et 53 minutes » montre visuellement que les inscriptions vont bientôt fermer, et peut même favoriser les inscriptions de dernière minute.

Avec Blocks, ajouter un compte à rebours à votre e-mail est aussi simple que glisser, déposer et modifier ! Pour aller encore plus vite, choisissez un modèle prêt à l’emploi comme celui ci-dessous et adaptez-le à votre événement en ligne en quelques minutes.

Source : modèle Blocks

Invitez les destinataires à poser leurs questions

Vous voulez rendre votre webinaire plus interactif et plus vivant ? Encouragez les questions avant même le début de l’événement et invitez votre audience à participer activement plutôt qu’à écouter passivement !

Glissez dans le texte de l’e-mail des exemples de questions fréquentes ou stimulantes sur le sujet du webinaire. Ces exemples peuvent pousser les destinataires à venir avec leurs propres questions. L’expérience n’en sera que plus riche et plus engageante pour les participants.

Par exemple, cet e-mail de TurboTax comporte une section « Get your questions answered » avec plusieurs questions que l’audience pourrait poser pendant le webinaire.

Source : Really Good Emails

Misez sur la preuve sociale

Pour 50 % des consommateurs, l’étape qui suit la lecture d’un avis positif sur une entreprise, c’est la visite de son site. Ils se rapprochent ainsi de l’achat (ou de l’inscription, dans le cas d’un webinaire).

Intégrez de la preuve sociale à vos e-mails de webinaire pour lever les doutes et montrer aux destinataires qu’ils s’inscrivent à un événement qui en vaut la peine. Quand on voit que d’autres ont vécu une expérience positive, on est rassuré sur ce qu’on va en retirer.

Vous pouvez utiliser la preuve sociale de 2 façons :

• Si vous avez déjà organisé des webinaires, ajoutez des témoignages d’anciens participants. Mettez en avant les retours positifs sur la qualité de votre contenu et sur ce que le webinaire leur a apporté.
• Si vos intervenants ont une solide réputation, montrez à quel point ils sont respectés et reconnus, avec des avis, des retombées presse ou des citations de professionnels du secteur.

Cet e-mail de webinaire d’Iterable illustre la seconde approche.

Source : Really Good Emails

Ajoutez un lien « Ajouter au calendrier »

Le détail suivant peut sembler anodin, mais il joue un rôle important. Un lien « Ajouter au calendrier » permet aux participants d’enregistrer l’événement dans leur agenda en un seul clic.

Cette petite fonction réduit le risque d’oubli, l’une des causes fréquentes d’absence. Un lien « Ajouter au calendrier » peut même rendre les e-mails de rappel superflus, puisque les notifications de l’agenda remplissent le même rôle.

Par exemple, cet e-mail de Dyspatch comporte un bouton « Add to Calendar » très contrasté qu’on remarque tout de suite.

Source : Really Good Emails

Préparez vos e-mails d’après-webinaire

Rédigez un e-mail de suivi (ou une série d’e-mails d’après-webinaire) pour garder le contact avec les participants une fois l’événement terminé. Ces e-mails de suivi peuvent contenir différents éléments :

• L’enregistrement du webinaire. Certains participants ont pu manquer une partie du webinaire ou veulent revoir des points clés. Un enregistrement leur garantit un accès durable à votre contenu. C’est aussi l’occasion, pour ceux qui n’ont pas pu y assister, de le découvrir quand ils le souhaitent.
• Une invitation aux prochains événements. L’e-mail d’après-webinaire est l’occasion idéale de promouvoir vos prochains événements. Quand les participants estiment avoir tiré profit de votre webinaire, ils s’inscrivent plus volontiers aux suivants, surtout si l’invitation arrive pendant qu’ils sont encore captivés par votre contenu.
• Un formulaire de retour. Ajoutez un court questionnaire ou une demande d’avis pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré lors des prochains webinaires. Utilisez les retours positifs comme témoignages dans votre marketing et renforcez ainsi votre preuve sociale.

Cet e-mail d’Arrows, par exemple, propose l’enregistrement du webinaire découpé en séquences, pour que chacun navigue facilement entre les différentes parties de l’événement.

Source : Really Good Emails

Conclusion

Un e-mail de webinaire percutant est bien plus qu’une simple invitation : c’est ce qui éveille la curiosité, génère des inscriptions et crée un lien avec l’audience.

Soignez chaque élément, concentrez-vous sur la valeur apportée et instaurez une confiance qui dépasse le webinaire lui-même. Vous attirerez ainsi votre audience et bâtirez des relations durables avec vos participants.