Email per webinar: 15 esempi e consigli per più iscritti

Il pubblico è un elemento decisivo per il successo di un webinar. Anche l’evento più curato, con settimane di preparazione, relatori esperti e un team creativo di prim’ordine, può fare flop se partecipano in pochi.

Ma come riempire i posti virtuali con partecipanti coinvolti e motivati? La risposta sta nelle email di invito al webinar! Un invito d’effetto può trasformare un lettore distratto in un partecipante entusiasta e far sì che tutta la preparazione porti risultati concreti.

È il momento di svelare i segreti dei modelli di email per webinar che funzionano! Scopri con noi le sfumature per creare le migliori email di invito ai webinar e oggetti irresistibili.

5 elementi indispensabili delle email per webinar

Prima di passare a buone pratiche ed esempi, vediamo 5 elementi indispensabili che ogni email di invito a un webinar deve contenere.

1. Programma. Invece di indicare solo l’argomento del webinar, conquista il pubblico con un’anteprima di ciò che imparerà. Offri una panoramica dei contenuti, dei temi che affronterai e degli altri dettagli importanti che rendono il webinar imperdibile per i destinatari.
2. Data e ora del webinar. Indica chiaramente quando si svolge il webinar e non dimenticare il fuso orario, se ti rivolgi a un pubblico internazionale. Puoi anche specificarne la durata, così i partecipanti potranno organizzarsi al meglio.
3. Piattaforma e requisiti tecnici. Che tu usi Zoom, Google Meet o una piattaforma dedicata, fornisci istruzioni di configurazione facili da capire e delle FAQ aggiuntive per eventuali problemi tecnici.
4. Link per l’iscrizione. Rendi l’iscrizione al webinar il più semplice possibile. Inserisci un link di registrazione chiaro e, se puoi, offri l’iscrizione con un clic o moduli precompilati. Più è facile registrarsi, più è probabile che le persone partecipino.
5. Informazioni di contatto. Un indirizzo email e un numero di telefono dedicati sono sia un obbligo di legge (per esempio in base al GDPR, alla direttiva ePrivacy e al CASL) sia un modo per permettere ai destinatari di fare domande o segnalare dubbi. Così rassicuri il pubblico e riduci il rischio di perdere partecipanti per confusione o problemi tecnici.

5 buone pratiche per l’oggetto delle email per webinar

Un oggetto accattivante è la porta d’ingresso della tua email di invito al webinar. Comunica il valore dell’evento in poche parole e può rendere l’invito impossibile da ignorare.

Pronto a scrivere oggetti che aumentano le aperture e la partecipazione? Queste 5 buone pratiche ti aiuteranno!

Scrivi un oggetto breve e chiaro

Un oggetto breve e diretto ha più probabilità di lasciare il segno, e ci sono 3 buoni motivi:

• In media la soglia di attenzione di un adulto si aggira sugli 8 secondi. Sembra poco, ma un oggetto incisivo riesce a stare in questo lasso di tempo.
• Spesso gli iscritti scorrono velocemente la casella di posta senza leggere con attenzione. L’oggetto deve quindi catturare lo sguardo all’istante.
• Un oggetto conciso ha più probabilità di essere visibile per intero nei client di posta mobile, che hanno un limite di caratteri piuttosto rigido.

Però la brevità non deve andare a scapito della chiarezza. L’oggetto delle email per webinar deve comunque trasmettere il punto chiave del messaggio e farsi capire al primo sguardo.

Per esempio, ecco uno degli oggetti più efficaci per un webinar, firmato Vimeo:

Partecipa al nostro webinar con Asana

Fonte: Really Good Emails

Personalizza l’oggetto

La personalizzazione è un modo potente per catturare l’attenzione e far sentire il destinatario interpellato in prima persona. Ci sono un paio di strade per personalizzare l’oggetto delle email per webinar:

• Inserisci il nome del destinatario. Questo dettaglio dà subito l’idea di un invito personale. La maggior parte degli ESP ti permette di inserire facilmente il nome nell’oggetto con i tag di unione. Naturalmente serve un database ben tenuto, con dati accurati sugli iscritti.
• Proponi una selezione personalizzata. È un metodo più elaborato, ma può rendere l’email più pertinente e aumentare di molto le aperture. Analizza il pubblico e segmenta gli utenti in base alle interazioni passate o alle preferenze. Usa queste informazioni per creare email e oggetti in sintonia con le esigenze specifiche di determinati iscritti, proponendo una selezione mirata dei prossimi eventi.

Per esempio, l’oggetto di questo invito a un webinar di DocuSign si apre subito con il nome del destinatario:

Smiles Davis, sei invitato: unisciti a noi per l’Earth Day

Fonte: Really Good Emails

Offri subito valore

Spiega chiaramente quali vantaggi concreti otterrà il destinatario partecipando al webinar. Invitalo a scoprire informazioni preziose, ricevere consigli pratici o scaricare risorse extra al termine dell’evento online.

Così gli dai un motivo convincente per iscriversi e trasformi più destinatari in partecipanti. E se offri incentivi utili, citali: rendono l’offerta ancora più allettante.

Ecco uno dei migliori esempi di oggetto per un webinar, firmato Resy, che offre valore fin da subito:

Impara le tecniche dei maestri da chef pluripremiati

Fonte: Really Good Emails

Fai domande

Una domanda ben posta crea un senso di dialogo e un legame più forte e personale con il destinatario. In generale possiamo distinguere 2 tipi di domande, in base a come si rivolgono al lettore:

• Domande dirette, per esempio «Vuoi raddoppiare le vendite in 30 giorni?» o «Sei pronto per le novità sulla privacy dei dati?». Queste domande toccano subito i problemi o le aspirazioni dei lettori e lasciano intuire una soluzione.
• Domande che puntano sulla curiosità, come «Pronto a scoprire qualcosa che cambierà le regole del gioco?». Non danno risposte esplicite, ma lasciano intendere che qualcosa di entusiasmante o di prezioso è a un solo clic di distanza. Questa tecnica funziona meglio quando il pubblico conosce già il tuo brand, perché fa leva sulla fiducia e sull’interesse per ciò che offri.

Per esempio, guarda questo oggetto di Zoom:

[Webinar dal vivo] Cosa c’è di nuovo in Zoom?

Fonte: Really Good Emails

Gioca sul senso di urgenza

Quando il webinar si avvicina, usa un linguaggio legato al tempo per trasformare l’oggetto in una spinta potente ad agire subito. Crea un senso di urgenza nel pubblico con frasi come «Ultima occasione per iscriverti!» o «Il webinar inizia tra 24 ore», così la tua email avrà la precedenza sulle altre nella casella di posta.

Porta l’effetto al massimo abbinando l’urgenza a scadenze chiare o a opportunità limitate. Per esempio, un oggetto come «Solo 3 posti rimasti per il webinar di domani» sottolinea la scarsità e la necessità di agire subito. È importante però che l’urgenza sia reale, altrimenti rischi di perdere la fiducia del pubblico.

Kajabi mostra come farlo bene con questo oggetto:

In diretta tra 1 ora! Ecco il tuo link per la diretta su FB

Fonte: Really Good Emails

10 buone pratiche per le email dei webinar

Un oggetto accattivante è importante per il successo di una campagna email, ma resta solo la punta dell’iceberg. Passiamo al cuore dell’invito: l’email del webinar vera e propria. Queste 10 buone pratiche ti mostrano come creare l’invito perfetto e aumentare il tasso di clic.

Punta su immagini efficaci

Immagini forti rendono l’email del webinar più coinvolgente e incisiva. Migliorano il design complessivo, aiutano a trasmettere il messaggio in modo memorabile e suscitano più facilmente una reazione emotiva, come l’entusiasmo di imparare qualcosa di nuovo.

Immagini, infografiche e icone spezzano il testo e rendono l’email più piacevole alla vista e più facile da leggere. Inoltre, un’immagine ben posizionata che richiama i contenuti del webinar può creare attesa e rafforzare i punti chiave dell’evento.

Ecco un’email di Moment con immagini perfettamente in linea con l’argomento del webinar, che rendono l’invito più efficace.

Fonte: Really Good Emails

Ottimizza per il mobile

L’85% degli utenti legge le email sullo smartphone, quindi l’ottimizzazione per il mobile è una priorità assoluta. Progetta le tue email di invito ai webinar pensando alla responsività:

• Usa un layout pulito che si adatti bene ai diversi schermi. Non riempire l’email di contenuti superflui: punta invece su sezioni concise e facili da scorrere.
• Gli elementi chiave, come i pulsanti, devono essere abbastanza grandi da toccarli facilmente su un touchscreen. Il testo deve essere leggibile senza bisogno di ingrandire.
• Comprimi le immagini senza perdite di qualità visibili: usa il JPG per le foto e il PNG per grafiche e illustrazioni. Così eviti caricamenti lenti sui dispositivi mobili, fondamentali per non perdere l’attenzione degli utenti.

Risparmia tempo nella creazione di un’email responsive con questo modello di invito a un webinar di Blocks! Come tutti i nostri modelli, è progettato da professionisti per adattarsi a schermi di ogni dimensione. Aggiungi testi e immagini e sei pronto a conquistare le caselle di posta!

Fonte: modello Blocks

Metti in luce i relatori

Usa l’email di invito per presentare i relatori del webinar: metti in evidenza titoli, esperienza e le competenze specifiche che porteranno. Così dai autorevolezza al webinar e rendi più concreti i vantaggi della partecipazione.

Citare relatori di grande nome può rendere l’email più convincente. Dagli ampio risalto per creare ancora più attesa e fare del tuo webinar un evento imperdibile per chi vuole imparare dai migliori.

Per un esempio concreto, ecco un’email di invito a un webinar di Flowium che presenta subito i relatori.

Fonte: Really Good Emails

Inserisci una CTA efficace

Una call to action (CTA) chiara e ben visibile è fondamentale per ottenere iscrizioni al webinar. Usa un linguaggio diretto e orientato all’azione, che spinga i lettori a fare il passo successivo. Frasi come «Prenota il tuo posto», «Partecipa al nostro webinar» o «Iscriviti oggi» comunicano l’azione desiderata e generano coinvolgimento.

È importante anche che la CTA risalti rispetto al resto dell’email. Assicurati che sia a contrasto con lo sfondo e con il testo intorno, così da distinguersi visivamente.

Un ottimo esempio arriva da Miro: la sua email di invito al webinar ha pulsanti molto visibili che invitano all’azione.

Fonte: Really Good Emails

Premia chi si iscrive per primo

Come dice il proverbio, «Chi prima arriva meglio alloggia». Applica questo principio alle tue campagne email offrendo vantaggi speciali a chi si iscrive in anticipo.

Gli incentivi possono essere:

• risorse esclusive da scaricare, come guide, modelli o report
• accesso a contenuti extra, come consigli da addetti ai lavori o materiali di approfondimento sull’argomento del webinar
• un invito speciale a una tavola rotonda dopo il webinar o a una sessione di domande e risposte esclusiva con i relatori ospiti
• biglietti early bird a un prezzo speciale

Financial Times offre un esempio fantastico, con un notevole sconto per chi si iscrive in anticipo.

Fonte: Really Good Emails

Aumenta l’urgenza con un timer con conto alla rovescia

Un timer con conto alla rovescia ricorda quanto velocemente si avvicina l’evento. Il tempo che scorre spinge in modo naturale i destinatari ad agire in fretta, prima che sia troppo tardi.

I timer funzionano particolarmente bene nelle email promemoria che precedono il webinar. Per esempio, un timer che mostra che l’evento inizia tra «4 giorni, 23 ore e 53 minuti» comunica visivamente che le iscrizioni stanno per chiudersi e può persino aumentare le iscrizioni dell’ultimo minuto.

Con Blocks aggiungere un timer con conto alla rovescia alla tua email è facilissimo: trascini, rilasci e modifichi! Per fare ancora prima e con più comodità, scegli un modello già pronto come quello qui sotto e adattalo al tuo evento online in pochi minuti.

Fonte: modello Blocks

Invita i destinatari a fare domande

Vuoi rendere il tuo webinar più interattivo e dinamico? Incoraggia le domande già prima dell’evento e invita il pubblico a partecipare attivamente, invece di limitarsi ad ascoltare!

Inserisci nel testo dell’email qualche domanda stimolante o frequente sull’argomento del webinar. Gli esempi possono spingere i destinatari a presentarsi con le proprie domande già pronte. E questo rende l’esperienza più coinvolgente e utile per i partecipanti.

Per esempio, questa email di TurboTax include una sezione «Get your questions answered» con alcune domande che il pubblico potrebbe fare durante il webinar.

Fonte: Really Good Emails

Sfrutta la riprova sociale

Per il 50% dei consumatori, il passo successivo alla lettura di una recensione positiva su un’azienda è visitarne il sito. Questo li avvicina al checkout (o, nel caso dei webinar, all’iscrizione).

Inserisci la riprova sociale nelle email dei webinar per fugare ogni dubbio e far capire ai destinatari che si stanno iscrivendo a un evento di valore. Quando le persone vedono che altri hanno avuto un’esperienza positiva, si convincono che ne trarranno vantaggio anche loro.

Puoi usare la riprova sociale in 2 modi diversi:

• Se hai già organizzato webinar in passato, inserisci le testimonianze dei partecipanti. Metti in evidenza i commenti positivi sulla qualità dei contenuti e sui vantaggi complessivi del webinar.
• Se i tuoi relatori hanno un’ottima reputazione, mostra quanto sono stimati e apprezzati con recensioni, articoli sui media o citazioni di esperti del settore.

Un esempio del secondo approccio è questa email per un webinar di Iterable.

Fonte: Really Good Emails

Inserisci il link «Aggiungi al calendario»

Il prossimo dettaglio può sembrare secondario, ma in realtà conta parecchio. Un link diretto «Aggiungi al calendario» permette ai partecipanti di salvare subito l’evento nel proprio calendario con un solo clic.

Questa piccola funzione riduce il rischio di dimenticanze, un motivo frequente di assenza. Inoltre, il link «Aggiungi al calendario» può anche rendere superflue le email promemoria, perché le notifiche del calendario svolgono la stessa funzione.

Per esempio, questa email di Dyspatch ha un pulsante «Add to Calendar» ben contrastato e visibile al primo sguardo.

Fonte: Really Good Emails

Prepara le email post-webinar

Crea un’email di follow-up (o una serie di email post-webinar) per restare in contatto con i partecipanti anche dopo la fine dell’evento. I follow-up dei webinar possono contenere diversi elementi, per esempio:

• La registrazione del webinar. Alcuni partecipanti potrebbero essersi persi una parte del webinar o voler rivedere i punti chiave. La registrazione garantisce loro l’accesso continuo ai contenuti. Ed è anche un’occasione per chi non ha potuto partecipare di seguirlo quando preferisce.
• L’invito ai prossimi eventi. L’email post-webinar è l’occasione perfetta per promuovere gli eventi in arrivo. Se i partecipanti sentono di aver tratto valore dal webinar, è più probabile che si iscrivano ai prossimi eventi, soprattutto se l’invito arriva quando sono ancora coinvolti dai tuoi contenuti.
• Un modulo per raccogliere feedback. Inserisci un breve sondaggio o una richiesta di recensione per capire cosa ha funzionato e cosa si può migliorare nei prossimi webinar. Usa i commenti positivi come testimonianze nel tuo marketing e rafforza così la riprova sociale.

Questa email di Arrows, per esempio, contiene le registrazioni del webinar divise per sezioni, così gli utenti possono spostarsi facilmente tra le diverse parti dell’evento.

Fonte: Really Good Emails

Conclusione

Le email per webinar efficaci sono molto più di semplici inviti: sono la chiave per accendere la curiosità, ottenere iscrizioni e creare un legame con il pubblico.

Cura ogni elemento, concentrati sul valore che offri e costruisci una fiducia che vada oltre il webinar. Così non solo attirerai il pubblico, ma costruirai anche rapporti duraturi con i tuoi partecipanti.