Emails para webinars: 15 ejemplos y consejos que funcionan

El público es clave para el éxito de tu webinar. Hasta el evento mejor pensado, con semanas de preparación, ponentes expertos y un equipo creativo magistral, puede quedarse en nada si no se conecta suficiente gente.

Pero ¿cómo consigues llenar tus butacas virtuales de participantes con ganas e interés? ¡La respuesta está en tus emails de invitación al webinar! Una invitación que impresione puede convertir a un lector casual en un asistente entusiasta y hacer que toda la preparación dé resultados tangibles.

¡Es hora de descubrir los secretos de las plantillas de email para webinars que funcionan! Acompáñanos a repasar los detalles para crear las mejores invitaciones a webinars y asuntos irresistibles.

5 elementos imprescindibles de un email para webinars

Antes de pasar a las buenas prácticas y los ejemplos, veamos 5 elementos que no pueden faltar en ningún email de invitación a un webinar.

1. Programa. En lugar de limitarte a indicar el tema del webinar, engancha al público con un adelanto de lo que va a aprender. Resume el contenido, los problemas que se van a abordar y otros detalles importantes que conviertan el webinar en una cita obligada para los destinatarios.
2. Fecha y hora del webinar. Indica con claridad cuándo se celebra el webinar y no olvides incluir la zona horaria si tu público es internacional. También puedes indicar la duración para que los asistentes organicen bien su agenda.
3. Plataforma y requisitos técnicos. Tanto si usas Zoom como Google Meet o una plataforma especializada, da instrucciones de configuración fáciles de entender y unas preguntas frecuentes adicionales por si surgen problemas técnicos.
4. Enlace de inscripción. Haz que apuntarse a tu próximo webinar sea lo más sencillo posible. Incluye un enlace de registro claro y, si puedes, ofrece la inscripción en un clic o formularios ya rellenados. Cuanto más fácil sea registrarse, más probabilidades tendrás de conseguir asistentes.
5. Datos de contacto. Una dirección de email y un teléfono de contacto son a la vez un requisito legal (por ejemplo, según el RGPD, la Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas y la CASL) y una vía para que los destinatarios te hagan llegar sus dudas o inquietudes. Esto da tranquilidad a tu público y reduce el riesgo de perder asistentes por confusiones o problemas técnicos.

5 buenas prácticas para los asuntos de emails de webinars

Un asunto convincente es la puerta de entrada a tu email de invitación al webinar. Transmite su valor en pocas palabras y puede hacer que la invitación sea imposible de ignorar.

¿Listo para escribir asuntos pegadizos que aumenten la tasa de apertura y la participación? ¡Estas 5 buenas prácticas te ayudarán!

Que el asunto sea breve y claro

Un asunto corto y directo tiene más probabilidades de causar impresión, y hay 3 buenos motivos para ello:

• La capacidad de atención media de un adulto ronda los 8 segundos. Parece difícil, pero un asunto ágil cabe en ese estrecho margen.
• Los suscriptores suelen echar un vistazo rápido a su bandeja de entrada sin leer a fondo. Así que el asunto tiene que llamar la atención al instante.
• Los asuntos concisos tienen más posibilidades de verse completos en los clientes de correo móviles, que limitan bastante el número de caracteres.

Pero la brevedad no debe ir en detrimento de la claridad. Los asuntos de tus emails para webinars tienen que transmitir la idea principal del mensaje y entenderse de un vistazo.

Por ejemplo, Vimeo tiene aquí uno de los asuntos de webinar más convincentes:

Únete a nuestro webinar con Asana

Fuente: Really Good Emails

Personaliza el asunto

La personalización es una forma muy eficaz de captar la atención y hacer que el destinatario sienta que te diriges a él directamente. Hay un par de caminos para personalizar los asuntos de tus emails para webinars:

• Incluye el nombre del destinatario. Este detalle crea de inmediato la sensación de invitación personal. La mayoría de los ESP te permiten insertar el nombre en el asunto fácilmente con etiquetas de combinación. Eso sí, para ello necesitas una base de datos bien cuidada y con información precisa de los suscriptores.
• Indica una selección personalizada. Este método es más laborioso, pero puede hacer que el email resulte más relevante y aumentar mucho la tasa de apertura. Analiza a tu público y segmenta a los usuarios según sus interacciones o preferencias anteriores. Usa esa información para crear emails y asuntos que respondan a las necesidades concretas de cada grupo de suscriptores con una selección de próximos eventos hecha a su medida.

Por ejemplo, el asunto de esta invitación a un webinar de DocuSign empieza directamente con el nombre del destinatario:

Smiles Davis, estás invitado: únete a nosotros el Día de la Tierra

Fuente: Really Good Emails

Aporta valor desde el primer momento

Explica con claridad qué gana el destinatario de inmediato si asiste al webinar. Invítale a obtener información valiosa, recibir consejos prácticos o descargar recursos extra cuando termine el evento online.

Así le das un motivo de peso para apuntarse y puedes convertir a más destinatarios en asistentes. Y si ofreces incentivos útiles, menciónalos también para endulzar la propuesta y hacerla todavía más atractiva.

Aquí tienes uno de los mejores ejemplos de asunto para webinars, de Resy, que aporta valor desde el principio:

Aprende técnicas magistrales de chefs premiados

Fuente: Really Good Emails

Haz preguntas

Una pregunta bien colocada crea sensación de diálogo y refuerza una conexión más personal con el destinatario. En general, podemos distinguir 2 tipos de preguntas según cómo se dirigen al lector:

• Preguntas directas, por ejemplo, «¿Quieres duplicar tus ventas en 30 días?» o «¿Estás preparado para los cambios en privacidad de datos?». Estas preguntas apuntan directamente a los problemas o aspiraciones de tus lectores y dejan entrever una solución.
• Preguntas que despiertan la intriga, como «¿Listo para aprender algo que lo cambiará todo?». No dan respuestas explícitas, pero sugieren algo emocionante o valioso a un solo clic. Esta técnica funciona mejor cuando el público ya conoce tu marca, porque se apoya en la confianza y el interés por lo que ofreces.

Como ejemplo, fíjate en este asunto de Zoom:

[Webinar en directo] ¿Qué hay de nuevo en Zoom?

Fuente: Really Good Emails

Juega con la urgencia

Cuando el webinar esté a la vuelta de la esquina, usa un lenguaje con límite de tiempo para que tus asuntos se conviertan en un potente motor de acción inmediata. Transmite sensación de urgencia a tu público con frases como «¡Última oportunidad para inscribirte!» o «El webinar empieza en 24 horas» y consigue que tu email pase por delante de los demás en la bandeja de entrada.

Llévalo al máximo combinando la urgencia con plazos claros u oportunidades limitadas. Por ejemplo, un asunto como «Solo quedan 3 plazas para el webinar de mañana» subraya la escasez y la necesidad de actuar ya. Eso sí, la urgencia tiene que ser real; si no, puede minar la confianza de tu público.

Kajabi muestra cómo hacerlo bien con este asunto de email para un webinar:

¡Empezamos en directo en 1 hora! Aquí tienes tu enlace a FB Live

Fuente: Really Good Emails

10 buenas prácticas para los emails de webinars

Aunque los asuntos convincentes son importantes para el éxito de una campaña de email, no son más que la punta del iceberg. Pasemos al corazón de tu invitación: el propio email del webinar. Estas 10 buenas prácticas te enseñarán a crear la invitación perfecta y a aumentar la tasa de clics.

Usa elementos visuales eficaces

Unos buenos elementos visuales hacen que el email del webinar sea más atractivo y tenga más impacto. Mejoran el diseño general, ayudan a transmitir el mensaje de forma memorable y es más probable que despierten una emoción, como las ganas de aprender algo nuevo.

Las imágenes, las infografías y los iconos rompen la monotonía del texto y hacen que el email resulte más atractivo y fácil de leer. Además, una imagen bien colocada que refuerce el contenido del webinar puede generar expectación y subrayar los puntos clave del evento.

Aquí tienes un ejemplo de Moment con elementos visuales que encajan a la perfección con el tema del webinar y hacen más eficaz la invitación.

Fuente: Really Good Emails

Optimiza para móvil

Con un 85% de usuarios que consultan el correo en el smartphone, la optimización para móvil es una de las grandes prioridades. Asegúrate de que tus emails de invitación a webinars sean adaptables:

• Usa una maquetación limpia que se adapte bien a distintos tamaños de pantalla. No satures el email con demasiado contenido: apuesta por secciones breves y fáciles de escanear.
• Los elementos clave, como los botones, deben ser lo bastante grandes para pulsarlos cómodamente en una pantalla táctil. El texto debe leerse sin necesidad de hacer zoom.
• Comprime las imágenes sin perder calidad visible: usa JPG para las fotos y PNG para gráficos e ilustraciones. Así evitarás cargas lentas en el móvil, algo clave para no perder la atención de los usuarios.

¡Ahorra tiempo creando un email adaptable con esta plantilla de invitación a webinars de Blocks! Como todas nuestras plantillas, tiene un diseño profesional compatible con distintos tamaños de pantalla. Añade tus textos e imágenes, y listo para conquistar bandejas de entrada.

Fuente: plantilla de Blocks

Pon el foco en tus ponentes

Aprovecha el email de invitación para presentar a los ponentes de tu próximo webinar: destaca su trayectoria, su experiencia y los conocimientos concretos que van a aportar. Esto no solo da autoridad a tu webinar, sino que también hace más tangibles para el público las ventajas de asistir.

Mencionar a ponentes de renombre hace el email más persuasivo. Dales protagonismo para generar más expectación y convertir tu webinar en una cita imprescindible para quienes quieren aprender de los mejores.

Para verlo en la práctica, aquí tienes una invitación a un webinar de Flowium que presenta a los ponentes desde el primer momento.

Fuente: Really Good Emails

Incluye una llamada a la acción eficaz

Una llamada a la acción (CTA) clara y bien visible es clave para conseguir inscripciones al webinar. Usa un lenguaje directo y orientado a la acción que anime a los lectores a dar el siguiente paso. Frases como «Reserva tu plaza», «Únete a nuestro webinar» o «Inscríbete hoy» ayudan a transmitir la acción que esperas y a generar interacción.

También es importante que la CTA destaque sobre el resto del contenido del email. Asegúrate de que contraste con el fondo y el texto que la rodea para que se distinga a simple vista.

Miro ofrece un gran ejemplo: su email de invitación a un webinar incluye botones muy visibles que invitan a actuar.

Fuente: Really Good Emails

Premia a quien se inscriba pronto

Como dice el refrán, «A quien madruga, Dios le ayuda». Aplica este principio a tus campañas de email y ofrece ventajas especiales a quienes se inscriban primero.

Los incentivos pueden ser:

• recursos descargables exclusivos, como guías, plantillas o informes
• acceso a contenido adicional, como consejos de expertos o materiales ampliados sobre el tema del webinar
• invitación especial a una mesa redonda posterior al webinar o a una sesión exclusiva de preguntas y respuestas con los ponentes invitados
• entradas anticipadas a un precio especial

Financial Times ofrece un ejemplo fantástico: un descuento considerable por inscribirse pronto.

Fuente: Really Good Emails

Aumenta la urgencia con un temporizador de cuenta regresiva

Un temporizador de cuenta regresiva recuerda lo rápido que se acerca el evento. El reloj en marcha empuja de forma natural a los destinatarios a actuar antes de que se acabe el tiempo.

Los temporizadores funcionan especialmente bien en los emails de recordatorio previos al webinar. Por ejemplo, un temporizador que indica que el evento empieza en «4 días, 23 horas y 53 minutos» deja claro visualmente que el plazo de inscripción se cierra pronto e incluso puede aumentar las inscripciones de última hora.

¡Con Blocks, añadir un temporizador de cuenta regresiva a tu email es tan fácil como arrastrar, soltar y editar! Para que el proceso sea aún más rápido y cómodo, elige una plantilla prediseñada como la de abajo y adáptala a tu evento online en cuestión de minutos.

Fuente: plantilla de Blocks

Anima a los destinatarios a hacer preguntas

¿Quieres que tu webinar sea más interactivo y dinámico? Anima a tu público a hacer preguntas incluso antes de que empiece el evento e invítale a participar activamente en lugar de limitarse a escuchar.

Incluye en el propio texto del email ejemplos de preguntas habituales o que inviten a reflexionar sobre el tema del webinar. Esos ejemplos pueden animar a los destinatarios a llegar con sus propias preguntas preparadas. Y eso, a su vez, hace que la experiencia sea más participativa y provechosa para los asistentes.

Por ejemplo, este email de TurboTax incluye una sección «Get your questions answered» con varias preguntas que el público podría plantear durante el webinar.

Fuente: Really Good Emails

Aprovecha la prueba social

Para el 50% de los consumidores, el siguiente paso tras leer una reseña positiva sobre una empresa es visitar su web. Eso los acerca un paso más a la compra (o a la inscripción, en el caso de los webinars).

Incluye prueba social en tus emails para webinars para disipar dudas y demostrar a los destinatarios que se están apuntando a un evento que merece la pena. Cuando la gente ve que otros han tenido una buena experiencia, se convence de que también le será útil.

Puedes usar la prueba social de 2 formas:

• Si ya has organizado webinars antes, incluye testimonios de asistentes anteriores. Destaca las opiniones positivas que hablen de la calidad de tu contenido y de lo que aportó el webinar en general.
• Si tus ponentes tienen una sólida reputación, muestra lo respetados y valorados que son con reseñas, apariciones en medios o citas de referentes del sector.

Este email de Iterable para un webinar es un ejemplo del segundo enfoque.

Fuente: Really Good Emails

Incluye el enlace «Añadir al calendario»

El siguiente detalle puede parecer menor, pero en realidad tiene mucho peso. Un enlace directo para «Añadir al calendario» permite a los asistentes guardar el evento en su calendario personal con un solo clic.

Esta pequeña función reduce la probabilidad de olvidos, uno de los motivos más habituales de las ausencias. Además, un enlace «Añadir al calendario» puede llegar a sustituir a los emails de recordatorio, ya que las notificaciones del calendario cumplen la misma función.

Por ejemplo, este email de Dyspatch incluye un botón «Add to Calendar» muy contrastado que se ve al instante.

Fuente: Really Good Emails

Ten listos los emails posteriores al webinar

Prepara un email de seguimiento del webinar (o una serie de emails posteriores) para seguir en contacto con los asistentes incluso después de que termine el evento. Estos emails de seguimiento pueden incluir distintos elementos, como:

• La grabación del webinar. Puede que algunos asistentes se perdieran parte del webinar o quieran repasar los puntos clave. Con la grabación seguirán teniendo acceso a tu contenido. También es una oportunidad para que quienes no pudieron asistir lo vean cuando les venga bien.
• Una invitación a próximos eventos. El email posterior al webinar es la ocasión perfecta para promocionar los siguientes eventos. Cuando los asistentes sienten que tu webinar les ha aportado valor, es más probable que se apunten a los siguientes, sobre todo si la invitación llega cuando todavía tienen tu contenido fresco.
• Un formulario para recoger opiniones. Incluye una breve encuesta o una petición de reseñas para saber qué funcionó bien y qué se puede mejorar en los próximos webinars. Usa las opiniones positivas como testimonios en tu marketing y refuerza así la prueba social.

Este email de Arrows, por ejemplo, incluye las grabaciones del webinar divididas en partes, para que los usuarios puedan moverse fácilmente por las distintas secciones del evento.

Fuente: Really Good Emails

Conclusión

Un buen email para un webinar es mucho más que una simple invitación: es la clave para despertar la curiosidad, conseguir inscripciones y crear un vínculo con el público.

Cuida cada elemento, céntrate en aportar valor y genera una confianza que vaya más allá del propio webinar. Así no solo atraerás público, sino que también construirás relaciones duraderas con tus asistentes.