Oops-E-Mail schreiben: 7 Tipps und 20 Betreffzeilen
Stellen Sie sich vor: Sie haben eine ganze Woche an einer E-Mail-Kampagne gefeilt. Sie haben die besten Bilder ausgesucht und einen hervorragenden Text geschrieben. Jetzt sind die E-Mails raus, und Sie können endlich durchatmen … Doch plötzlich fällt Ihnen auf, dass in der E-Mail das falsche Bild steckt! Oder ein defekter Link? Oder ein falscher Rabattcode?
Keine Panik. So sehr Sie sich auch bemühen, Fehler passieren immer wieder. Und genau dafür gibt es Oops-E-Mails.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Entschuldigungs-E-Mail schreiben, worauf Sie in Oops-E-Mails achten und was Sie vermeiden sollten, wie Sie eine Betreffzeile für eine Entschuldigung formulieren – und Sie finden 20 wirkungsvolle Beispiele für Betreffzeilen von Oops-E-Mails.
7 Tipps für eine gelungene Oops-E-Mail
59% der Kunden in den USA verlieren nach mehreren Fehltritten das Vertrauen in eine Marke. Die Zahl zeigt, wie wichtig das Kundenerlebnis ist und wie dringend Sie Fehler beheben sollten, die Kunden von Ihrer Marke vertreiben könnten.
Sobald Sie einen Fehler entdeckt haben, ist es Zeit für eine Nachricht, die das Problem anspricht und eine Lösung bietet. Hier sind einige praktische Tipps für eine Entschuldigungs-E-Mail, die sowohl Ihren Ruf als auch das Vertrauen Ihrer Kunden rettet.
1. Das Ausmaß des Fehlers einschätzen
Als Erstes sollten Sie prüfen, wie schwer der Fehler wiegt und ob eine Entschuldigungs-E-Mail überhaupt nötig ist.
Bei einem kleinen Tippfehler, einem fehlenden Komma oder einer anderen Kleinigkeit ist eine Entschuldigungs-E-Mail wahrscheinlich übertrieben. Selbst wenn einige Abonnenten den Fehler bemerken, schadet das Ihrem Markenimage kaum.
Die Lösung: Legen Sie eine Checkliste mit allem an, was Sie vor dem Versand prüfen müssen. So passiert Ihnen derselbe Fehler kein zweites Mal.
Kurz gesagt: Machen Sie sich wegen Kleinigkeiten nicht verrückt, sondern konzentrieren Sie sich auf ernstere Probleme, die Ihre volle Aufmerksamkeit brauchen.
2. Schnell reagieren
Beginnen Sie mit der Oops-E-Mail, sobald Sie den Fehler entdeckt haben. Dafür gibt es 2 gute Gründe:
- Erstens zeigen Sie damit, dass Sie den Fehler sofort bemerkt haben. Er ist Ihnen in der letzten E-Mail zwar aus irgendeinem Grund durchgerutscht, aber jetzt tun Sie alles, um ihn zu beheben.
- Zweitens ist eine schnelle Reaktion entscheidend, wenn Ihre E-Mail zeitlich begrenzte Angebote oder Countdown-Timer enthält. Solche Fehler müssen so schnell wie möglich korrigiert werden, damit die Abonnenten nicht verwirrt sind.
Die Oops-E-Mail von TShirt Pusher ist ein tolles Beispiel. Das Unternehmen hat den Fehler schnell korrigiert und sich sogar noch über die ganze Situation lustig gemacht.
3. Nicht dieselbe E-Mail zweimal senden
Schicken Sie kein Duplikat der vorherigen E-Mail mit derselben Betreffzeile und demselben Text, nur mit ein paar Korrekturen. Mehrere fast identische E-Mails nerven die Abonnenten, und Ihre Nachricht landet womöglich im Spam.
Stattdessen können Sie:
- eine neue E-Mail mit passender Betreffzeile und passendem Preheader für die Entschuldigung erstellen;
- dem bestehenden Text einen zusätzlichen „Entschuldigungs“-Block hinzufügen und die nötigen Korrekturen vornehmen.
Die Entschuldigungs-E-Mail von Sur La Table ist ein perfektes Beispiel für die zweite Variante. Sie enthält den korrigierten Text und eine humorvolle (aber aufrichtige) Entschuldigung dafür, dass man sich „ein bisschen zu sehr“ auf den bevorstehenden Sale gefreut hat.
4. Sich nicht zu sehr selbst geißeln
Mehr als 50% der Unternehmen verschicken mindestens einmal im Jahr eine Entschuldigungs-E-Mail – Fehler in E-Mails sind also keine Seltenheit. Natürlich verlangt ein Fehler eine Entschuldigung und eine Lösung. Ihre Oops-E-Mail sollte aber keine Selbstgeißelung sein.
Vermeiden Sie eine übertrieben emotionale Entschuldigung. Das kann unprofessionell wirken und am Ende Ihrem Image und Ruf schaden.
Die Oops-E-Mail von TODAY zum Beispiel hält die Entschuldigung klar und einfach – mit einem kleinen Witz obendrauf.
5. Anderen nicht die Schuld geben
Zeigen Sie weder in der Betreffzeile noch in der Nachricht selbst mit dem Finger auf andere. Geben Sie einfach zu, dass ein Fehler passiert ist, und zeigen Sie, dass Sie ihn beheben wollen.
Wie bei übertriebener Selbstkritik gilt: Wer die Verantwortung auf andere abwälzt, schadet damit vor allem der eigenen Marke. Den Abonnenten ist es wahrscheinlich egal, wer schuld ist – sie wollen, dass das Problem so schnell wie möglich gelöst wird.
Eine E-Mail von Emma zeigt, wie es geht. Sie enthält alles, was Ihre Abonnenten brauchen: eine Erklärung, eine kurze Entschuldigung und die Übernahme der Verantwortung, ohne jemandem die Schuld zu geben.
6. Die nächsten Schritte nennen
Taten sagen mehr als Worte. Erklären Sie Ihren Abonnenten, wie Sie die bestehenden Probleme beheben (und künftig verhindern) wollen.
Schon ein einfacher Plan zeigt, dass Sie bereit sind, aktiv etwas zu verbessern. Außerdem kann Ehrlichkeit gegenüber Ihrem Publikum für Sie sprechen und die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke stärken.
Paul Fredrick zeigt ein einfaches, aber wirkungsvolles Beispiel. Die Entschuldigungs-E-Mail räumt das Problem ein, bietet einen verlängerten Rabatt und nennt die Telefonnummer des Kundenservice für weitere Fragen.
7. Nicht zu oft Entschuldigungs-E-Mails senden
Sich ständig zu entschuldigen, ist grundsätzlich keine gute Angewohnheit – und in der Markenkommunikation erst recht nicht. Manche Fehler (vor allem schwerwiegende) verlangen zwar eine Entschuldigung, doch eine Flut von „Es tut uns leid“-E-Mails ermüdet die Empfänger.
Übertreiben Sie es nicht mit den Entschuldigungen. Dafür gibt es mindestens 2 Gründe:
- Wenn Abonnenten ständig Oops-E-Mails von Ihnen bekommen, verlieren sie womöglich jegliches Vertrauen in Ihre Marke. Wer kauft schon gern bei einem Unternehmen, das dauernd in Schwierigkeiten gerät?
- Manchmal schneiden Oops-E-Mails besser ab als normale Werbe-E-Mails (sowohl bei Öffnungs- und Klickraten als auch bei der Zahl der Käufe). Manche Marken schaffen es, die Situation mit Entschuldigungs-E-Mails zu ihrem Vorteil zu nutzen. Andererseits könnten die Abonnenten glauben, dass Sie solche E-Mails absichtlich verschicken – und auch das kann Ihrem Markenimage schaden.
Betreffzeilen für Entschuldigungs-E-Mails formulieren
Wie Sie wahrscheinlich wissen, entscheiden 64% der Empfänger anhand der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen. Hier sind einige wertvolle Tipps für eine wirkungsvolle Betreffzeile, die Abonnenten dazu bringt, Ihre Oops-E-Mail zu öffnen und nachzusehen, was drinsteht.
Den Fehler eingestehen. Beginnen Sie die Betreffzeile, indem Sie den Zweck Ihrer Nachricht nennen. Machen Sie klar, dass etwas schiefgelaufen ist und Sie das Problem jetzt beheben wollen (oder es schon behoben haben). Sie müssen nicht alles in die Betreffzeile packen, aber Ihr Anliegen sollte klar und verständlich sein.
Die Betreffzeile der Oops-E-Mail von Methodical Coffee lautet zum Beispiel „Richtigstellung zu Kolumbien und unserer letzten E-Mail“ und macht den Zweck der Nachricht sofort deutlich.
Einen Anreiz bieten. Zeigen Sie, dass Sie als Wiedergutmachung einen Bonus für die Abonnenten vorbereitet haben. Erwähnen Sie in der Betreffzeile zum Beispiel einen Rabatt oder ein Sonderangebot.
Wichtig ist, dass diese Geste aufrichtig wirkt. Da Sie Ihren eigenen Fehler wiedergutmachen, bieten Sie den Bonus ohne zusätzliche Bedingungen an.
Fab verliert keine Zeit und setzt genau darauf – mit der Betreffzeile „Miau. Unser Patzer, Ihr Gewinn. Nur heute zusätzlich 10% Rabatt“.
Negatives vermeiden. Düstere Formulierungen wirken in der Betreffzeile einer Oops-E-Mail meist eher negativ. Formulieren Sie die Betreffzeile Ihrer Entschuldigung deshalb lieber neutraler.
Statt „Es tut uns furchtbar leid, dass uns dieser Fehler passiert ist“ schreiben Sie etwas weniger Emotionales wie „Bitte nehmen Sie unsere aufrichtige Entschuldigung an“.
Ein tolles Beispiel ist die Betreffzeile der Oops-E-Mail von Trouva: „Hoppla! Jetzt funktioniert der Link ✨“. Hier ist nichts auch nur annähernd negativ – stattdessen verkündet die Betreffzeile gut gelaunt, dass das Problem behoben ist.
Auf Humor setzen. Das ergibt sich direkt aus dem vorherigen Tipp. Ein Fehler in einer E-Mail ist keine Tragödie. Es ist völlig in Ordnung, die Betreffzeile Ihrer Oops-E-Mail mit einem lockeren Witz aufzuhellen.
Das Wichtigste dabei: Wer über die Situation lacht, behält emotional die Kontrolle darüber. Bleiben Sie aber natürlich im Rahmen und übertreiben Sie es nicht.
Verzichten Sie in einer humorvollen Betreffzeile für Ihre Entschuldigung auf riskante Witze und Sarkasmus. Setzen Sie lieber auf etwas, das die Stimmung ein wenig auflockert.
Genau das macht FilterEasy und startet seine Entschuldigungs-E-Mail mit der Betreffzeile „Hoppla: Da hatte heute Morgen wohl jemand noch keinen Kaffee“.
Vor dem Versand Korrektur lesen. Dieser Rat gilt sowohl für die Betreffzeile als auch für den gesamten Text der Entschuldigungs-E-Mail. Hier steht der Ruf Ihrer Marke auf dem Spiel, schließlich müssen Sie sich bereits für frühere Fehler entschuldigen. Die Betreffzeile Ihrer Entschuldigung darf also auf keinen Fall Fehler enthalten.
Selbst Ihre treuesten Abonnenten hätten Fragen und Zweifel, wenn sich erneut ein Fehler einschleicht – noch dazu in der Betreffzeile der Entschuldigung.
20 Betreffzeilen für Oops-E-Mails
Eine Oops-E-Mail kann ganz plötzlich dringend nötig werden. Deshalb haben wir 20 Betreffzeilen für Entschuldigungs-E-Mails vorbereitet, damit Sie Zeit sparen und Ihre Oops-E-Mail so schnell wie möglich verschicken können! Nutzen Sie sie gern und passen Sie sie an Ihre Marke und die jeweilige Situation an.
- Eine aufrichtige Entschuldigung an unsere treuen Kunden
- Technische Panne behoben – wir bitten um Entschuldigung
- Achtung, Fehler: Bitte ignorieren Sie unsere letzte E-Mail
- Unsere aufrichtige Entschuldigung und die nächsten Schritte
- Sorry, da haben wir etwas verdreht
- Oops-Alarm! Sorry, da ist uns ein Patzer passiert
- Sorry für das Durcheinander – das ist passiert
- Daneben gegriffen. Unser Fehler!
- Wir stellen uns unserem Fehler
- Oh, das hätte nicht passieren sollen …
- Wir lagen falsch. So machen wir es besser
- Oh nein! Wir haben falsche Infos verschickt
- Wir haben Mist gebaut. So bringen wir es in Ordnung
- Unser Oops, Ihr Gewinn – 30% Rabatt auf alles!
- Es tut uns leid – drinnen wartet ein Sonderangebot
- Oops-Momente passieren – auch uns
- Neustart: Die korrigierten Infos finden Sie hier
- Wir bringen das in Ordnung: Korrektur zu unserer letzten Nachricht
- Unser Patzer, Ihr Vorteil. Drinnen wartet ein Geschenk
- Hoppla, da ist uns etwas durchgerutscht! Hier die Korrektur
Entschuldigungs-E-Mails mit Blocks erstellen (und viel Zeit sparen)
Wenn Sie eine wirkungsvolle Entschuldigung gestalten möchten, unterstützt Sie unser Drag-and-drop-E-Mail-Builder Blocks bei jedem Schritt. Registrieren Sie sich im kostenlosen Tarif und gestalten Sie mühelos eine überzeugende Oops-E-Mail – auf einem der folgenden Wege:
- Eine fertige Vorlage nutzen. Das ist der einfachste und schnellste Weg zu Ihrer E-Mail. Gehen Sie nach der Anmeldung direkt zur Vorlagengalerie, wählen Sie die Vorlage, die Ihnen am besten gefällt, klicken Sie auf „Vorlage verwenden“ und passen Sie sie sofort an. Sie können alle Elemente der Vorlage (Text, Bilder, Schaltflächen und mehr) problemlos ändern oder eigene hinzufügen.
- Die E-Mail von Grund auf gestalten. Mit Blocks bauen Sie eine Vorlage von Grund auf schnell und einfach. Klicken Sie auf „Neue E-Mail erstellen“, wählen Sie „Leere Vorlage“ – und schon können Sie Ihre ganz eigene Vorlage gestalten!
Fügen Sie leere Blöcke hinzu, füllen Sie sie mit den nötigen Elementen und passen Sie jedes Detail an Ihre Bedürfnisse an: vom Inhalt der Elemente bis zu ihrer Größe und Position. Blocks bietet Ihnen alle Freiheit, um ohne Aufwand eine überzeugende Entschuldigungs-E-Mail zu gestalten.
Und wenn Ihre Oops-E-Mail noch schneller fertig sein soll, nutzen Sie die integrierten KI-Funktionen. Generieren Sie Bilder und Texte in Sekunden und sparen Sie im Ernstfall wertvolle Zeit.
Fazit
Eine überzeugende Oops-E-Mail braucht einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Inhalt. Diese Punkte helfen Ihnen immer dann, wenn Sie eine Entschuldigungs-E-Mail schreiben müssen:
- schätzen Sie ein, wie schwer der Fehler wiegt;
- verschicken Sie eine Entschuldigungs-E-Mail nur, wenn sie nötig ist;
- reagieren Sie sofort, sobald Sie einen Fehler bemerken;
- formulieren Sie eine wirkungsvolle Betreffzeile für Ihre Entschuldigung;
- seien Sie ehrlich zu Ihren Abonnenten;
- werden Sie nicht zu emotional und geben Sie nicht anderen die Schuld;
- nennen Sie die nächsten Schritte zur Behebung des Problems.
Keine Sorge, wenn Ihnen ein Fehler in Ihrer E-Mail auffällt. Mit Blocks erstellen Sie eine wirkungsvolle Entschuldigungs-E-Mail, die Ihre Abonnenten den Fehltritt schnell vergessen lässt. Registrieren Sie sich kostenlos und erstellen Sie in wenigen Minuten wirkungsvolle Oops-E-Mails.